Seria uma pretensão muito grande
desejar dissertar sobre "organizar uma empresa" em um único texto. O
assunto é extenso, deve ser abordado cuidadosa e profundamente. Aqui faremos a
abordagem de um só tópico, o qual bem administrado lhe proporcionará segurança,
economia e lhe evitará sérias dores de cabeça.
Falaremos da movimentação de
todos os documentos que passam por sua empresa: notas
fiscais de entrada (compras), notas fiscais de saída (vendas), recibos, cheques,
duplicatas pagas e a pagar, duplicatas recebidas e a receber, extratos
bancários, documentação de funcionários, guias de impostos, contrato social
com todas as alterações, Certidões Negativas de Débitos (CND’s), Imposto de Renda, dentre outros.
Você sabe onde estão todos esses
documentos que citei acima? Estão no escritório
de contabilidade? Na sua empresa em gavetas,
armários, pastas, caixas? Se você sofresse uma fiscalização rigorosa neste
momento, em poucos minutos você disponibilizaria para o fiscal toda a
documentação solicitada? Se um fornecedor lhe cobrasse uma duplicata que não
foi paga, você rapidamente encontraria o comprovante do pagamento? Seu sistema
de cobrança junto a clientes é confiável?
Desejando participar de uma concorrência pública para fornecer seus produtos ou serviços,
você consegue reunir rápida e seguramente toda a documentação solicitada no edital?
Faça
um exame amplo e profundo sobre a organização dos documentos de sua empresa.
Eu
não recomendo que os documentos de sua empresa fiquem no escritório de contabilidade.
Você é o guardião dos documentos de sua empresa, não o seu contador. Estamos em 2014. Não é mais o tempo dos
"guarda livros".
A contabilidade é uma matéria técnica, o contador
é o técnico que vai praticá-la, executando a
parte dele, orientando-o para que você execute a sua. Cada uma das partes
deverá assumir as suas responsabilidades. Esqueça o velho chavão: "A
responsabilidade é do contador". Ambos
são responsáveis e ele não é o guardador de seus documentos.
Crie juntamente
com seu contador uma rotina com datas bem
definidas para o envio da documentação a ser contabilizada e para seu retorno para sua empresa. Siga este fluxo
rigorosamente. Quais documentos enviar? Em que datas? Se necessário estabeleça
3 datas mensais para o envio e datas para retorno, para o devido e correto arquivamento em sua
empresa.
Crie um local adequado para a
guarda dos documentos por setor. Cada empresa tem suas particularidades. Em
algumas, o setor financeiro cuida de contas a pagar e receber; outras possuem
um setor para cada um destes serviços. Departamentos de Recursos Humanos, devem fazer a guarda dos documentos de funcionários.
Não possuindo RH próprio, estes documentos deverão
ser guardados na Administração.
Empresas que possuem setor próprio de contabilidade e escrita
fiscal, deverão guardar nestes departamentos
as notas fiscais de compra e venda, bem como as guias de impostos. Caso utilizem escritórios
de contabilidade externos,
deverão guardar estes documentos nos
respectivos departamentos de compras e de vendas.
Os
documentos devem ser separados por tipo e
por mês/ano. As notas fiscais de compra
deverão ser separadas das notas fiscais de venda e de
demais documentos e agrupadas em pastas por mês/ano. Contas pagas devem ser agrupadas por mês/ano de pagamento,
preferencialmente por ordem de data. Analogamente para
as contas recebidas. Contas a pagar agrupadas por ordem de vencimento em
pastas separadas das contas a receber.
Documentação de funcionários:
cada funcionário deverá ter uma pasta com todos os seus documentos, desde seu
ingresso na empresa até a data atual. Holleriths, recibos, carteira de
vacinação de filhos, atestados, faltas abonadas, controle de férias, advertências
e ocorrências inclusive disciplinares e incluindo sua
rescisão (quando for desligado da empresa). Mantenha dois arquivos: um para
funcionários na ativa e outro para desligados.
É importantíssimo você manter
original e uma cópia autenticada do Contrato Social desde a abertura da
empresa, passando por todas as alterações até a presente data.
Crie o hábito de mensalmente
emitir via Internet uma Certidão Negativa para cada área, a saber: Receita Federal (Certidão Conjunta), FGTS, INSS,
etc. Estou me referindo às certidões com
emissão gratuita. As certidões pagas, você
deverá emiti-las a cada 6 ou 12 meses para não onerar a sua empresa; mas
lembre-se: é necessário emitir. Com esta prática, se houver qualquer problema,
em qualquer área de sua empresa junto aos órgãos
governamentais, o mesmo estará ocorrendo há menos de 30 dias, o que facilitará sua solução. Se você não tem o hábito de emitir as certidões mensalmente, quando for emitir por
qualquer razão, um problema simples poderá já estar instalado há meses e até anos
(deixando sua empresa exposta a Autos de Infração,
com possibilidade de envolvimentos de caráter criminal, como sonegação, por
exemplo), e agora com difícil solução e com
possíveis multas com altos valores.
As sugestões
acima certamente proporcionarão uma organização sistemática de toda a
documentação da sua empresa, que resultará em inúmeros benefícios, conforme evidenciado nesse breve texto.
