Auditoria Interna - Importância e necessidade

Ao longo de vários anos atuando como consultor de empresas, tenho observado que alguns gestores ainda são resistentes a fazer a famosa "Operação Pente Fino", onde um especialista faz uma varredura detalhada em todas as áreas da empresa, buscando encontrar discrepâncias, falhas, incorreções e em casos mais sérios desvios de recursos, com possíveis implicações legais graves.

Assunto delicado, amplo e complexo, que deve ser tratado de uma maneira o mais abrangente possível.

Departamento de Vendas: É necessário que se tenha um perfil de cada produto (ou serviço) comercializado, seu potencial de venda, seu público alvo, sua sazonalidade, sua aceitação pelo mercado, o que precisa ser melhorado, quais são os produtos concorrentes e quem os comercializa, qual a fatia de mercado que seus produtos (ou serviços) representam, bem como a da concorrência. Você precisa também ter em mãos dados básicos sobre seus vendedores. 

Quais os pontos de cada um que precisam ser melhorados, qual o nível de engajamento de cada um com sua empresa, se eles representam apenas seus produtos ou possuem outras representações, se a performance deles está perfeitamente adequada às metas desejadas pela empresa. Finalmente é necessário fazer uma avaliação dos resultados de cada vendedor:

    Cumpriram as metas (quantidades e valores)?

    Cumpriram os prazos médios nas vendas a prazo ?

    Cumpriram o mix de produtos desejado pela empresa?

    Os clientes estão pagando em dia?

    Muitos pedidos cancelados?

    Quais os percentuais de vendas a vista e a prazo?

    Metas diárias de visitas estão sendo cumpridas?

    Valor médio de R$/venda está satisfatório?

    Há excesso de descontos além do permitido?

    Reclamações do vendedor por parte do cliente?

    Como são tratadas as trocas de produtos?

   Além disto, sabemos que é possível ter-se vendedores que ao perceber que estão perdendo a venda, indicam o cliente para o concorrente (que por diversas razões tem o produto mais barato) e ainda faturam parte da comissão do vendedor concorrente pela "indicação". Deveriam explorar melhor todos os argumentos existentes para vender seu produto. Por vezes percebem que a questão é somente "preço" e acabam passando o cliente para a concorrência.

  Todos estes itens precisam ser verificados detalhadamente pela Auditoria Interna.

Departamento de Compras - Itens a serem analisados: A real necessidade daquilo que se deseja comprar (justificativa), a quantidade necessária, para quanto tempo (estimativa) aquela quantidade suprirá as necessidades, os fornecedores dos produtos (ou serviços) envolvidos, fornecedores alternativos, cotação (valores), prazo de entrega, prazo de pagamento, tempo e condições da garantia oferecida, transportadoras que trarão o produto até sua empresa, facilidade para se resolver problemas junto aos fornecedores e transportadoras, qualidade do que está sendo fornecido.

É necessário criar-se condições de constante verificação para constatar se está existindo algum ponto falho por parte de quem compra. Exemplos: direcionamento das compras para um fornecedor, recebimento de alguma vantagem em troca de comprar deste ou daquele fornecedor, desvio de recursos da empresa para benefício próprio, dentre outras falhas. Este é mais um papel de grande importância da Auditoria Interna. 

Isto não ocorre apenas nas empresas estatais, mas frequentemente nas empresas de capital privado, onde pela falta de controles, alguns compradores (e mesmo outros funcionários, em diversos níveis da administração) se beneficiam da insuficiência de controles do sistema para auferirem vantagens totalmente contrárias à ética ou até mesmo ilegais.

Estocagem: Este processo inicia-se na recepção dos produtos quando chegam à empresa. Devem estar rigorosamente de acordo com o pedido de compras tanto na questão do produto em si, quanto nos prazos e condições de pagamento. 

Qualquer não conformidade na compra deve ser rejeitada com as devidas anotações no verso da nota fiscal (emitir cópia para arquivo antes de devolver), ou aceita (se as razões da não conformidade puderem ser aceitas formalmente em nível de supervisão) mas com as devidas anotações no próprio pedido para ficar documentada a exceção (rastreamento).

Na fase de armazenamento a prática do PEPS deve ser rigorosamente observada. PEPS = O PRIMEIRO QUE ENTRA É O PRIMEIRO QUE SAI. Produtos que chegaram primeiro devem ser armazenados na frente para saírem primeiro. Produtos que chegaram depois devem ser armazenados no fundo para saírem depois (validade dos produtos).

Ainda na questão armazenamento, deve ser observada a distância entre os produtos e as paredes (ventilação), gotejamento vindo dos telhados, empilhamento máximo, roedores e outras pragas com criadouros nos locais de armazenamento, embalagens destruídas (necessário providenciar reparos ou reforços), riscos de incêndio e desabamento de telhados e paredes.

A contagem de estoques deve ser frequente. Contagem total, conhecida por inventário ou contagem rotativa, onde conta-se um número de itens por dia. As divergências devem ser apuradas. Pode-se estar sendo vítima de desvios de produtos.

Departamento Financeiro: Necessário ter-se um controle rigoroso das contas a pagar e a receber. As baixas precisam ser diárias e confrontadas com relatórios de controle. Fato muito comum é funcionários que recebem contas antigas dos clientes e não dão baixa, ficando com o valor pago para si. 

Quando cobra-se o cliente (que na verdade já pagou), este apresenta o recibo de quitação e detecta-se o problema. Outros casos a serem auditados: cliente inadimplente é dispensado dos juros e correções, contrariando as regras da empresa; cobranças mal feitas, sem respeitar a lei do consumidor (gerando processos judiciais contra a empresa) ou não efetuadas (ficando a conta em aberto).

Recursos Humanos: A Auditoria Interna, após minucioso levantamento também no Departamento de RH, vai fazer suas recomendações no sentido de melhorar o processo seletivo, desde as entrevistas iniciais com uma adequada "Ficha de Solicitação de Emprego", passagem do entrevistado pela psicóloga que presta serviços à empresa nesta área, "Ficha de Antecedentes Criminais", contratação em si, adequada ambientação do recém contratado, avaliações periódicas de toda a equipe, treinamentos gerais e específicos de atualização e aprendizado.

Este texto mostra os elementos básicos a serem solicitados ao consultor que fará a Auditoria Interna em sua empresa, deixando-lhe as recomendações necessárias para você evitar dissabores e prejuízos, conseguindo então trabalhar dentro da melhor margem de lucro possível para o seu negócio.

Aumentando lucros através da redução bem planejada e constante de custos

Vou iniciar este assunto dando um exemplo: imagine uma cidade, abastecida por um reservatório de água. Este reservatório recebe água captada de vários rios. Ao mesmo tempo, abastece a cidade por diversas tubulações. Para que o abastecimento se torne constante, é necessário que sempre haja água disponível dentro do reservatório.

Assim funciona as finanças de uma empresa. Ela tem suas receitas e suas despesas. Deve sempre sobrar dinheiro em caixa, ou seja, deve haver sempre água sobrando dentro do reservatório, gerando assim o vital lucro.  

Se por vários meses seguidos, não sobra dinheiro, a empresa não está trabalhando com lucro. A caixa está sempre vazia e muitas vezes "pedindo água" extra de outros reservatórios (empréstimos).

Nem sempre é possível colocar mais água dentro da caixa (aumentar o faturamento). Mas podemos analisar detalhadamente as "saídas de água" (despesas) e reduzi-las apropriadamente.

Comecemos avaliando a quantidade de funcionários, o quê faz cada um, se existe retrabalho por ter sido mau feito), se existe trabalho feito em duplicidade, se uma determinada tarefa pode ser delegada à alguém que possa adicioná-la à sua rotina, se existe alguém trabalhando aquém de suas possibilidades e podendo render mais,   se existe alguém com tarefas acima de sua capacidade,  emperrando as demais rotinas de outros setores que dele dependem.

Horas Extras: Faça um estudo detalhado sobre as horas extras em sua empresa e crie um banco de horas, se for o caso. Existe legislação própria para isto. Ela está disponível no Sindicato da categoria de sua empresa.

Benefícios adicionais: Se você pensa em pagar ou já paga algum benefício além daqueles previstos na CLT e nos Acordos Sindicais, faça-o atrelado a uma contrapartida. Em primeiro lugar é necessário "criar" a verba, ou seja, estudar de onde sairá o dinheiro. Depois você precisa criar a contrapartida, que será a cota de participação do funcionário para garantir este recebimento.

Material de consumo: escritório, limpeza, copa-cozinha devem ser controlados e com a devida orientação de uso.

Combustível e Despesas gerais com a Frota: pode ter seu consumo reduzido com uma regulagem nos motores dos veículos da empresa, treinamento dos motoristas e controle rigoroso por planilhas. Um plano de manutenção preventiva também auxilia na redução destes custos.

Energia elétrica: reveja os focos de desperdícios como lâmpadas incandescentes, aparelhos ligados desnecessariamente, ar condicionados antigos que consomem muito, monitores antigos de computadores, máquinas fora da especificação adequada gerando aumento no consumo, dentre outros.

Quebra de equipamentos de produção, veículos, móveis, computadores, etc, por mau uso. Pessoas efetuando reparos com a ferramenta errada, danificando a ferramenta e a peça a ser consertada. Teclados de computadores sendo tratados com brutalidade. Funcionários recostando nas cadeiras giratórias e dobrando as mesmas para trás causando a quebra prematura. Gavetas e portas abertas e fechadas com brutalidade, antecipando a manutenção e gerando custo desnecessário.

Conta telefônica: procure fazer um estudo detalhado entre as operadoras disponíveis e o melhor plano para sua empresa, tanto para telefone fixo quanto para celulares corporativos. Evite contratos longos com empresas que exigem carências. Se você tem um plano corporativo de celulares, cheque frequentemente as ligações em cada aparelho para que este seja usado de acordo com as normas da empresa. Ao entregar o celular para o funcionário, faça-o de forma protocolar, com instruções de uso por escrito, bem como as regras a serem seguidas. Colha o "aceite" do mesmo com relação ao recebimento das instruções que lhe foram entregues.

Uniformes e EPIs: Também deverão ser entregues de forma protocolar aos funcionários e ter sua durabilidade controlada através de fichas ou sistema informatizado. Uniformes e EPIs já possuem histórico próprio relativo à duração de cada um.

Reformas: estas deverão ser bem planejadas. Cuidados especiais deverão ser tomados com relação à real necessidade da reforma, desembolso mensal (e por quanto tempo), tempo de retorno do investimento, tempo estimado para a próxima reforma.

Investimentos: também deverão ser bem estudados. Por erro, você pode entrar num investimento sem planejamento e ter a necessidade de recorrer à bancos para quitar as eventuais parcelas pendentes, perdendo parte da lucratividade do mesmo ou até a totalidade.

Cursos, palestras, estudos: importantíssimo manter a equipe atualizada, mas todo curso precisa ser planejado, avaliando-se sua aplicabilidade o mais rápido possível, os benefícios que o mesmo trará à empresa e em quanto tempo teremos o investimento retornado.

Treinamento: a equipe deverá receber treinamento contínuo no sentido de saber usar cada recurso da empresa de forma adequada, sem desperdícios e gerando a economia necessária e salutar para a manutenção da empresa no mercado.