2010 está acabando... Ih! Acabou!

Chegamos à mais um final de ano! E todo final de ano é praticamente a mesma coisa: ajustes para as festas na empresa, festas familiares, preparo das férias, inicio de mais um ano e, quando nos damos conta... estaremos no final de 2011. Antes de proferir os meus votos de felicidades à todos, quero escrever algumas palavras para reflexão. Ano novo, Vida nova, nova Presidente da República, nova equipe de Ministros, novos Legisladores e junto com tudo isso: novos planos, novos horizontes que se abrem e nosso grande desejo de que tudo dê certo.  E vai dar. Sejamos otimistas: vai dar sim! Uma sugestão: comecemos a nos preparar para receber  “O Novo”. Aquela limpeza nos arquivos que vem sendo adiada há anos, gavetas, estantes, armários,  salas inteiras só para guardar papéis que muitas vezes não foram e nem serão lidos (pois não tem serventia, foram apenas “juntados” ao longo do tempo).  Observemos atentamente cada papel, sua importância e prazo de arquivamento estabelecido por Lei.  Há quem guarde bilhetes, rascunhos, agendas antigas, publicações sem o menor sentido para a empresa, etc. Após destruir devidamente os papéis que não prestam, venda os fragmentos e você já terá levantado uma “graninha” extra para ajudar nas despesas de final de ano.  Sigamos com a organização daquilo que “sobrou” (ou seja: daquilo que realmente é importante).  Lembre-se de reciclar e aproveitar aquilo que for possível e simplesmente se desfazer daquilo que não tem mais conserto. Tem empresas que insistem em guardar (prefiro dizer “entulhar”) coisas quebradas para “um dia” darem um fim. Teclados e monitores de computador, mouses,  calculadoras, grampeadores, furadores de papel, aparelhos telefônicos, cadeiras velhas, restos de cortinas, etc. Tudo isto ocupa literalmente o lugar do novo e não o deixa entrar em sua empresa e em sua vida. Doe à instituições de caridade, à museus, à escolas, à bibliotecas aquilo que você julgar que possa servir à eles. Traga o senso do novo para dentro de você e de sua empresa. Mostre à sua equipe a importância disto. Fazendo assim, você estará criando um hábito saudável  de não prender-se ao supérfluo e de fazer com que tudo flua mais livremente em sua vida e em sua empresa. Assim será com os projetos, com o dinheiro, com os cargos, com a equipe, com os pensamentos, com as atitudes: tudo fluindo livremente... tudo em franca expansão como é o Universo.  Meus votos para 2011 são para que você, sua empresa, sua equipe e todos que estão ligados à você, tenham um Natal muito feliz e que 2011 seja um ano repleto de realizações em todos os sentidos da vida e...fluindo livremente... Forte abraço e até 2011!

Porque Controlar Tudo ? Parte 3 - FINAL

Controle de Impostos: Você já ouviu falar de Elisão Fiscal? Você acredita que está pagando o mínimo justo e necessário de impostos em sua empresa? Pois bem, chame seu Contador, pergunte-lhe qual é o Regime Tributário atual de recolhimento de impostos de sua empresa no âmbito municipal, estadual e federal. Peça para que o mesmo lhe apresente as 6 ultimas guias de recolhimento autenticadas com as respectivas memórias de cálculo que geraram o valor de cada guia paga. Questione-o sobre quais os regimes existentes, vantagens e desvantagens de cada um, se a sua empresa se enquadraria ou não em outros regimes, quais as sugestões dele, etc. Saiba que você só pode mudar de Regime Tributário no começo do ano ou seja: no começo do exercício fiscal. Mas se não fizer o estudo detalhado pelo menos 3 meses antes de terminar o ano, no ano que vem certamente você estará no mesmo regime porque “não deu tempo para o novo enquadramento”. A única frase que você não pode e não deve aceitar é: “Eu estou de olho em tudo, faço de tudo para você pagar o menos possível de impostos”. Parto do principio que tudo, absolutamente tudo, pode ser otimizado, deve ser checado e que se tome as devidas providências para a efetiva melhora, seja lá em que área for. Tenha reuniões mensais com seu Contador, de prestação de contas, onde o mesmo coloque sua empresa na palma de sua mão, do ponto de vista contábil e fiscal. Reunião de 60 minutos, 90 minutos no máximo (uma por mês), mas de grande valia, para que as decisões nas áreas contábil e fiscal sejam tomadas sempre à tempo: fluxo de documentos, recolhimento de impostos, brechas na legislação, cumprimento das exigências legais, mudanças na legislação, etc. Lembremos que a falta de um simples Alvará de Funcionamento que deveria estar na parede e está na gaveta, causará uma multa para você. Isto vale para Quadro de Funcionários, Alvará de Bombeiros, Vigilância Sanitária dentre outros. Importante ressaltar que seu Contador deverá estar com a Legislação Fiscal “na ponta da língua” para poder proporcionar à você sempre as melhores opções. Procure manter um fluxo de documentos entre sua empresa e o seu escritório de contabilidade o mais perfeito possível. Além da segurança, você também beneficiará o seu fluxo de caixa, pois seu Contador poderá lhe informar os valores das Guias com um pouco mais de antecedência, dando-lhe mais tempo para providenciar os recursos necessários para pagar os impostos. O gestor de um negócio precisa ter conhecimentos mínimos na área tributária (aspectos legais e operacionais) para ter condições de tomar decisões com maior embasamento. Sugiro que você combine com seu Contador uma breve palestra sobre o assunto, onde o mesmo passará em linhas gerais, à você e sua equipe: as vantagens, os riscos, as implicações e repercussões mais importantes sobre o assunto “impostos”. Você deverá fazer um rigoroso “planejamento tributário”, juntamente com seu Contador e demais envolvidos de sua empresa, onde se analise rigorosamente o peso de cada tributo nos custos de seus produtos, se estabeleça metas mensais de adequação, se acompanhe (follow-up) os resultados e se corrija os rumos, de forma que você consiga pagar o menor e mais justo imposto em sua empresa. E lembre-se sempre: Seu Contador é seu parceiro. Chame-o sempre para ajudá-lo na tomada de decisões do ponto de vista fiscal e contábil, exponha seu ponto de vista, ouça o dele, troque idéias para que você possa usufruir tudo o que ele pode te proporcionar em termos profissionais. Seu Contador o aguarda, apóie-se na estrutura que ele tem para ter oferecer.

Material de Apoio: Controle o material de escritório com vigor. Muitas pessoas são solicitadas à nos fornecer um simples papel de rascunho e já se apressam em nos entregar uma folha de sulfite em branco! Canetas jogadas, tubos vazados, ressecados, levadas “por empréstimo”, isto não tem cabimento. Fotocópias particulares (Xerox), trabalhos escolares (agora tem essas multifuncionais) que são verdadeiros livros e ainda impressos em cores, CDs e DVDs tomados “por empréstimo” são exemplos de desperdício que precisa ser controlado. Materiais de copa-cozinha e limpeza: aqui é outra válvula de escape! Quanto açúcar e pó de café perdido, álcool, desengordurantes, detergentes, sabão em pó e em pedra, alvejante, etc. Falemos das ferramentas utilizadas na manutenção diária, que quando mais necessitamos de um alicate ou uma chave de fenda, elas não estão no lugar. Aí vem a costumeira frase: “compra lá, rapidinho para mim”. E outras ferramentas necessárias ao próprio desenvolvimento do serviço. Neste caso, me lembro de um cliente, era uma Construtora, e toda vez que iriam iniciar uma obra o Engenheiro chefe tinha que sair procurando onde estavam as pás, enxadas, picaretas, colheres de pedreiro, prumos, etc. Eram mais de 20 obras sendo tocadas ao mesmo tempo e gastava-se um tempão recolhendo as ferramentas não mais usadas em uma obra para serem levadas à obra nova. Solução? Identificamos cada ferramenta com uma pequena plaquinha de alumínio e montamos um sistema informatizado. Já na compra a ferramenta era identificada e enviada para a “obra tal”. Para transferir a ferramenta para outra obra ou mesmo quando a ferramenta se quebrava, simplesmente se preenchia uma pequena planilha de transferência e lançava-se no sistema. Criamos um almoxarifado de ferramentas. Quando esta já não estava mais sendo utilizada, transferíamos a mesma para o almoxarifado, que as redistribuía à medida das necessidades de cada obra. O ferramental específico de cada operário era identificado e entregue, em uma caixa também identificada e sob protocolo de entrega, assinado pelo operário e pelo entregador. Resultado: reduzimos as re-compras de ferramentas e criamos a mentalidade do não-desperdício entre os funcionários.

Horas Extras: Existem empresas que se habituaram a fazer horas extras. Já parte do próprio gestor essa idéia. Acabam enveredando pelo horário após 22 horas onde já incide adicional noturno e sempre fica “mais caro o molho do que o frango”. Hora extra é uma necessidade que deve se lançar mão com profundo estudo, caso a caso. Hoje existe Banco de Horas, a ser feito com a anuência do Sindicato. Empresa que faz horas extras todos os dias é porque tem algo errado: pessoal mal dimensionado, pessoal mal treinado, pessoal fazendo o que não precisa durante o horário de trabalho (tarefas menos importantes, fumo, cafezinhos, rodinhas, etc), quebras constantes de equipamentos, falta de energia elétrica, vício pela hora extra, etc. O simples aumento nas vendas não enseja igual aumento nas horas extras. Ao menor sinal de que algo está fora de controle, o gestor deve assumir para si o controle e redução vertical e efetiva das horas extras.

Energia Elétrica: Luz acesa sem necessidade, Sol brilhando lá fora! Estou cansado de ver esta cena. Algumas telhas transparentes (numa indústria) e portas maiores resolve o caso. Nas salas: cortinas e janelas amplas. Ventilação natural evitando-se o ar condicionado, muitas vezes ligado por puro vício. Pessoas que entram no seu próprio carro, já com o vidro fechado e ligam o ar condicionado. Chegam na empresa e fazem o mesmo! Equipamentos e fiação mal dimensionados, energia que cai à todo instante, falta de no-break em equipamentos importantes, muitos equipamentos ligados à uma só tomada provocando aquecimento e risco de incêndio, equipamentos sem manutenção, lâmpadas completamente empoeiradas diminuindo a luminosidade do local são alguns dos fatores que contribuem para o aumento do gasto com energia elétrica. Se você for indústria ou grande consumidor, revise seu contrato com a concessionária que te fornece energia elétrica. A mesma estabelecerá horários de grande economia para você trabalhar mais e gastar menos, e certamente cobrará caro pelas suas invasões nos horários proibidos (é questão de organização e disciplina de sua equipe). Faça uma revisão detalhada em sua conta (se necessário peça ajuda à um profissional da área), identifique seus equipamentos com o consumo de cada um, estabeleça metas para as melhorias, estabeleça metas de redução efetiva neste gasto, dê treinamento à seu pessoal, cobre resultados mensalmente: coloque seu gasto de energia no menor patamar possível.

Fluxo do serviço em si e retrabalho: Algo que consome recursos é o retrabalho. Refazer algo que já tinha sido feito, porque foi mal feito, é retrabalho, é desperdício e portanto: é prejuízo certo! Planeje, execute de acordo com o planejado, siga as normas, “não invente” e se tiver que inventar, que seja para melhorar mesmo. Avalie o fluxo de cada operação de sua empresa. Desde o recebimento do pedido de venda, passando pela compra das matérias primas (ou produtos à serem vendidos se for comércio), armazenagem, produção (quando for indústria), faturamento, expedição e despacho efetivo até o destinatário, recebimento da fatura e nova compra por parte do seu cliente. Este ciclo, para mim, só se fecha quando o seu cliente coloca o próximo pedido em sua empresa. Estudando cada detalhe acima mencionado, você poderá otimizar cada processo, sem perdas de tempo e outros recursos, sem retrabalho, sem devoluções por não conformidade com o pedido original, sem estresses entre você e seu cliente e portanto: economia, contentamento, geração de lucros! Imagine qualquer rotina de trabalho, por exemplo: uma venda, desde o momento em que chega o pedido até a emissão de uma nota fiscal e o devido recebimento do valor da duplicata. Refaça junto com os responsáveis por esta tarefa, cada passo da operação. Identifique pontos falhos, reflita sobre as implicações e repercussões de cada passo, debata as melhores soluções (ouça todos os envolvidos), simule possíveis intercorrências e crie as ações que resolverão o problema, crie a rotina completa e escreva-a em forma de Norma para que todos tenham conhecimento e pratiquem com exatidão o que foi definido, crie pontos de controle (Controle de Qualidade) para a devida checagem de forma que tudo saia impecavelmente. Para lapidar, crie controles estatísticos que meçam possíveis erros procurando sempre a busca por: menor tempo, menor custo, maior qualidade em todos os processos de sua empresa.

Porque Controlar Tudo ? Prefácio à Parte 3...

Caro leitor, depois de ler as duas partes anteriores, você pode estar pensando: “O Tavares está querendo transformar minha empresa num Monastério Beneditino com tantas regras” e ainda: “Se eu for fazer tudo o que ele recomenda, sairei totalmente do meu foco deixando de cuidar de minha empresa para cumprir regras dificílimas”. Reconheço sim a enorme dificuldade em assimilar e praticar tudo o que temos recomendado. Mas entenda que a maior dificuldade está no começo. Assim que você colocar tudo no papel (faça um pouquinho por dia, homeopaticamente) levantando cada área de sua empresa, entendendo os problemas, criando as soluções viáveis para a sua empresa (soluções personalizadas), depois tudo estará engrenado e andando praticamente sozinho (cada um fazendo sua parte e você supervisionando). O Universo é assim: cheio de regras como O Dia, A Noite, As Estações, As Marés, Os Tipos de Terrenos, Os Tipos de Solos, Os Ventos, etc. Quando o homem perturbou a ordem natural das coisas, o Universo mandou-nos as respostas: Estações Indefinidas, Maremotos, Tsunamis, dentre outras. O homem criou inúmeras regras para o melhor funcionamento das coisas: os sinais de trânsito, as filas (agora as filas únicas), os padrões de atendimento, as galerias de águas pluviais (não deixando que as águas das chuvas se misturem ao esgoto), as rodoviárias - estações de trem – portos - aeroportos (senão estes veículos parariam em todo e qualquer lugar), enfim todas essas “regras” foram criadas para melhorar o funcionamento de cada coisa. E todas elas funcionam praticamente de forma automatizada, com supervisão é claro, mas sem grandes traumas. Assim deve ser com sua empresa: tão logo tudo esteja funcionando (e o começo é árduo, duríssimo acredite) cada coisa entrará no seu próprio eixo e proporcionará à você um beneficio maior. O primeiro passo precisa ser dado e os melhores frutos você terá o privilégio e grande gosto em colhê-los. Bom trabalho e sigamos em frente para a parte 3 a ser publicada em breve...

Porque Controlar Tudo ? Parte 2

O gosto pela Economia: Você empresário, diretor, gerente (enfim, você gestor) de uma empresa, deverá disseminar entre todos de sua equipe a livre iniciativa e enorme gosto por economizar sempre e da melhor forma todos os recursos de que se dispõe. Aquele que economiza é tido como “O Chato”, “O Mão de Vaca”, “O Sovina” dentro do grupo. Ser econômico é FAZER MAIS usando MENOS RECURSOS. Quando dizemos “fazer mais”, tem que ser: “mais” com “máxima qualidade”, “no menor tempo” e “no menor custo”. Economia é hábito (excelente hábito). Fazer economia do “cafezinho”, enquanto existem “inúmeras torneiras” dentro da empresa jorrando oceanos de recursos pelos ralos é insanidade. É “receita do bolo” para quebrar uma empresa. Devemos ter em mente que a empresa tem duas torneiras: a que entra e a que sai. A água que "sobra na caixa" é o "lucro". O Empreendedor deverá focar que "lucrar é permitido", "lucrar é sadio e fundamental", "lucrar é a sobrevivência da empresa" e "lucrar é a saída para novos investimentos em qualidade, produtividade, treinamentos e segurança". Não se concebe uma empresa que não lucre. Faça reuniões periódicas com a equipe, incentive à todos no dia-a-dia pela economia em escala, incentive também os pequenos gestos, premie (se for o caso) boas idéias. De nada adianta se fazer um mutirão pela economia na empresa, “martelar” isso num final de semana em seminários, na próxima semana todo mundo praticando corretamente, e depois de 20 dias ninguém mais fala no assunto. Economia é assunto diário, com ATITUDES concretas, partindo de todos e começando por VOCÊ que é o gestor. E também incentive sua equipe dirigindo-os para que cada setor da empresa trabalhe com foco na lucratividade.

Custos Diretos: Não importa se você é do comércio, da indústria ou da prestação de serviços. A pergunta é simples: você sabe com pelo menos 95% de precisão, quanto custa (custo direto) aquilo que você vende ? Se você compra para revender (comércio) qual o custo real daquilo que está comprando ? Se você produz (indústria), qual o custo real das matérias primas e embalagens ? Se você trabalha com mão de obra aplicada diretamente à materiais ou processos (prestação de serviços), qual o custo daquilo que você vende ? Levante na ponta do lápis estes custos, chamados custos diretos. Não se preocupe (por enquanto) com os demais custos incidentes no seu produto (ou serviço). Atenha-se apenas aos custos diretos ou seja: quanto você paga diretamente ao fornecedor em cada produto que você adquire para revender ou matéria prima para fabricar seu produto acabado ou quanto custa de forma direta a mão de obra que você presta ? Após este levantamento, aponte quais os fornecedores atuais e faça uma lista dos fornecedores alternativos para te fornecerem o mesmo produto, na mesma qualidade (ou qualidade ainda melhor), respeitando seus prazos de entrega e facilidades de pagamento (lembre-se que prazo de pagamento pode significar economia) e num valor menor. Refaça seus custos, ligue para os novos (potenciais) fornecedores, negocie com todos (atuais e potenciais), traga seus custos para o menor patamar possível (respeitando: qualidade com reprodutibilidade, prazo de entrega, prazo de pagamento, continuidade no fornecimento, idoneidade, etc). Quando dizemos qualidade com reprodutibilidade, significa que seu fornecedor (o atual ou o potencial) seja capaz de fornecer com qualidade sempre e não somente nos primeiros pedidos e “depois das eleições”... relaxam em tudo. Esgotadas as conversas com o fornecedor atual, se for necessário trocar de fornecedor, troque sim, mas da forma menos traumática e mais transparente possível, procurando manter o vínculo de amizade e a possibilidade de um retorno se necessário. Manter os custos atualizados é exercício diário de economia.

Controle da Frota: Se sua empresa possui um ou mais veículos (passeio, carga ou uso misto) você deve ter em mente que veículos é “torneira de saída” de dinheiro. Inicialmente crie uma norma interna para a utilização dos veículos da empresa. Deixe claro quem será o responsável pela manutenção diária do veículo (água, óleo, pneus, limpeza e conservação). Faça controle rigoroso de abastecimento, optando sempre por encher o tanque. Não abra mão da manutenção preventiva. O motorista reclamou de determinado barulho? Mande verificar. Revisões periódicas de acordo com cada fabricante, troca de óleo, pneus, freios dentre outros itens, irão prevenir acidentes e maiores dissabores (alguns irreparáveis). Não permita “caronas” nos veículos de sua empresa (à quem quer que seja) à não ser em caso de socorro. Busque metas (médias mensais) de economia de combustível para cada veículo, com premiação se for o caso. À cada 45 ou 60 dias, dê uma olhada pessoalmente em sua frota: faça perguntas, confronte os relatórios com o estado do veículo que você está checando, dê sugestões e quando for o caso, transforme as sugestões em normas. Controle as multas: motorista com multas frequentes, certamente está conduzindo o SEU veículo da pior maneira possível e logo te causará problemas mais sérios. Tenha a vida de cada veículo de sua empresa na ponta do lápis, se necessário adquira um programa de computador para isto.

Controle de Telefones: Inicialmente separe as contas de telefone fixo das contas de celulares. Para os celulares, contrate um plano corporativo. Quando for o caso (real e muito bem estudada necessidade) entregue um celular corporativo ao funcionário, para que este seja utilizado somente para assuntos da empresa. Na telefonia celular, contrate planos voltados às suas necessidades e cheque mensalmente a conta versus o plano contratado. Faça as correções necessárias contratando outro plano de menor ou maior volume e também orientando o portador do celular quanto à abusos. Na telefonia fixa, deixe como norma que sua secretária ou outra pessoa por você designada, procure verificar mensalmente qual a melhor Operadora para os próximos 30 dias. Isto pode ser feito via Internet ou junto à própria Operadora. Simule ligações para os locais mais chamados por sua empresa, contrate planos, adote as medidas sugeridas pela Operadora no sentido de baixar sua conta. Após 30 dias, cheque o resultado, faça nova cotação e lembre-se: as Operadoras estão sempre “em guerra” para oferecer-lhe o menor custo e melhor serviço. Portanto: beneficie-se prontamente, mas para isto é preciso que à cada 30 dias você entre em contato com cada uma (as principais). Trabalho de 2 horas por mês, com ligação gratuita e visando máxima economia e aproveitamento em telefonia. Estabeleça uma norma para telefonia, dê treinamento, cobre resultados concretos: redução da conta telefônica! Acabemos com a velha história de perguntar do tempo, do time de futebol, falar amenidades, quando todos querem e precisam trabalhar e esse tipo de conversa custa caro ao telefone. Sem contar que naquele momento poder-se-ia estar fazendo outras coisas mais proveitosas.

Continua na parte 3...

Porque Controlar Tudo ? Parte 1

Muitas vezes se confunde “O Controlar” com “O Vigiar”. Quem vigia não tem tempo de ganhar dinheiro, de prosperar, de progredir em seu negócio. Controlar é administrar recursos, empregando-os sempre da melhor forma e na quantidade adequada ao que desejamos obter. Entenda-se por recursos: pessoas, dinheiro, energia (todo tipo de energia), materiais, tempo, etc. Depois da administração, vem a otimização, que é a melhoria dos controles que criamos. O Administrador que vigia está sempre pensando na punição. Aquele que controla está sempre pensando no melhor proveito dos recursos que possui. Um empreendimento vive de suas receitas e despesas. Raramente vemos hoje empreendimentos que dêem aquelas margens de lucro líquido estratosféricas. Se os altos custos de matéria prima, somados aos altos custos operacionais, não conseguirem reduzir a sua margem de lucro à valores irrisórios, fique sossegado: Os impostos o farão! A concorrência e o consumidor jogam o valor de venda de seu produto lá embaixo. Os custos + impostos jogam o custo total lá em cima. Resultado: margens de lucro cada vez menores. E o Empreendedor precisa lucrar! É normal, aceitável, compreensível que todo empreendimento pode e deve lucrar, pois: nenhum empreendedor monta um negócio para empatar ou perder dinheiro. Se você não pode aumentar o valor de venda de seu produto, então reduza seus custos! É neste momento que entra a ferramenta CONTROLAR. Um único artigo não será suficiente para falarmos sobre todos os controles que precisaremos para aumentarmos nossas margens de lucro líquido. Abordaremos detalhadamente a questão em mais de um artigo. Você, caro leitor, poderá dizer: “mas ele acha que vou passar o dia todo controlando tudo e todos quando na verdade, deveria passar meu dia vendendo e buscando novos clientes”. Afirmo à você: a-) muitas empresas estão hoje proibidas de vender (isto mesmo: proibidas de vender), pois estão tão desorganizadas e descontroladas que se receberem uma demanda 50% acima do seu volume normal de vendas, vão ter enorme prejuízo para entregarem, podendo inclusive comprometer a sua própria sobrevivência b-) você não precisa fazer tudo o tempo todo, para isto existem profissionais no mercado, que entendem deste assunto e farão as adequações necessárias à sua empresa, liberando você e sua equipe para “ganharem dinheiro”. O importante é que você seja o ponto de partida, que você QUEIRA que seu empreendimento seja bem controlado e portanto muito mais rentável.

Iniciemos pelo Controle de Pessoas: este é o principal, deverá ser seu ponto de partida. O quê seu funcionário faz na Internet ? Abre emails pessoais ? Baixa arquivos anexados aos seus emails pessoais, a ponto de contaminar as máquinas da empresa com vírus ? Fica grudado o dia todo com Orkut, MSN, Emails, manda arquivos, recebe arquivos, etc ? Você já avaliou o tempo perdido por um funcionário que passe ao todo uma a duas horas diárias na internet ? Você acha que estou exagerando ? Então observe para ver, você vai levar um susto! Sem contar o prejuízo caso ele contamine as máquinas de sua rede (o vírus nunca afeta uma máquina só).

Um funcionário precisa fazer o que lhe foi pedido (sem procrastinar: “enrolar”) e não fazer o que lhe foi pedido para não fazer. Isto já significa muito tempo ganho e certamente sobrará tempo para o extra: criar! Um funcionário precisa ter tempo sobrando para criar coisas novas e apresentar à você, pois é ele quem está diretamente ligado ao trabalho e terá as melhores soluções. Estimule a criatividade.

Ações consideradas “desperdiçadores de tempo” pelos melhores especialistas em Administração do Tempo: fofoca, rodinhas, leitura de material que não seja pertinente ao trabalho, atendimento de celular particular, atendimento e ligações telefônicas particulares feitas em aparelho convencional da empresa, venda de rifas-bolões-convites-objetos e afins dentro da empresa, paradas excessivas para cafés e fumo, internet fora do foco da empresa, resolução de problemas pessoais em horário de trabalho, recebimento de visitas no horário de trabalho, intromissão em outros setores da empresa sendo que o seu tem muito à ser melhorado, conversa paralela com outro funcionário (tirando-o também de seus afazeres), estender-se mais do que o necessário em ligações telefônicas (falando do tempo, do jogo de bola, do final de semana, etc), explicando-se mais do que o necessário (tem gente que para dar “bom dia” faz um discurso de formatura), tentando enxergar “detalhes” (agulha no palheiro) num perfeccionismo sem o menor sentido, etc. Estes são alguns fatores que “roubam” o tempo de seu funcionário e depois ele te diz: “não fiz isto porque não tive tempo”. Claro, estava ocupado com o que não precisava...

Até o próximo bate papo.

Continuaremos com a parte 2...

Os Novos Velhos Erros (de sempre)

Algumas empresas parece que gostam de andar em círculos. O empresário me diz: “Tavares: eu tenho feito tudo o que você recomenda, assim como sigo à risca as instruções dos demais profissionais que me prestam serviços (advogados, contadores, tributaristas) e parece que não saio do lugar, continuo andando em círculos!!!”. E a minha resposta: “Você faz tudo e, paralelamente (até mesmo sem perceber), insiste em cometer os NOVOS VELHOS ERROS de sempre.”. É como burlar um regime para emagrecer ou baixar o colesterol: só “aquela picanhazinha gordinha” não vai fazer mal nenhum. Claro que vai fazer, principalmente porque você tem que quebrar aquele paradigma. É o Regulamento Interno da empresa, que foi feito com todo o cuidado, abrangendo todas as áreas e situações e, às vezes, você resolve (com 1000 justificativas, e eu prefiro chamar de “desculpas”) passar por cima. É aquele funcionário que foi demitido por inúmeras razões, mas como você “está precisando naquele momento” e não quer treinar outro e está difícil encontrar alguém naquele momento, você então resolve admiti-lo e trazer o problema novamente para dentro da sua empresa. Acredite, tenho caso de empresa que readmitiu a mesma pessoa exatamente 5 vezes!!! E todas as vezes trouxe o mesmo problema para dentro da empresa, onde sempre havia a promessa de que a pessoa havia “mudado” e desta vez seria diferente.E... vamos marcar passo... marchando no mesmo lugar. É o plano de manutenção preventiva na sua frota ou da fábrica, que deu super certo, passou a economizar, reduziram as quebras e o alto custo para corrigir (pois é programada a manutenção preventiva, com custo muito menor) e você, de repente parou um mês, parou o segundo e... não fez mais. A reunião periódica com a equipe (diária, semanal, mensal, de acordo com a necessidade de cada empresa) que foi adiada, não remarcou, ficou por isso mesmo e agora não se pára mais para a equipe conversar sobre os assuntos da empresa. Tudo é levado na base do “um dia após o outro”. As diretrizes para cada setor que foram estabelecidas no início do ano (exatamente como a história do regime alimentar, que começa toda segunda-feira e... agora vai...) e você acompanhou por 2 ou 3 meses e agora resolveu abandonar, como se algo que fora demoradamente elaborado, agora não tem mais necessidade para a empresa. Os controles de produtividade que você passou a fazer, para acompanhar a produção e buscar constantes melhorias, agora que as vendas aumentaram, você resolveu não fazer mais, como se isto não fosse mais preciso. Precisamos estar sempre atentos para fazer a coisa certa, da primeira vez. Se errarmos, que cometamos um novo erro, aprendamos com ele, tirando as lições necessárias e não o cometamos mais. Isto emperra a empresa, vicia a equipe, desencoraja, pois tem-se a sensação de dar 10 passos para frente e 8 para trás e finalmente deixa os lideres desacreditados e a equipe com a aquela sensação de “aqui é assim mesmo, tudo acaba do jeito que sempre foi...”. Pense nisto.

DELEGAR é Capacitar Primeiro !

Se eu quiser que saia bem feito, então é melhor que eu mesmo faça ! Já ouviram esta frase? E muitos empresários e líderes pensam e agem assim ainda hoje. Pensando e agindo assim, você não terá tempo para crescer, pois estará utilizando seu tempo para “fazer tudo” quando deveria "administrar seus recursos”. Você não pode criar barreiras dentro de sua empresa que impeçam você de crescer. Caso contrário: porque você quer “ter uma empresa”? E a recíproca também é verdadeira: Há aqueles que simplesmente não delegam mas, jogam as tarefas em cima da equipe, sem qualquer critério, sem a mínima supervisão. Delegar é primeiramente formar a equipe, com cada pessoa em sua área de atuação (pessoa certa no lugar certo), conhecendo profundamente: o quê tem que fazer, para quê tem que fazer (finalidade, não adianta o funcionário trabalhar o dia todo e sequer saber a finalidade de seu trabalho) e como tem que fazer. Cada membro de uma empresa deverá ter pleno conhecimento da repercussão de seu trabalho nos demais setores da empresa (interligação entre os setores). Neste ponto (e tendo absoluta certeza de que os pontos anteriormente citados foram desenvolvidos corretamente), o líder deverá formar o seu delegado, dando à ele todas as condições para desenvolver corretamente as tarefas que pretende lhe passar. A passagem deverá ser feita de forma gradual e com acompanhamento de perto ou seja: dando ao delegado total segurança para desempenhar suas novas tarefas e certificando-se de que absolutamente tudo está sendo feito corretamente. Para que isto flua melhor, é preciso comunicar toda a equipe sobre as novas tarefas delegadas ao colega, suas atribuições e solicitar a colaboração de todos. De forma gradual, ajustando entre o menor tempo para a delegação total e a perfeita qualidade da tarefa delegada, o líder sai de cena em definitivo, mas não poderá furtar-se em ajudar o delegado sempre que necessário com suas instruções. Muitos líderes simplesmente saem de cena antes da devida maturação do delegado. Resultado: perdem um ótimo funcionário e ganham um péssimo delegado para fazer as tarefas que eram suas. Isto comprometerá sua liderança (até como empresário) e a empresa em si. A equipe estará sempre insegura, em alta rotatividade (demissão/admissão) e os prejuízos são incalculáveis. Esteja sempre atento, proporcionando ao seu delegado cursos, palestras, seminários e todo tipo de instrução, para que o mesmo desenvolva-se sempre. Como bom líder, você é um caça talentos e deverá utilizar seu tempo para “garimpar” (busca) e posteriormente “lapidar” (formação) a melhor equipe. Enquanto você (líder) “faz tudo”, os demais assistem você fazer e a empresa não sai do lugar. Enquanto você (líder) “pensa”, “comanda”, “lidera”, “delega responsavelmente”, todos realizam suas tarefas corretamente e sua empresa decola para o sucesso. Pense nisto.

Tenho uma Empresa... e agora, como faço ??? (Parte 2/2)

Caro leitor, esta é a parte 2. Se você ainda não leu a parte 1, queira por favor lê-la logo abaixo. Obrigado.

Lembremos que o Médico não “sente” a sua dor, assim como o Consultor não conhece sua empresa melhor do que você. Ele está lá para ajudar você a otimizar sua empresa e ajudá-lo a resolver aquilo que estiver errado. Se você não conhece sua empresa profundamente, se você não fez a “lição de casa” que propusemos no artigo anterior, certamente vai demorar muito tempo para o Consultor assimilar sua empresa e encontrar as melhores soluções. Para cada item avaliado, você e seu Consultor deverão entrar à fundo sem deixar nada de lado. Instalações: externas e internas (distribuição do mobiliário, circulação, ergonomia, iluminação, banheiros, área para alimentação, áreas de risco, recepção e expedição de mercadorias, armazenamento). Equipe: quem faz o quê, quem precisa de treinamento e em que área, possibilidade de remanejamentos, nível de contentamento, remuneração, quantidade e frequência de erros. Equipamentos: parque disponível, necessidades, utilização correta para o melhor aproveitamento, freqüência de quebras, manutenção preventiva. Recursos financeiros: quanto deve, para quem deve, em que prazo; quanto tem a receber, de quem você tem à recebe e em que prazo; quanto possui de estoques, qual o valor do ativo imobilizado da empresa, qual o valor do negócio em si, qual o capital de giro necessário e capital de giro disponível. Concorrentes: quem são, onde estão, fazendo o quê, fazendo como, são realmente concorrentes ?. Propaganda: o que você faz hoje neste sentido, quais os veículos que usa para anunciar. Impostos: qual seu regime de tributação, qual sua carga tributária real. Profissionais externos: quem você tem hoje à sua disposição que lhe presta serviços em consultoria, advocacia, contabilidade, medicina do trabalho e informática; qual seu grau de contentamento; quanto cada um custa para a empresa, está havendo retorno. Sistemas de informática e Equipamentos: que máquinas possui, que sistemas possui, qual a frequência de paradas por problemas em máquinas e sistemas, qual o nível de conhecimento de sua equipe sobre seus sistemas e equipamentos, quanto você gasta. Veículos: avaliação de sua frota, custos, quebras, acidentes, multas, reclamações de terceiros, controle mensal de despesas, estado atual de conservação de cada veículo. Divisão de tarefas entre os sócios: como está o relacionamento com seu sócio, ambos trabalham de forma balanceada, ambos podem suprir quando o outro não estiver, o pró-labore está à contento. Área de atuação: qual a área de atuação de sua empresa, você pode agregar outras áreas e melhorar o faturamento. Clientes: quem são, onde estão, o que compram, como são tratados, como te tratam, são verdadeiros parceiros, grau de inadimplência, freqüência de problemas dos dois lados, como são resolvidos os problemas, grau de satisfação de ambos os lados, expandir ou restringir a área. Fornecedores: quem são, onde estão, o que vendem, como te tratam, como são tratados, seus preços, sua qualidade, sua pontualidade, grau de satisfação de ambos os lados, fornecedores alternativos. Produtos: quais produtos forneço, o que posso melhorar, o que posso mais oferecer, qual a qualidade. Custos: detalhar aqui o custo de cada produto para posterior estudo. Despesas: detalhar aqui cada despesa de forma rigorosa e abrangente. A partir daqui você estará “no ponto” para discutir com seu Consultor tudo o que poderão fazer para otimizar sua empresa. E pode ter certeza que farão um excelente trabalho, pois o começo de tudo partiu daquele que mais entende de sua empresa: Você. Mãos à obra, bom trabalho e se desejar entre em contato, estarei à sua disposição.

Tenho uma Empresa... e agora, como faço ??? (Parte 1/2)

Mais importante do que o “como” é o “onde” e o “o quê”. Inicialmente você precisa identificar “onde está” e “onde quer chegar”. Se isto não foi definido no início da empresa, você terá que fazê-lo agora. Empresa que não sabe onde quer chegar, é barco que navega sem rumo. Resolvida esta questão (do “onde”) a próxima questão é saber “o quê” preciso fazer para chegar no “onde quero chegar”. Minha sugestão é que você faça uma revisão geral como se ainda não tivesse a empresa, como se ela existisse somente no papel. Você se surpreenderá com o resultado e terá grande oportunidade de corrigir o que estiver errado ou precisando de otimização. Primeiramente relacione com atenção cada item, considerando tudo o que você tem disponível em todos os aspectos da questão: instalações , equipe, equipamentos, recursos financeiros, concorrentes, propaganda, impostos, profissionais externos, sistemas de informática, veículos, divisão de tarefas entre os sócios, área de atuação, clientes, fornecedores, produtos, custos e despesas. Enfim, procure relacionar tudo. Para cada item atribua uma nota de zero à dez (seja rigoroso e justo). Ao lado de cada item escreva como (no seu entendimento) este item deveria funcionar. Agora sim, chegamos no “o quê” fazer para mudar. Se você chegou até aqui, passou a conhecer muito melhor o seu empreendimento (e certamente surpreendeu-se com o que viu). Daqui para frente é criar a solução e colocá-la em prática. Você não tem obrigação de saber “tudo” de “tudo”, isto é impossível e também inviável pois você acabaria perdendo o foco do seu negócio. Então poderá (e deverá) lançar mão dos profissionais externos para cada área: Consultores, Advogados (trabalhistas, tributaristas, etc), Contadores, todos conforme a necessidade de cada caso. Inicialmente o Consultor avaliará para você a necessidade dos demais profissionais, pois ele atuará como o Maestro de uma grande Orquestra. A maior parte dos empresários contratam Consultores como quem vai ao médico com uma dor. Apenas dizem ao médico: “Doutor, está doendo aqui” e não passam mais informações à respeito. Claro que a investigação por parte do médico será bem mais demorada e ainda correrá o risco do diagnóstico errado por falta de informações. Assim também é com o Consultor. Se você seguiu os primeiros passos corretamente (ditos acima), mostrará ao Consultor que conhece muito bem sua empresa e poderá juntamente com ele, equacionarem todos os problemas e resolvê-los da melhor forma: você sabe “onde seu sapato aperta”. Assim, você vai tirar o máximo proveito daquilo que seu Consultor tem para oferecer. Continua...