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quarta-feira, 16 de agosto de 2017

Administração do Tempo: Técnica do Pomodoro.

A Técnica do Pomodoro é uma metodologia de gestão do tempo e foi desenvolvida no final dos anos 80 pelo italiano Francesco Cirillo, buscando uma forma de melhorar sua produtividade nos estudos.

Sua sistemática consiste em trabalhar por "fatias" de tempo, as quais são chamadas de  "Pomodoro".  O nome "Pomodoro" vem daqueles cronômetros de cozinha em forma de tomate. Cada pomodoro tem 25 minutos, durante os quais temos que trabalhar em  apenas uma tarefa e sem interrupções. Ao final de cada pomodoro,  devemos dar um tempo de 5 minutos.  A cada quatro tarefas,  devemos dar  um tempo maior, de 15 a 30 minutos.

Objetivos da Técnica do Pomodoro:

Aumentar seu foco

Aumentar sua produtividade

Reduzir ao máximo as interrupções (nada bem vindas, mas inevitáveis)

Gerenciar melhor o tempo de cada tarefa

Como consequência reduzir sua ansiedade, a qual também é uma das causas de estresse.

Funcionamento da Técnica do Pomodoro:

No começo do dia, crie uma lista com todas as tarefas  a realizar. Para isto, você pode usar papel, aplicativo de celular, arquivo no computador, etc. Separe em duas listas: tarefas planejadas e tarefas não planejadas.

Escolha uma tarefa para começar de acordo com as prioridades estabelecidas entre as tarefas anotadas. Cronometre 25 minutos (1 pomodoro) e comece a trabalhar nesta tarefa. Depois que a tarefa terminar, dê baixa com um "X" na tarefa e faça uma pausa de 5 minutos. Importante: faça o "X" e a pausa de 5 minutos mesmo se não tiver concluído a tarefa.  Ao retornar, continue trabalhando na mesma tarefa por mais 25 minutos, até concluí-la. Ao terminá-la, risque-a definitivamente da lista. A cada quatro tarefas, faça uma pausa de 30 minutos ao invés de 5.

Tenha absoluta disciplina e controle sobre as interrupções que possam ocorrer durante as tarefas. Classificamos dois tipos de interrupções: internas e externas.

As interrupções internas são aquelas que partem de quem executa o trabalho.

Checar Whatsapp, checar mensagens, fazer telefonemas, verificar e-mails, pesquisar na Internet, medicamentos que precisa tomar, falar com alguém, etc. Estas tarefas (que causam interrupções internas) são deixadas para depois.  Anote-as junto às tarefas não planejadas e ao lado da tarefa que estiver fazendo, marque um "I" (de interna), para  saber-se   ao longo de cada tarefa, quantas interrupções internas ocorreram.

As interrupções externas são aquelas que partem do ambiente: alguém solicita uma informação ou nova tarefa, você precisa atender ao telefone, etc. Todas as interrupções externas também devem ser deixadas para depois, a menos que sejam de urgência.  Ao optar por resolver depois a nova tarefa (causada por uma interrupção externa), anote-a junto às tarefas não planejadas (para resolver depois) e ao lado da tarefa que estiver fazendo, marque um "E" (de externa) para você saber quantas interrupções externas sofreu.

Francesco Cirillo enfatiza que a maioria das interrupções não são tão urgentes que não possam esperar que se termine uma tarefa, já que um "pomodoro" dura apenas 25 minutos.  Assim, se você for interrompido, por exemplo, aos 19 minutos de uma tarefa, certamente o assunto poderá esperar 6 minutos até que você conclua aquele "pomodoro". Lembremos: as interrupções tiram o foco e até  a retomada da linha de pensamento,  já perdeu-se muito tempo.

As tarefas "não planejadas", que foram surgindo ao longo da execução dos trabalhos, receberão a mesma metodologia que descrevemos até aqui.

É necessário que se respeite alguns parâmetros para o sucesso da Técnica do Pomodoro:

Fazer apenas uma tarefa por pomodoro. Duas tarefas, dois pomodori e assim por diante.

Concluindo uma tarefa antes de 25 minutos, utilize o tempo restante para verificar se a tarefa foi perfeitamente concluída (qualidade).

Não ultrapasse os 25 minutos de cada pomodoro, mesmo que faltar apenas alguns minutos para concluir a tarefa. Seja disciplinado: faça a pausa recomendada no método e recomece outro pomodoro, concluindo a tarefa.

Se for necessário interromper uma tarefa, anule o pomodoro. Recomece outro pomodoro com a tarefa interrompida assim que possível.

A disciplina, observações e anotações na aplicação do método, fará com que você otimize seus resultados a cada aplicação. Isto trará benefícios como:

Melhor avaliação na determinação dos tempos para executar cada tipo de tarefa,  refinando a sua técnica.

Conscientização e correção com relação às interrupções externas e principalmente internas.


Algumas pessoas  costumam frequentemente interromper e adiar diversos trabalhos, sem ter uma razão aceitável para isso.  A correta aplicação da metodologia "Pomodoro",  deverá auxiliar na redução dessas ineficiências e beneficiar o gestor na administração de seu tempo.

segunda-feira, 14 de agosto de 2017

Consultoria Preventiva

Se o seu negócio vai indo bem ou "mais ou menos" bem, é compreensível que você não esteja tão preocupado em otimizá-lo. A velha crença: "Time que está ganhando, não se mexe !". Mas na prática, sabemos que as coisas não funcionam desta forma e até podemos dizer: "Time que está ganhando, pode ganhar ainda mais!" ou "Time que está ganhando, pode melhorar muito!" (para garantir que continue vencedor),  dentre outras possíveis afirmações.

Todo empreendimento pode ser melhorado em alguma área: redução de custos (para isto é necessário conhecê-los profundamente), treinamento de pessoal, aumentar as vendas (volume), melhorar os lucros (vendas com qualidade), melhorar a comunicação na empresa (interna e externa), otimizar a qualidade dos serviços e/ou produtos produzidos, firmar seu nome no mercado, resolver questões societárias,  hierárquicas, tributárias (reduzir seus gastos com impostos de forma eficiente e dentro da lei),enfim,  tudo em uma empresa que pode e deve ser revisado e melhorado.

Quando as coisas já vão mal ou de mal à pior, nos vem à mente a busca por ajuda externa: a contratação de uma Consultoria. O trabalho demanda tempo para levantamento e  efetivação das devidas correções em cada área. Muitas vezes o problema  que se instalou é tão grande que inevitavelmente deixará conseqüências negativas naquela área e até em outras áreas, devido à interdependência entre os setores da empresa.

Uma empresa que não trabalha preventivamente pensa que tudo está funcionando bem  e, por imprudência, não  pensa em melhorias e ajustes. De repente, surgem problemas, causando sérios prejuízos, que poderiam ter sido evitados ou consideravelmente atenuados.

As atitudes preventivas, estabelecidas por intervenções constantes dos gestores em cada setor, mantém a empresa saudável, sempre "azeitada", bem mais pronta para as possíveis ocorrências e em constante estágio de otimização. É a antiga e famosa técnica KAIZEN: melhorias continuas. O gestor que mantém uma sistemática de intervenções constantes em sua empresa, dificilmente será pego de surpresa por planos econômicos, mudança na legislação tributária, etc.  Os problemas surgirão, mas os prejuízos serão bem menores para aqueles que possuem a empresa na palma da mão, sob controle.

Adote a sistemática da prevenção em sua gestão,  

Faça planejamento tributário,

Cheque a qualidade dos serviços prestados por sua equipe,

Tenha seus custos sob controle e reduza-os sempre que possível,

Melhore a comunicação em sua empresa,

Tenha sua frota de veículos e parque de máquinas sob total controle,

Mantenha impecável a Contabilidade de sua empresa. Contabilidade não é assunto somente do Contador,

Trabalhe melhor o volume de suas vendas e otimize seus lucros,

Faça-se conhecer mais e melhor por seus clientes com uma sistemática de transparência e propague sua empresa para alcançar novos mercados.

Sempre que necessário, contrate ajuda externa. Busque por Consultores que tenham ótima reputação no mercado, com trabalho de qualidade comprovado.


A prevenção bem feita, resulta sempre em melhoria de custos, qualidade, lucros, segurança operacional e pessoal. 

quarta-feira, 16 de novembro de 2016

Curso "Gestão de Empresas"

Amigos:

Acabo de lançar o curso "Gestão de Empresas" pela Internet.

Um curso completo para empresários iniciantes e ótima oportunidade de atualização para os empresários mais experientes. 

São 29 vídeos, 10 testes de auto-avaliação, 3 planilhas. Procuramos abordar a maioria dos assuntos relacionados à gestão de uma empresa.

Para conhecê-lo acesse o link abaixo.  E se desejar: 
Matricule-se !           Garanto que vale a pena fazer !

www.tavares.info/cursos


Por favor divulgue entre seus contatos.


Muito obrigado

Engo. José Rubens TAVARES Lima


quinta-feira, 8 de setembro de 2016

Inovação Disruptiva

Este termo foi criado por Clayton Christensen, professor de Harvard. Naquele momento, ele inspirou-se no conceito de “destruição criativa”, conceito este criado em 1939 pelo economista austríaco Joseph Schumpeter desejando explicar os ciclos de negócios. Para Schumpeter, o capitalismo opera em ciclos e cada nova revolução (industrial ou tecnológica) destrói a revolução anterior,  tomando seu mercado.

Christensen chamou de "Inovações Sustentáveis" aquelas que não chegam a criar um novo mercado e a concorrência acontece da forma mais tradicional. Contrariamente à Inovação Disruptiva: uma empresa lança uma tecnologia bem mais barata, mais acessível e eficiente, praticando margens menores de lucro e criando com isto uma revolução no mercado.

Alguns exemplos: PCs (computadores pessoais) substituindo os antigos Main Frames (computadores gigantescos e caríssimos); telefones celulares ocupando o lugar dos telefones fixos (em alguns países como a Finlândia por exemplo praticamente não existem telefones fixos); o Netflix que praticamente acabou com as video-locadoras; a Wikipédia que tornou-se fonte de pesquisas no lugar das enormes enciclopédias em papel; dentre outras dezenas de exemplos que poderíamos citar.

Existe também a auto-revolução disruptiva: como exemplo citamos a HP (Hewlett Packard) que passou a produzir uma linha de computadores bem mais baratos, já que sua concorrente direta, a IBM, através da Lenovo (uma empresa do Grupo IBM) lançou uma linha de computadores infinitamente mais baratos (populares mesmo) do que os computadores IBM, sabidamente caríssimos. Não discuto aqui a qualidade dos produtos IBM e HP vendidos como "primeira linha", nem a qualidade dos produtos Lenovo e HP vendidos como segunda linha.

A base da Inovação Disruptiva é a observação daquilo que existe no mercado, seu funcionamento, seus custos, suas margens de lucro, sua procura pelo consumidor, o grau de contentamento do consumidor com relação ao que existe no mercado, a durabilidade versus valor final de aquisição para o consumidor, dentre tantos outros parâmetros e a visão de um empreendedor no sentido de se criar algo infinitamente mais barato e com funcionamento bem próximo.

Esta inquietação natural do empreendedor acaba por gerar ideias, quebrar paradigmas, viabilizar a produção e comercialização de produtos antes impensáveis (por razões diversas), mexer no mercado. Claro que o lado negativo é a extinção de alguns negócios, a extinção de postos de trabalho, a redução das margens de lucro entre os concorrentes que tentar alinhar suas margens à própria concorrência. Mas existe uma infinidade de vantagens nesta "revolução", que acaba por colocar o consumidor final em contato com outra realidade: será que tudo precisa durar para sempre ? será que tudo aquilo que é bom custa caro obrigatoriamente ? é verdade que qualidade excelente está sempre ligada ao alto custo ? uma produção artesanal é essencialmente mais cara do que uma produção em série ?


Com a exposição acima, convido os leitores a refletirem sobre este assunto, buscando outros materiais para aprofundarem-se e avaliando dentro do contexto que vivemos e dentro do contexto que cada gestor vive em sua empresa, a importância de uma possível implantação da Inovação Disruptiva em seu empreendimento.

terça-feira, 24 de maio de 2016

Fazendo melhor aquilo que você já faz muito bem

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A ideia aqui é que o profissional não se acomode; que ele busque sempre fazer aquilo que já faz muito bem feito, AINDA MELHOR!

Fazer bem feito (qualidade), fazer mais em menos tempo (produtividade), com muito boa vontade (empenho), utilizando todos os recursos disponíveis inclusive a sua própria vontade para que o produto final seja o melhor (comprometimento), com muito orgulho e confiança naquilo que produziu (confiabilidade).

Não se acomode ! Reflita sobre suas tarefas diárias, estude, crie alternativas, ponha em prática, refaça inúmeras vezes (tente, tente, tente...), avalie, modifique o que for necessário, peça opiniões, ouça bastante e fale menos. 

Quem faz sempre a mesma coisa, da mesma forma, não pode esperar resultados diferentes !



quarta-feira, 18 de maio de 2016

Comprometimento

Palavra muito utilizada hoje pelos setores de RH das empresas e muito pouco praticada. O comprometimento na prática tem uma abrangência muito grande e vários fatores o compõe.

Muito fácil pedir ao funcionário, ao líder, ao gestor: "Você precisa comprometer-se mais com a empresa". Em outras palavras: "Você precisa vestir a camisa da empresa". Mas muitas vezes, até mesmo aqueles que solicitam o comprometimento, NÃO É COMPROMETIDO! E sabem por quê? Porque não sabem exatamente o quê é comprometimento!

Para alguém comprometer-se com algo, com alguma situação, ou com alguém, é preciso ter em mente vários fatores paralelos, que precisam ser satisfeitos. Então, o comprometimento chega como resultado, como produto final.

Para comprometer-se, é importante gostar do que faz. Caso contrário, o comprometimento real não será conseguido.

Quem gosta daquilo que faz, será sempre um aprendiz e colocará cada nova coisa aprendida em benefício da tarefa a ser cumprida e isto resultará em comprometimento. O "comprometido" busca inovar, otimizar, entender mecanismos, facilitar, reduzir recursos envolvidos na realização de tarefas, pensando  sempre em melhorar, progredir, sendo mais eficiente e competente.

O comprometimento deve ser incondicional, senão ele não é sincero. Basta colocar-se uma ou outra condição para comprometer-se e o comprometimento perderá seu valor. Comprometimento verdadeiro não é negociável.

Comprometer-se é do começo ao fim. Não adianta comprometer-se com o trabalho em si e não com o resultado final (foco na qualidade).

Comprometer-se é levar em consideração as competências de cada elemento da equipe, ajudá-los a conquistarem o resultado final e suprir aquilo que for necessário para tal. Não adianta uma pessoa extremamente comprometida, porém egoísta, que vislumbra somente os seus resultados.

Comprometer-se envolve discernimento: um frentista de posto pode julgar mais importante manter o pátio do posto limpo do que atender um cliente desejando abastecer seu carro.

Ética e lealdade são características básicas para aquele que se diz comprometido com uma empresa, com uma tarefa ou com alguém.

Não se deve confundir comprometimento com dedicação. 

Dedicar-se está relacionado ao esforço que se faz para atingir-se um objetivo. Comprometer-se vai muito além disto. Muitos gestores utilizam o "comprometimento" como índice de avaliação, mas acabam confundindo este conceito com o conceito de dedicação, gerando desvios no resultado final da avaliação de uma equipe.

Para que o comprometimento aconteça, o "comprometido" deverá conhecer bem todas características do compromisso.

Um líder, um gestor, não pode dar uma tarefa para ser executada, cobrar comprometimento e não deixar claro para quê servirá aquela tarefa, quais os recursos para executá-la e o quê se espera daquele indivíduo com relação àquela tarefa. 

Quanto mais o "comprometido" souber à respeito do compromisso, melhor será o resultado obtido.

Não há como falar em alguém comprometido, que não tenha responsabilidade. Assumir responsabilidades faz parte do comprometimento sempre.

Há ainda outras condições necessárias para que o comprometimento seja realizado com sucesso:

a-) Para comprometer-se é importante o auto-conhecimento. Aquele que busca constantemente conhecer-se, corrigir-se em suas falhas e melhorar-se nos detalhes, ao comprometer-se terá certamente maiores possibilidades de sucesso.

b-) Manter-se atualizado naquilo que faz. Estudar, refletir sobre melhorias em cada processo sob sua responsabilidade, buscar conhecimento, levar este conhecimento adquirido à prática, são ferramentas excelentes para todos aqueles que estão comprometidos.

c-) Ter em foco não somente sua competência como especialista no assunto, como também ser um generalista para não cair sempre nas mesmas soluções.

d-) Ser organizado, ter espírito econômico e investigativo.

e-) Saber comunicar-se corretamente (saber ouvir e falar, entender e ser entendido)

f-) Ter coerência entre seu discurso e sua prática

g-) Ter bom relacionamento em todos os níveis da empresa

h-) Adaptar-se às mais diversas condições de trabalho, extraindo sempre o melhor das ferramentas disponíveis.




quarta-feira, 17 de fevereiro de 2016

20 Dicas para você extrair o melhor do seu Whatsapp

O link abaixo mostra 20 dicas para você extrair o melhor desta ótima ferramenta que é o Whatsapp.

Copie e cole em seu navegador:

http://tecnologia.ig.com.br/dicas/2015-08-31/20-dicas-para-melhor-aproveitar-o-whatsapp.html

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