Já
trabalhando com informática há 36 anos, desconheço uma empresa que hoje não possua um computador e alguns programas
para trabalhar. Houve uma disseminação muito grande da informática com máquinas
e programas, internet, aplicativos para celulares, desenvolvimento de sites
(inclusive para compras on-line), enfim toda uma gama de recursos, muitas vezes
mal utilizados, algumas vezes com consequências graves para a empresa.
A solução a meu ver é simples, mas deverá ser praticada com o devido
equilíbrio (na medida certa) e de forma
disciplinada.
Não adianta você chamar um programador, engenheiro
de software, tecnólogo em processamento de dados
e pedir um "programinha" para sua empresa. Estes profissionais tem
formação para desenvolver aquilo que você precisar. Mas ANTES é necessário
saber o que você precisa (algumas vezes nem você sabe com exatidão o que você
precisa). Então entra outro profissional neste circuito: o consultor de empresas
com sólidos conhecimentos em Informática.
Este profissional vai fazer um
levantamento detalhado do funcionamento de sua empresa, em todos os setores,
sempre com base na cultura da mesma; cultura esta que é traduzida por hábitos
(bons e ruins) que foram adquiridos ao longo do tempo.
Neste levantamento serão
anotados todos os recursos que você já possui, tanto em hardware (máquinas)
quanto em software (programas). A partir daí é elaborado um plano diretor de
informática que determina claramente quais
suas necessidades, o que você já possui para atendê-las,
o que será necessário providenciar, em quanto tempo e quanto será investido.
Com este estudo detalhado em
mãos, inicia-se o processo de aquisição de máquinas e
a contratação dos programas. Tudo isto deverá ser acompanhado de perto pelo consultor, com as devidas e imediatas correções
que se fizerem necessárias ao longo da implantação.
Existem muitos softwares
gratuitos: Pacotes Office que substituem os
tradicionais pagos, os quais muitas vezes são
instalados de forma "pirata": sistemas
de emissão de Notas Fiscais Eletrônicas e emissão de Conhecimentos de Frete
Eletrônicos fornecidos pelo Governo Federal.
Aplicativos
de apoio são pagos. Eles pegam o arquivo TXT
gerado nos sistemas gratuitos da SEFAZ, o
transforma em XML e o envia por email para seu cliente cumprindo a legislação
vigente.
Há
recursos hoje, alguns gratuitos outros pagos, que estabelecem a
comunicação entre sua empresa, seus clientes, seus fornecedores, seus
funcionários por torpedos enviados aos celulares, emails, Facebook, etc.
Você resolveu entrar no Comércio
Eletrônico ? Quer desenvolver um site para vender seus produtos pela Internet?
Existem empresas especializadas nisto. Mas é o consultor
que fará o levantamento detalhado de suas necessidades e fará a ligação entre você e o desenvolvedor do Sistema
de Comércio Eletrônico, para que você possa utilizar o sistema em 100% de sua
capacidade.
Muitas vezes a empresa
desenvolve, entrega o sistema, dá o treinamento, dá o suporte, faz tudo certo
da parte dela, mas você não utiliza tudo o que o sistema faz e outras vezes o
sistema não faz o que você precisa. O que faltou? Aquele profissional que
conhece o funcionamento de uma empresa, que
estudou o funcionamento de SUA empresa, que conhece profundamente informática e
poderá solicitar aos desenvolvedores todos os recursos necessários para você
adquirir realmente uma solução e não um problema a mais para administrar.
Exemplos:
Laboratórios
de análises clínicas,
consultórios médicos
e odontológicos, clínicas de estética e centros de RX,
que se comunicam com seus clientes somente por telefone, sem lançar mão de
outros recursos (de forma automatizada) como torpedos e e-mails, que poderiam
baratear seu custo operacional.
Empresas
que adquiriram um computador central (servidor) e montaram uma rede em seu
empreendimento com vários outros computadores. Só que em todos os computadores
da rede você encontra arquivos de texto (normalmente MS Word), planilhas
eletrônicas (normalmente MS Excel), fotos, emails, arquivos PDF, enfim cada funcionário
"constrói" sua própria base de dados, criando "feudos" de
informação, as quais estão disponíveis somente naquele computador e quando o funcionário desliga-se da empresa, ninguém sabe mais onde estão os arquivos. O correto seria que
cada computador tivesse apenas o sistema operacional e o pacote Office. Todos
os arquivos devem ser gravados no computador central (servidor), em pastas
específicas controladas por senhas, com arquivos também acessados por senhas a
serem fornecidas a quem interessar. Um
arquivo geral em papel (devidamente guardado em segurança) deverá conter uma
listagem de tudo o que existe no computador central (servidor), para quê serve,
quais as senhas, quem tem direito a acessar.
Backup: Quantas
empresas fazem tudo certinho (quase tudo...)
e simplesmente se esquecem de copiar (fazer o backup) periodicamente todos os
dados em uma outra fonte de armazenamento (pendrive, DVD, HD Externo, etc) , preservando-os
caso ocorra algum problema com a fonte original de armazenamento.
Colocando em prática aquilo que
expusemos acima, tenho certeza que você trabalhará com mais segurança as
informações de sua empresa, utilizará todos os recursos adquiridos em sua
plenitude (preservando o seu investimento) e conseguirá uma grande economia por
eliminar retrabalhos, obtendo uma melhor organização
do setor de informática.
