O gosto pela Economia: Você empresário, diretor, gerente (enfim, você gestor) de uma empresa, deverá disseminar entre todos de sua equipe a livre iniciativa e enorme gosto por economizar sempre e da melhor forma todos os recursos de que se dispõe. Aquele que economiza é tido como “O Chato”, “O Mão de Vaca”, “O Sovina” dentro do grupo. Ser econômico é FAZER MAIS usando MENOS RECURSOS. Quando dizemos “fazer mais”, tem que ser: “mais” com “máxima qualidade”, “no menor tempo” e “no menor custo”. Economia é hábito (excelente hábito). Fazer economia do “cafezinho”, enquanto existem “inúmeras torneiras” dentro da empresa jorrando oceanos de recursos pelos ralos é insanidade. É “receita do bolo” para quebrar uma empresa. Devemos ter em mente que a empresa tem duas torneiras: a que entra e a que sai. A água que "sobra na caixa" é o "lucro". O Empreendedor deverá focar que "lucrar é permitido", "lucrar é sadio e fundamental", "lucrar é a sobrevivência da empresa" e "lucrar é a saída para novos investimentos em qualidade, produtividade, treinamentos e segurança". Não se concebe uma empresa que não lucre. Faça reuniões periódicas com a equipe, incentive à todos no dia-a-dia pela economia em escala, incentive também os pequenos gestos, premie (se for o caso) boas idéias. De nada adianta se fazer um mutirão pela economia na empresa, “martelar” isso num final de semana em seminários, na próxima semana todo mundo praticando corretamente, e depois de 20 dias ninguém mais fala no assunto. Economia é assunto diário, com ATITUDES concretas, partindo de todos e começando por VOCÊ que é o gestor. E também incentive sua equipe dirigindo-os para que cada setor da empresa trabalhe com foco na lucratividade.
Custos Diretos: Não importa se você é do comércio, da indústria ou da prestação de serviços. A pergunta é simples: você sabe com pelo menos 95% de precisão, quanto custa (custo direto) aquilo que você vende ? Se você compra para revender (comércio) qual o custo real daquilo que está comprando ? Se você produz (indústria), qual o custo real das matérias primas e embalagens ? Se você trabalha com mão de obra aplicada diretamente à materiais ou processos (prestação de serviços), qual o custo daquilo que você vende ? Levante na ponta do lápis estes custos, chamados custos diretos. Não se preocupe (por enquanto) com os demais custos incidentes no seu produto (ou serviço). Atenha-se apenas aos custos diretos ou seja: quanto você paga diretamente ao fornecedor em cada produto que você adquire para revender ou matéria prima para fabricar seu produto acabado ou quanto custa de forma direta a mão de obra que você presta ? Após este levantamento, aponte quais os fornecedores atuais e faça uma lista dos fornecedores alternativos para te fornecerem o mesmo produto, na mesma qualidade (ou qualidade ainda melhor), respeitando seus prazos de entrega e facilidades de pagamento (lembre-se que prazo de pagamento pode significar economia) e num valor menor. Refaça seus custos, ligue para os novos (potenciais) fornecedores, negocie com todos (atuais e potenciais), traga seus custos para o menor patamar possível (respeitando: qualidade com reprodutibilidade, prazo de entrega, prazo de pagamento, continuidade no fornecimento, idoneidade, etc). Quando dizemos qualidade com reprodutibilidade, significa que seu fornecedor (o atual ou o potencial) seja capaz de fornecer com qualidade sempre e não somente nos primeiros pedidos e “depois das eleições”... relaxam em tudo. Esgotadas as conversas com o fornecedor atual, se for necessário trocar de fornecedor, troque sim, mas da forma menos traumática e mais transparente possível, procurando manter o vínculo de amizade e a possibilidade de um retorno se necessário. Manter os custos atualizados é exercício diário de economia.
Controle da Frota: Se sua empresa possui um ou mais veículos (passeio, carga ou uso misto) você deve ter em mente que veículos é “torneira de saída” de dinheiro. Inicialmente crie uma norma interna para a utilização dos veículos da empresa. Deixe claro quem será o responsável pela manutenção diária do veículo (água, óleo, pneus, limpeza e conservação). Faça controle rigoroso de abastecimento, optando sempre por encher o tanque. Não abra mão da manutenção preventiva. O motorista reclamou de determinado barulho? Mande verificar. Revisões periódicas de acordo com cada fabricante, troca de óleo, pneus, freios dentre outros itens, irão prevenir acidentes e maiores dissabores (alguns irreparáveis). Não permita “caronas” nos veículos de sua empresa (à quem quer que seja) à não ser em caso de socorro. Busque metas (médias mensais) de economia de combustível para cada veículo, com premiação se for o caso. À cada 45 ou 60 dias, dê uma olhada pessoalmente em sua frota: faça perguntas, confronte os relatórios com o estado do veículo que você está checando, dê sugestões e quando for o caso, transforme as sugestões em normas. Controle as multas: motorista com multas frequentes, certamente está conduzindo o SEU veículo da pior maneira possível e logo te causará problemas mais sérios. Tenha a vida de cada veículo de sua empresa na ponta do lápis, se necessário adquira um programa de computador para isto.
Controle de Telefones: Inicialmente separe as contas de telefone fixo das contas de celulares. Para os celulares, contrate um plano corporativo. Quando for o caso (real e muito bem estudada necessidade) entregue um celular corporativo ao funcionário, para que este seja utilizado somente para assuntos da empresa. Na telefonia celular, contrate planos voltados às suas necessidades e cheque mensalmente a conta versus o plano contratado. Faça as correções necessárias contratando outro plano de menor ou maior volume e também orientando o portador do celular quanto à abusos. Na telefonia fixa, deixe como norma que sua secretária ou outra pessoa por você designada, procure verificar mensalmente qual a melhor Operadora para os próximos 30 dias. Isto pode ser feito via Internet ou junto à própria Operadora. Simule ligações para os locais mais chamados por sua empresa, contrate planos, adote as medidas sugeridas pela Operadora no sentido de baixar sua conta. Após 30 dias, cheque o resultado, faça nova cotação e lembre-se: as Operadoras estão sempre “em guerra” para oferecer-lhe o menor custo e melhor serviço. Portanto: beneficie-se prontamente, mas para isto é preciso que à cada 30 dias você entre em contato com cada uma (as principais). Trabalho de 2 horas por mês, com ligação gratuita e visando máxima economia e aproveitamento em telefonia. Estabeleça uma norma para telefonia, dê treinamento, cobre resultados concretos: redução da conta telefônica! Acabemos com a velha história de perguntar do tempo, do time de futebol, falar amenidades, quando todos querem e precisam trabalhar e esse tipo de conversa custa caro ao telefone. Sem contar que naquele momento poder-se-ia estar fazendo outras coisas mais proveitosas.
Continua na parte 3...
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