Recebendo a Fiscalização

Representa um momento bastante tenso em uma empresa quando chega um fiscal para proceder ao seu trabalho. Às vezes por denúncia, outras porque os controles dos Órgãos apontam alguma irregularidade e normalmente por simples rotina. Fiscais de todas as áreas: tributos, vigilância sanitária, previdência, trabalho, bombeiros, obras, dentre outros.

Por ocasião da fiscalização, deve-se seguir alguns passos importantes, evitando cometer erros que possam prejudicar a empresa:

01-) O fiscal deverá se identificar com o crachá funcional do Órgão que representa e tem-se todo o direito de pedir-lhe que aguarde um momento enquanto você checa a veracidade da informação.

02-) O fiscal não poderá invadir a empresa ou entrar sem se fazer anunciar e deverá aguardar a devida autorização para tal. A empresa é local privado, protegido pela Constituição e somente pode ser invadida por determinação judicial ou em caso de incêndio ou quando houver perigo de vida.

03-) Caso a visita seja feita por um fiscal da Receita Federal ou do INSS, o fiscal deverá apresentar um "Mandado de Procedimento Fiscal". Aquele que está sendo fiscalizado (pessoa física ou jurídica), deverá verificar a autenticidade deste Mandado na Internet, no site da Receita Federal, em "Consulta Mandado de Procedimento Fiscal", informando o CPF ou CNPJ (conforme o caso) e a senha constante do Mandado apresentado pelo fiscal.

04-) A empresa deverá designar pelo menos um funcionário para atender o fiscal e acompanhá-lo em todo o seu trabalho. Este funcionário deverá ter as seguintes características: ser conhecedor da empresa, sabedor das contingências do setor que está sendo fiscalizado, educado, saber se expressar correta e fluentemente, falar apenas o necessário (para não produzir provas contra a empresa), ser equilibrado (jamais coloque alguém de temperamento estourado nesta tarefa), colaborador (deverá mostrar ao fiscal que está lá para colaborar com aquilo que lhe for solicitado), sério e seguro.

05-) A empresa não pode (e não deve) produzir provas contra si. Portanto não deve entregar qualquer documento que não tenha sido solicitado.

06-) Não subestime a capacidade do fiscal. Para ser aprovado em sua função, ele passou por testes rigorosíssimos (concurso), tem formação para tal e recebeu treinamento adequado no Órgão que representa. A fiscalização estará sempre limitada à área à qual o fiscal pertence. Um fiscal do trabalho não pode fiscalizar tributos oriundos do faturamento. A um fiscal da vigilância sanitária, não importa o que está ocorrendo com os tributos da empresa.

07-) O fiscal não poderá entrar em qualquer área da empresa. O ideal é acomodá-lo em uma sala com o conforto possível e levar a ele toda a documentação que solicitar. Uma fábrica, por exemplo. tem segredos industriais, os quais precisam ser preservados. Uma montadora de carros pode estar em fase de testes para o lançamento de um veículo novo e isto não pode ser mostrado a quem não esteja formalmente autorizado pela Gerência da empresa.

08-) Antes de retirar-se, o fiscal deverá:

            a-) Preencher o Livro de Fiscalização. Existe um livro para serem anotadas todas as fiscalizações ocorridas na empresa, por qualquer Órgão. Seu contador deverá orientá-lo sobre este livro.

        b-) Caso o fiscal retire da empresa quaisquer documentos, mesmo que sejam somente cópia, deverão estes serem relacionados em duas vias, o fiscal deverá bater seu carimbo, datar e assinar e o funcionário da empresa fiscalizada que o acompanha deverá fazer o mesmo: bater o carimbo da empresa, datar e assinar, ficando cada uma das partes com uma via.

           c-) O fiscal deverá deixar por escrito o que apurou em sua visita, as irregularidades a serem corrigidas e, quando for o caso, a autuação (se esta se fizer necessária).

            d-) Sendo uma visita amigável, colaborativa das duas partes, é de bom tom que o fiscal passe verbalmente à pessoa que o recebe, orientações para o melhor andamento do setor fiscalizado. Por exemplo: a vigilância sanitária muitas vezes pode passar verbal e informalmente ao funcionário que o recebe, informações ou orientações que possam melhorar o setor fiscalizado, independente de qualquer irregularidade encontrada.

09-) O perfeito andamento da fiscalização dependerá sempre das duas partes, que deverão se mostrar colaborativas e corteses. Muitas vezes uma conversa sincera e amigável evitará uma multa pesada para a empresa, gerando apenas um TAC-Termo de Ajustamento de Conduta. Este Termo é muito comumente utilizado e obriga a parte fiscalizada a cumprir aquilo que estiver fora das exigências. Não representa uma multa ou um auto de infração, mas um compromisso a ser levado a sério, que facilitará o saneamento do problema levantado pelo fiscal sem a aplicação da punição.

10-) Quando houver irregularidades, sempre que possível, tente negociar com o fiscal um prazo maior para cumprir as exigências. Mesmo no caso de um TAC, faça isto. Por segurança, peça sempre um tempo um pouco maior do que você possa precisar, para garantir que o setor fiscalizado seja completamente saneado no prazo estipulado.  

Por fim, lembre-se que o fiscal não é um inimigo de sua empresa.

Muitas vezes ele identifica uma irregularidade que você desconhece e a devida correção beneficiará a sua empresa.

Transportadoras – Controle e redução de custos

No ramo de transportes, observo cada vez mais a grande preocupação do empresário em manter-se no setor, de forma sadia e desejando perenizar seu negócio para seus descendentes.

Mas, para que isto aconteça, é necessário estar sempre muito atento aos custos. A concorrência está alta. Transportadoras médias e grandes, concorrem e convivem com transportadoras infinitamente menores, com 5 veículos e até menos, sofrendo praticamente as mesmas "dores": valor do frete muito baixo, custos altos, falta de mão de obra especializada, impostos nas alturas, necessidade da troca da frota para não sucateá-la e para manter custos aceitáveis de manutenção, estradas e combustíveis ruins gerando mais custos, falta de organização de quem recebe a carga aumentando o tempo total do frete, pressão dos sindicatos dos trabalhadores, nível de exigência dos clientes mais alto a cada dia, dentre outras.

Para suprir tais demandas  é necessário que o empresário do transporte se especialize, se atualize e ainda se cerque de profissionais capacitados para realizar a gestão de seu negócio com êxito.

Um dos principais fatores a ser analisado é a questão dos custos que abordaremos neste texto.

Roteiro sugerido para termos uma análise detalhada e completa dos principais custos envolvidos:   

01-) Ter um computador com um programa onde se possa lançar todos os custos, separados por "tipo de gasto", o qual chamaremos de "plano de contas".

02-) Criação do plano de contas no sistema, separando os "tipos de gastos" com título e sub-título. Exemplo:

        001-000 Despesas com Mão de Obra Direta (Motoristas)

                001-001 - Salários, Férias, 13o 

                001-002 - Impostos sobre os salários 

                001-003 - Rescisões 

                001-004 - Seguro de Vida 

        005-000 Despesas com Mão de Obra Indireta (Administração)

                005-001 - Salários, Férias, 13o

                005-002 - Impostos sobre os salários

                005-003 - Rescisões

                005-004 - Seguro de Vida 

                005-005 - Retiradas dos Sócios

        010-000 Combustível

                010-001 - Gasolina

                010-002 - Diesel

                010-003 - Álcool

                010-004 - Gás

        020-000 Manutenção

                020-001 - Mecânica

                020-002 - Elétrica

                020-003 - Funilaria e Pintura

                020-004 - Acessórios

                020-005 - Pneus e câmaras (aquisição)

                020-006 - Pneus e câmaras (consertos)

        030-000 Conservação

                030-001 - Lavagens

                030-002 - Polimentos

                030-003 - Lubrificação

        040-000 Operacionais Diretas

                040-001 - Pedágios

                040-002 - Alimentação

                040-003 - Estadias

                040-004 - Desembaraço de carga (chapas)

                040-005 - Multas

                040-006 - Licenciamento e IPVA

                040-007 - Transferência     

                 040-008 - Seguro do Veículo

                 040-009 - Impostos sobre o faturamento

         050-000 Operacionais Indiretas

                 050-001 - Energia Elétrica

                 050-002 - Aluguel

                 050-003 - Manutenção do Prédio

                 050-004 - Material de Limpeza

                 050-005 - Material de Escritório

                 050-006 - Material de Copa / Cozinha 

          800-000 Aquisições (Ativo)

                 800-001 - Veículos frota

                 800-002 - Veículos apoio

                 800-003 - Equipamentos e mobiliário

                 800-004 - Imóveis

                 800-005 - Software                  

        900-000 Receitas

                900-001 Fretes a terceiros (clientes)

                900-002 Fretes próprios (para a própria empresa)

Importante: Este é apenas um exemplo bem simples. Deverão ser estudados detalhadamente todos os tipos de gastos de sua empresa e determinada a melhor forma de visualizá-los no relatório gerencial.

03-) Estabelecer as regras para definir "como" as informações chegarão até o funcionário que as processarão no programa. Estas regras devem ser claras e formalizadas em um pequeno manual de instruções (estabelecer responsabilidades). Se faltarem informações ou as mesmas chegarem com atraso, você correrá o risco de não ter a informação correta ou fechar o mês com um atraso inaceitável. 

Importante: o mês deve ser fechado no primeiro dia útil do mês seguinte.

04-) Treinamento do funcionário que processará as despesas no programa, para que ele possa colaborar na coleta de dados de forma a se obter sucesso no controle.

05-) Inserção dos dados no programa e acompanhamento diário. Nota: fazer backup diário dos dados, por questão de segurança.

06-) Cada veículo deverá ter sua ficha (conta corrente) no sistema e toda vez que um determinado serviço for solicitado, ANTES DE SE APROVAR A SUA EXECUÇÃO, deve-se verificar a ficha para saber se é viável tal execução. Muitas vezes manda-se fazer uma determinada manutenção num veículo, ainda na garantia, tem-se problema no serviço executado e esta manutenção é paga por simples descontrole do gestor da frota.

07-) Cada viagem deve ter seu custo apurado, bem como sua receita. Não importa se forem viagens diárias ou viagens que demorem semanas, mas cada viagem deverá ter seu resultado apurado e avaliado.

08-) Ao final do mês (no primeiro dia útil do mês seguinte), apura-se e lança-se as despesas gerais da transportadora (aquelas que não fazem parte de cada viagem em si).

09-) Emitem-se os relatórios gerenciais por veículo, por viagem e o geral da empresa. Avaliam-se os resultados. Estabelecem-se as medidas necessárias para a devida contenção das despesas e os objetivos de custo para o próximo período (mês).

10-) Acompanha-se diariamente pelo sistema se as medidas estão sendo respeitadas e surtindo o devido efeito, para que se possa obter correções o mais rapidamente possível.

Sabemos da dificuldade para se implantar toda esta sistemática, que bem planejada e administrada, resultará em expressiva redução dos custos operacionais de sua transportadora.

As transportadoras podem utilizar os serviços de consultorias especializadas com muita experiência no setor de transportes, para montar todo este programa, incluindo o devido treinamento da equipe.

Um consultor profissional entregará o sistema testado, aprovado e funcionando normalmente. Deve-se considerar que este é um sistema bastante dinâmico, que passará por diversas alterações, correções e adaptações, principalmente ao longo dos 3 primeiros meses de implantação.