Controle de Impostos: Você já ouviu falar de Elisão Fiscal? Você acredita que está pagando o mínimo justo e necessário de impostos em sua empresa? Pois bem, chame seu Contador, pergunte-lhe qual é o Regime Tributário atual de recolhimento de impostos de sua empresa no âmbito municipal, estadual e federal. Peça para que o mesmo lhe apresente as 6 ultimas guias de recolhimento autenticadas com as respectivas memórias de cálculo que geraram o valor de cada guia paga. Questione-o sobre quais os regimes existentes, vantagens e desvantagens de cada um, se a sua empresa se enquadraria ou não em outros regimes, quais as sugestões dele, etc. Saiba que você só pode mudar de Regime Tributário no começo do ano ou seja: no começo do exercício fiscal. Mas se não fizer o estudo detalhado pelo menos 3 meses antes de terminar o ano, no ano que vem certamente você estará no mesmo regime porque “não deu tempo para o novo enquadramento”. A única frase que você não pode e não deve aceitar é: “Eu estou de olho em tudo, faço de tudo para você pagar o menos possível de impostos”. Parto do principio que tudo, absolutamente tudo, pode ser otimizado, deve ser checado e que se tome as devidas providências para a efetiva melhora, seja lá em que área for. Tenha reuniões mensais com seu Contador, de prestação de contas, onde o mesmo coloque sua empresa na palma de sua mão, do ponto de vista contábil e fiscal. Reunião de 60 minutos, 90 minutos no máximo (uma por mês), mas de grande valia, para que as decisões nas áreas contábil e fiscal sejam tomadas sempre à tempo: fluxo de documentos, recolhimento de impostos, brechas na legislação, cumprimento das exigências legais, mudanças na legislação, etc. Lembremos que a falta de um simples Alvará de Funcionamento que deveria estar na parede e está na gaveta, causará uma multa para você. Isto vale para Quadro de Funcionários, Alvará de Bombeiros, Vigilância Sanitária dentre outros. Importante ressaltar que seu Contador deverá estar com a Legislação Fiscal “na ponta da língua” para poder proporcionar à você sempre as melhores opções. Procure manter um fluxo de documentos entre sua empresa e o seu escritório de contabilidade o mais perfeito possível. Além da segurança, você também beneficiará o seu fluxo de caixa, pois seu Contador poderá lhe informar os valores das Guias com um pouco mais de antecedência, dando-lhe mais tempo para providenciar os recursos necessários para pagar os impostos. O gestor de um negócio precisa ter conhecimentos mínimos na área tributária (aspectos legais e operacionais) para ter condições de tomar decisões com maior embasamento. Sugiro que você combine com seu Contador uma breve palestra sobre o assunto, onde o mesmo passará em linhas gerais, à você e sua equipe: as vantagens, os riscos, as implicações e repercussões mais importantes sobre o assunto “impostos”. Você deverá fazer um rigoroso “planejamento tributário”, juntamente com seu Contador e demais envolvidos de sua empresa, onde se analise rigorosamente o peso de cada tributo nos custos de seus produtos, se estabeleça metas mensais de adequação, se acompanhe (follow-up) os resultados e se corrija os rumos, de forma que você consiga pagar o menor e mais justo imposto em sua empresa. E lembre-se sempre: Seu Contador é seu parceiro. Chame-o sempre para ajudá-lo na tomada de decisões do ponto de vista fiscal e contábil, exponha seu ponto de vista, ouça o dele, troque idéias para que você possa usufruir tudo o que ele pode te proporcionar em termos profissionais. Seu Contador o aguarda, apóie-se na estrutura que ele tem para ter oferecer.
Material de Apoio: Controle o material de escritório com vigor. Muitas pessoas são solicitadas à nos fornecer um simples papel de rascunho e já se apressam em nos entregar uma folha de sulfite em branco! Canetas jogadas, tubos vazados, ressecados, levadas “por empréstimo”, isto não tem cabimento. Fotocópias particulares (Xerox), trabalhos escolares (agora tem essas multifuncionais) que são verdadeiros livros e ainda impressos em cores, CDs e DVDs tomados “por empréstimo” são exemplos de desperdício que precisa ser controlado. Materiais de copa-cozinha e limpeza: aqui é outra válvula de escape! Quanto açúcar e pó de café perdido, álcool, desengordurantes, detergentes, sabão em pó e em pedra, alvejante, etc. Falemos das ferramentas utilizadas na manutenção diária, que quando mais necessitamos de um alicate ou uma chave de fenda, elas não estão no lugar. Aí vem a costumeira frase: “compra lá, rapidinho para mim”. E outras ferramentas necessárias ao próprio desenvolvimento do serviço. Neste caso, me lembro de um cliente, era uma Construtora, e toda vez que iriam iniciar uma obra o Engenheiro chefe tinha que sair procurando onde estavam as pás, enxadas, picaretas, colheres de pedreiro, prumos, etc. Eram mais de 20 obras sendo tocadas ao mesmo tempo e gastava-se um tempão recolhendo as ferramentas não mais usadas em uma obra para serem levadas à obra nova. Solução? Identificamos cada ferramenta com uma pequena plaquinha de alumínio e montamos um sistema informatizado. Já na compra a ferramenta era identificada e enviada para a “obra tal”. Para transferir a ferramenta para outra obra ou mesmo quando a ferramenta se quebrava, simplesmente se preenchia uma pequena planilha de transferência e lançava-se no sistema. Criamos um almoxarifado de ferramentas. Quando esta já não estava mais sendo utilizada, transferíamos a mesma para o almoxarifado, que as redistribuía à medida das necessidades de cada obra. O ferramental específico de cada operário era identificado e entregue, em uma caixa também identificada e sob protocolo de entrega, assinado pelo operário e pelo entregador. Resultado: reduzimos as re-compras de ferramentas e criamos a mentalidade do não-desperdício entre os funcionários.
Horas Extras: Existem empresas que se habituaram a fazer horas extras. Já parte do próprio gestor essa idéia. Acabam enveredando pelo horário após 22 horas onde já incide adicional noturno e sempre fica “mais caro o molho do que o frango”. Hora extra é uma necessidade que deve se lançar mão com profundo estudo, caso a caso. Hoje existe Banco de Horas, a ser feito com a anuência do Sindicato. Empresa que faz horas extras todos os dias é porque tem algo errado: pessoal mal dimensionado, pessoal mal treinado, pessoal fazendo o que não precisa durante o horário de trabalho (tarefas menos importantes, fumo, cafezinhos, rodinhas, etc), quebras constantes de equipamentos, falta de energia elétrica, vício pela hora extra, etc. O simples aumento nas vendas não enseja igual aumento nas horas extras. Ao menor sinal de que algo está fora de controle, o gestor deve assumir para si o controle e redução vertical e efetiva das horas extras.
Energia Elétrica: Luz acesa sem necessidade, Sol brilhando lá fora! Estou cansado de ver esta cena. Algumas telhas transparentes (numa indústria) e portas maiores resolve o caso. Nas salas: cortinas e janelas amplas. Ventilação natural evitando-se o ar condicionado, muitas vezes ligado por puro vício. Pessoas que entram no seu próprio carro, já com o vidro fechado e ligam o ar condicionado. Chegam na empresa e fazem o mesmo! Equipamentos e fiação mal dimensionados, energia que cai à todo instante, falta de no-break em equipamentos importantes, muitos equipamentos ligados à uma só tomada provocando aquecimento e risco de incêndio, equipamentos sem manutenção, lâmpadas completamente empoeiradas diminuindo a luminosidade do local são alguns dos fatores que contribuem para o aumento do gasto com energia elétrica. Se você for indústria ou grande consumidor, revise seu contrato com a concessionária que te fornece energia elétrica. A mesma estabelecerá horários de grande economia para você trabalhar mais e gastar menos, e certamente cobrará caro pelas suas invasões nos horários proibidos (é questão de organização e disciplina de sua equipe). Faça uma revisão detalhada em sua conta (se necessário peça ajuda à um profissional da área), identifique seus equipamentos com o consumo de cada um, estabeleça metas para as melhorias, estabeleça metas de redução efetiva neste gasto, dê treinamento à seu pessoal, cobre resultados mensalmente: coloque seu gasto de energia no menor patamar possível.
Fluxo do serviço em si e retrabalho: Algo que consome recursos é o retrabalho. Refazer algo que já tinha sido feito, porque foi mal feito, é retrabalho, é desperdício e portanto: é prejuízo certo! Planeje, execute de acordo com o planejado, siga as normas, “não invente” e se tiver que inventar, que seja para melhorar mesmo. Avalie o fluxo de cada operação de sua empresa. Desde o recebimento do pedido de venda, passando pela compra das matérias primas (ou produtos à serem vendidos se for comércio), armazenagem, produção (quando for indústria), faturamento, expedição e despacho efetivo até o destinatário, recebimento da fatura e nova compra por parte do seu cliente. Este ciclo, para mim, só se fecha quando o seu cliente coloca o próximo pedido em sua empresa. Estudando cada detalhe acima mencionado, você poderá otimizar cada processo, sem perdas de tempo e outros recursos, sem retrabalho, sem devoluções por não conformidade com o pedido original, sem estresses entre você e seu cliente e portanto: economia, contentamento, geração de lucros! Imagine qualquer rotina de trabalho, por exemplo: uma venda, desde o momento em que chega o pedido até a emissão de uma nota fiscal e o devido recebimento do valor da duplicata. Refaça junto com os responsáveis por esta tarefa, cada passo da operação. Identifique pontos falhos, reflita sobre as implicações e repercussões de cada passo, debata as melhores soluções (ouça todos os envolvidos), simule possíveis intercorrências e crie as ações que resolverão o problema, crie a rotina completa e escreva-a em forma de Norma para que todos tenham conhecimento e pratiquem com exatidão o que foi definido, crie pontos de controle (Controle de Qualidade) para a devida checagem de forma que tudo saia impecavelmente. Para lapidar, crie controles estatísticos que meçam possíveis erros procurando sempre a busca por: menor tempo, menor custo, maior qualidade em todos os processos de sua empresa.
