Enterre os mortos, cuide dos vivos, feche os portos !

Em 1755 após um grande terremoto em Portugal, o Rei D.José reuniu seus Conselheiros para buscar uma solução. O General Pedro Almeida, Marquês de Alorna, deu um conselho muito simples e bastante prático: “Enterre os mortos, cuide dos vivos, feche os portos”. Podemos trazer isto para o ambiente empresarial. Quem é empresário, sabe muito bem que “catástrofes” ocorrem, com maior ou menor freqüência (dependendo do estágio organizacional em que a empresa se encontra), mas ocorrem. Desde um produto que não saiu dentro da especificação, embalagens que chegaram ao cliente do outro lado do país e totalmente avariadas, declínio vertical das vendas por questões diversas, uma enorme multa de caráter tributário ou previdenciário, ou até mesmo incêndios ou alguma destruição por agentes naturais. Neste momento deveremos colocar em prática a tão famosa frase, a qual buscaremos destrinchar. “Enterrar os mortos”: a equipe deve “chorar” sim os danos e as perdas, não de forma destrutiva, punitiva, buscando culpados. Mas de forma pedagógica, buscando entender as causas que levaram à situação em questão, os mecanismos (ações) que conduziram àquele resultado (reações). Em seguida, depois de ter extraído todo o aprendizado necessário com o que ocorreu (seja lá o que for), o negócio é “sepultar definitivamente” a questão e jamais ficar se “saboreando” com o passado. “Cuidar dos vivos”: é valorizar o que restou em termos físicos, valorizar sua equipe, valorizar as conquistas até então, cuidar para não perder o que restou, cuidar para não cometer o mesmo erro, adaptar-se à nova realidade, criar planos de contingência que possam te dar todo o suporte necessário daqui para frente, manter a equipe unida em torno do mesmo ideal, fortalecer os laços com clientes e fornecedores. “Fechar os portos”: significa fechar possíveis brechas em toda a sistemática da empresa. Faça uma “Operação Pente Fino” em todas as áreas, revise todos os processos: compras, produção, vendas, transferências de estoque, quebras e perdas, faturamento, financeiro (crédito e cobrança, contas a pagar, fluxo de caixa), documentos fiscais e contábeis, recursos humanos e respectivos documentos, treinamento da equipe, manutenção (no caso de indústrias), frota (todos os veículos da empresa), informática (equipamentos e sistemas), prestadores de serviços (consultores, advogados, contadores, informática, medicina do trabalho, etc). Faça de tudo para impedir a entrada de erros (antigos e novos). Sempre que necessário, contrate os profissionais das áreas que você tem maior dificuldade em atuar: é o caminho mais curto. Utilize seu precioso tempo naquilo que você se destaca mais e você terá a resolução do problema mais cedo. O importante é que você esteja sempre envolvido, tanto com o problema quanto com a solução. Todos sairão mais fortes pessoal e profissionalmente.

Contrate Bem - Contrate Certo

Há muito tempo ouvimos que “os funcionários são o maior patrimônio da empresa”. Esta máxima é muito válida, mas para que isto aconteça é preciso que você empresário, saiba formar a melhor equipe para o “seu” negócio. Tudo começa na contratação e para isto vamos criar um “passo-a-passo” para você colocar em prática. 1-) Certifique-se da real necessidade de se contratar alguém para preencher tal função. 2-) Procure saber se dentro de sua equipe já existe alguém para suprir esta função (valorize a “prata da casa”). 3-) Não encontrando a pessoa certa dentro da equipe, utilize-se de seu banco de dados interno de currículos (o qual você já vem formando há tempos). 4-) Caso não encontre, divulgue a necessidade para a própria equipe, caso eles conheçam alguém e possam indicar 5-) Se a equipe não souber de ninguém, então é hora de divulgarmos nos meios tradicionais: agência de empregos, rádio e televisão (existem programas específicos à custo zero), jornais e revistas. No anúncio especifique o horário para as entrevistas (reserve uma data e horário para isto de forma a não tumultuar o seu dia). 6-) Crie uma “Ficha de Solicitação de Empregos” bem completa para facilitar a pré-seleção 7-) Crie uma “Ficha de Entrevista” para você fazer as entrevistas daqueles que foram pré-selecionados pela “Ficha de Solicitação de Empregos”. Tudo isto poderá ser feito no mesmo dia. Os candidatos preenchem a “Ficha de Solicitação de Empregos”, à medida que vão terminando você (ou o entrevistador) faz uma avaliação inicial, definindo se o candidato vai para a entrevista ou não. Caso não vá, você o agradece, diz que oportunamente o chamará (se for o caso) e o dispensa. A vantagem das "fichas" é a padronização das perguntas, para no final você não dizer: "Ah! Esqueci de perguntar tal coisa à este candidato, e agora?" 8-) Aqueles que “passarem” pela fase da entrevista, entrarão na fase final. Na fase final você poderá submetê-lo à alguns testes psicológicos apropriados e/ou uma dinâmica de grupo. Estes testes, bem como a dinâmica de grupo, deverão ser aplicados por pessoa especializada nesta área, a meu ver um Psicólogo. Este profissional poderá ir à sua empresa especificamente para este fim ou você encaminhará os selecionados para o consultório do mesmo. Isto não custa caro, pois o profissional será contratado para “aquela tarefa específica”, qual seja: avaliar as pessoas por você selecionadas. Isto te dará um respaldo muito grande, onde o Psicólogo poderá cancelar prontamente uma contratação que à vistas grossas a pessoa seria por você contratado e pelo perfil levantado, poderia causar problemas na empresa. Ou então o próprio Psicólogo não recomendar a pessoa para a função especificamente em aberto, mas recomendá-la para outras áreas da empresa, face ao perfil levantado e neste caso, fazermos uma excelente aquisição para o “time”. 9-) Desta forma você acaba de gerar 3 “gavetas” de currículos : a-) os currículos totalmente rejeitados, inclusive com ex-funcionários que não servem mais para a empresa b-) os currículos aproveitáveis (banco de currículos bons) para uso oportuno c-) os currículos do pessoal da ativa, que deverão ficar no prontuário de cada funcionário. Quando o funcionário se desligar da empresa, o currículo dele deverá passar para a pasta A ou B (conforme o caso). 10-) Escolhido o funcionário (as vezes, mais de um), pede-se: “Atestado de Antecedentes Criminais”, “Cartas de Recomendação de ex-empregadores”, “Checa-se as informações prestadas, inclusive endereço de moradia e telefone, de preferência no local indicado na ficha de solicitação de emprego”, “Certidões Negativas de Débitos Federais, Estaduais e Municipais”, “Processos Cíveis e Criminais contra a pessoa”, “Serasa e SPC”. Estas informações são de domínio público e portanto podem ser levantadas com tranqüilidade por qualquer um, porém seu uso é apenas interno à empresa: não deverão ser mostradas para quem quer que seja, pois para isto existem os órgãos competentes. Com relação à débitos (de qualquer ordem), a positivação não pode ser usada para impedir uma contratação, ela servirá apenas para você ter uma informação à mais com relação ao candidato. 11-) Na contratação, solicita-se os exames médicos adequados para a admissão. Deve-se registrar o funcionário à título de experiência, em 2 períodos de 30 dias. Ao final do segundo período, efetiva-se o funcionário, o qual também poderá ser transferido de área dentro da empresa ou demitido caso não atenda as necessidades desta. Esta admissão (efetivação) ou também a demissão deverão seguir a legislação vigente (CLT) e os acordos sindicais. 12-) Durante a experiência a empresa deverá eleger um “Padrinho” para acompanhar o recém chegado funcionário, explicando-lhe tudo sobre a empresa e acompanhando-o em suas tarefas diárias. Isto aumenta o rendimento do recém chegado e facilita sua avaliação. 13-) Tanto este quanto todos os funcionários, deverão passar por avaliações periódicas constantes quanto ao desempenho, para se apurar se precisam de treinamento, se estão correspondendo às necessidades da empresa, onde precisam melhorar e se estão motivados, dentre outras. Encerra-se aqui o processo de contratação. Dicas complementares: Terceiros e Temporários deverão ter contratos formais (no papel) com os direitos e deveres de cada parte (contratada e contratante). Certamente estes passos facilitarão sua vida como contratante e reduzirão bastante a rotatividade de sua equipe, reduzindo com isto tempo gasto em treinamentos e por consequência os custos dentro de sua empresa. Pense nisto e Boa Sorte.

AS DUAS PULGAS (Max Gehringer)

Muitas empresas caíram, e caem, na armadilha das mudanças drásticas de coisas que não precisam de alteração, apenas aprimoramento. O que lembra a história de duas pulgas.

Duas pulgas diretoras estavam conversando e então uma comentou com a outra:

- Sabe qual é o nosso problema? Nós não voamos, só sabemos saltar. Daí nossa chance de sobrevivência quando somos percebidas pelo cachorro é zero. É por isso que existem muito mais moscas do que pulgas.

Elas então decidiram contratar uma mosca para treinar todas as pulgas a voar e entraram num programa de treinamento de vôo e saíram voando. Passado algum tempo, a primeira pulga falou para a outra:

- Quer saber? Voar não é o suficiente, porque ficamos grudadas ao corpo do cachorro e nosso tempo de reação é bem menor do que a velocidade da coçada dele, e ele nos pega. Temos de aprender a fazer como as abelhas, que sugam o néctar e levantam vôo rapidamente.

Elas então contrataram uma abelha para lhes ensinar a técnica do chega-suga-voa. Funcionou, mas não resolveu... A primeira pulga explicou por quê:

- Nossa bolsa para armazenar sangue é pequena, por isso temos de ficar muito tempo sugando. Escapar, a gente até escapa, mas não estamos nos alimentando direito. Temos de aprender como os pernilongos fazem para se alimentar com aquela rapidez.

E então um pernilongo lhes prestou treinamento para incrementar o tamanho do abdômen...

Resolvido, mas por poucos minutos...

Como tinham ficado maiores, a aproximação delas era facilmente percebida pelo cachorro, e elas eram espantadas antes mesmo de pousar. Foi aí que encontraram uma saltitante pulguinha, que lhes perguntou:

- Ué, vocês estão enormes! Fizeram plásticas?

- Não, entramos num longo programa de treinamento. Agora somos pulgas adaptadas aos desafios do século XXI. Voamos, picamos e podemos armazenar mais alimento.

- E por que é que estão com cara de famintas?

- Isso é temporário. Já estamos fazendo treinamento com um morcego, que vai nos ensinar a técnica do radar de modo a perceber, com antecedência, a vinda da pata do cachorro. E você?

- Ah, eu vou bem, obrigada. Forte e sadia.

Mas as pulgonas não quiseram dar a pata a torcer, e perguntaram à pulguinha:

- Mas você não está preocupada com o futuro? Não pensou em um programa de treinamento, em uma reengenharia?

- Quem disse que não? Contratei uma lesma como consultora.

- Mas o que as lesmas têm a ver com pulgas, quiseram saber as pulgonas...

- Tudo. Eu tinha o mesmo problema que vocês duas. Mas, em vez de dizer para a lesma o que eu queria, deixei que ela avaliasse a situação e me sugerisse a melhor solução. E ela passou três dias ali, quietinha, só observando o cachorro e então ela me disse: "Não mude nada. Apenas sente na nuca do cachorro. É o único lugar que a pata dele não alcança".

MORAL DA HISTÓRIA:

Você não deve focar no problema e sim na solução. Para ser mais eficiente, é necessário escutar e não falar. Muitas vezes, a GRANDE MUDANÇA é uma simples questão de reposicionamento.

Porque as Pequenas Empresas Fecham

As micro e pequenas empresas correspondem a 98% das empresas brasileiras, a 67% das ocupações e a 20% do PI, segundo o Sebrae-SP. Mas o segmento registrou em setembro um número recorde de falências, ou 86 dos 89 casos, somente em São Paulo. De janeiro a setembro de 2009, o levantamento chegou a 627 decretos de falências no País, sendo 580 para micros e pequenas empresas (92,5%). Os especialistas do Conselho Regional de Contabilidade do Estado de São Paulo (CRC-SP) apontam caminhos e soluções para reduzir esse quadro de perdas, que em grande parte representa o comprometimento de todo o patrimônio do empreendedor. De acordo com os especialistas, os empreendedores e seus sócios acreditam conhecer profundamente o seu produto ou serviço, todavia desconhecem a maioria dos pontos que interferirão nos negócios, como: mercado e concorrência; princípios gerais de administração; métodos e benefícios dos controles internos; importância da informação contábil geral e gerencial; conceitos para formação de custos; princípios do direito empresarial; princípios do direito do consumidor; legislação trabalhista; legislação tributária. “O brasileiro é por essência muito empreendedor e pouco empresário. Muitos ‘estão empresários’, mas não pensam e não agem como. O empresário é aquele que se estrutura, analisa, projeta e planeja todo o empreendimento, sua capacidade financeira e as fontes de captação de recursos de forma a entrar e permanecer no mercado”, afirma o contador e conselheiro do CRC-SP Julio Linuesa Perez. O também conselheiro Niveson da Costa Garcia, pós-graduado em controladoria, destaca: “Esses sócios não se aproximam por interesses econômicos puros, são pessoas ligadas por laços familiares ou de amizade, as relações são informais e isso dificulta o relacionamento societário e, muitas vezes, deteriora a parceria por desconfiança mútua e falta de instrumentos de administração e controle (controles internos e informações contábeis de confiança, que possibilitam provar a retidão dos negócios)”. Patrimônio A confusão patrimonial também faz parte dos males que levam as empresas à morte prematura. “É comum encontrarmos bens de natureza pessoal (carro da esposa ou dos filhos, casa de praia, residência etc) sendo pagos pela empresa e, muitas vezes, até mesmo no nome desta. Da mesma forma, também encontramos bens econômicos produtivos em nome dos sócios. Ou seja, não se consegue separar o que é da empresa e o que pertence aos seus sócios. Tal situação pode caracterizar até mesmo crimes de natureza falimentar, além da responsabilização ilimitada dos sócios pelos infortúnios da sociedade”, diz Garcia. Segundo o monitoramento da sobrevivência e mortalidade de empresas, realizado pelo Sebrae-SP há dez anos e concluído em outubro de 2008, 27% das empresas paulistas fecham no primeiro ano de atividade. Embora elevada, a taxa de fechamento foi a mais baixa do monitoramento registrada pela entidade, que aponta as principais causas de insucesso: - Comportamento empreendedor pouco desenvolvido; - Falta de planejamento prévio; - Gestão deficiente do negócio; - Insuficiência de políticas de apoio; - Flutuações na conjuntura econômica; - Problemas pessoais dos proprietários. Os especialistas do CRC-SP ressaltam também alta carga tributária incidente em todas as áreas empresariais brasileiras, que dificulta concorrer nos mercados nacional e internacional; alto custo financeiro e complexa captação de recursos para investimento produtivo; falta de capital de giro do empreendedor. “Podemos dizer que 50% do sucesso do negócio depende do caráter comportamental do lado humano do empreendedor. Ele, muitas vezes, se esquece do planejamento financeiro e do capital de giro. Imagina que ser empresário é ser livre, ter tempo para si e para a família e que ganhará muito dinheiro. Na realidade, o que sempre acontece é ter de trabalhar além do horário de expediente, ficar ausente da rotina familiar, não ter retorno financeiro de imediato e ter de reinvestir constantemente no empreendimento”, diz o contador, auditor e conselheiro do CRC-SP José Donizete Valentina. Dados da Junta Comercial do Estado de São Paulo, da Secretaria da Fazenda, apontam que em 2009 os índices de fechamento das empresas chegam a 33,42%, informa a assessora do CRC Rocheli Diorio.

Da equipe do DiárioNet

Publicada em: 20/10/2009

Reclame Aqui

Na Revista Exame, do dia 15/07, saiu uma reportagem sobre um site chamado Reclame Aqui. A ideia é de ser um mural (um Muro das Lamentações) onde as pessoas expõem suas queixas sobre serviços ou produtos, visível à todos que acessarem o site. O interessante é que, sem burocracia, os problemas são solucionados com mais rapidez. Quando um consumidor reclama de um produto de alguma empresa, essa empresa recebe um e-mail dessa queixa. E como a empresa preza por sua imagem, ela tende a ser eficiente na solução, que será aberta ao público. O que tem dado muito certo, já que 70% dos casos são resolvidos! E o tempo médio é de menos de uma semana, diferente do PROCON que tem a média em 120 dias.

Confira o site: www.reclameaqui.com.br

Gestão de Veículos (Frota)

Muitas empresas possuem veículos em seu patrimônio para a realização de tarefas operacionais, desde automóveis leves, passando por caminhonetes e até caminhões, carretas e tratores. Não refiro-me especificamente à empresas de transporte. Além destas, refiro-me também à indústrias e empresas do comércio e da prestação de serviços. Sou constantemente procurado por estas empresas com as mais variadas reclamações: “o veículo gasta muito combustível”, “não sai da oficina”, “os motoristas não cuidam”, “minha frota está sucateando”, “não sei exatamente quanto gasto e onde gasto”, “excesso de multas”, “apreensão do veiculo e multa por lâmpadas queimadas, placa dependurada, falta de extintor ou extintor vencido”, “reclamações de terceiros que chegam via telefone”, “acidentes sem motivos aparentes”, dentre outras. Inicialmente minha recomendação é adquirir um computador e um programa específico para administração de frotas. Se você tiver de um até três veículos, poderá fazer manualmente. Acima disto, recomendo a criação de planilhas internas de controle e a adoção de um programa de computador. Acredite: o custo é muito baixo e o benefício será muito maior. Elabore um plano de contas operacional e cadastre todos os veículos. Segundo passo: elabore toda a documentação (planilhas) de controle (abastecimento, manutenção, lavagens, etc). Terceiro passo: crie um check-list para que diariamente, todo motorista que pegar o veiculo pela primeira vez no dia, faça as checagens necessárias (pneus, óleo, luzes, placas, avarias e outras anormalidades). Isto dura 10 minutos e é trabalho preventivo: evita multas, gastos e tempo parado. Quarto passo: crie uma norma por escrito (e a entregue formalmente e sob protocolo de recebimento) para que todos os funcionários que dirigem os veículos da empresa tenham conhecimento das regras. Quinto passo: crie um plano de manutenção preventiva para os veículos, evitando longas paradas para conserto e a indisponibilidade do veículo. Além do que, o custo para prevenir é bem menor do que deixar estragar tudo para consertar depois (troca de óleo, lavagens, correias, pneus e câmaras, suspensão, freios, parte elétrica, bombas de óleo e combustível, etc). Sexto passo: de posse dos resultados oferecidos pelo programa (pelo menos 90 dias), faça uma análise criteriosa dos gastos em cada conta do plano de contas operacional, médias de consumo, troca de peças e mão de obra (aproveite e avalie seus fornecedores: oficinas mecânicas), quilometragem rodada, etc. A partir destes dados, crie metas para os próximos meses, informe os motoristas por escrito e acompanhe atentamente. Sétimo passo: em caso de transportadoras, crie prêmios em dinheiro para os veículos melhor conservados, menores consumos de combustível (em veículos equivalentes, é claro), menor índice de quebras, etc. Posso garantir que se você já possui um pequeno controle e seguir estes passos, sua economia com a frota vai ser ainda maior, ultrapassando 50%. Se você não tem qualquer controle, siga estes passos e no final do mês você verá o dinheiro sobrar, porque fez a melhor gestão com sua frota. Com a melhor gestão, você poderá se planejar para manter a frota sempre nova, trabalhando muito mais horas pois as paradas serão programadas, equipe satisfeita e bem treinada e muito importante: aumento nos lucros. Qualquer dúvida entre em contato, teremos enorme prazer em atendê-lo. Forte abraço e bons negócios.

Clientes - O maior patrimônio da sua empresa

Nos próximos anos, para as empresas que entenderem a sua verdadeira razão de existir, certamente não haverá crise que as segure. Seja a Indústria, o Comércio ou a Prestação de Serviços, a razão mais forte para uma empresa existir são OS CLIENTES. A população está aumentando, a migração para determinados centros está aumentando, os incentivos municipais para se construir empreendimentos nas cidades, também está aumentando e trazendo empresas grandes para cidades com franco poder de desenvolvimento. Com isto, as exigências aumentam significativamente e o cliente clama por: qualidade, durabilidade, valor justo, prazo de pagamento, confiabilidade e, dentre outras tantas exigências, o cliente pede claramente “ATENDIMENTO”. Simples assim: “Quero ser muito bem atendido”. O bom atendimento começa no primeiro contato: por telefone, no balcão, na visita ao cliente, recebendo-o em seu escritório. A equipe precisa estar muito bem treinada (inclusive os gerentes, diretores e proprietários), todos falando a mesma língua (para ninguém entrar em contradição), todos interessados no CLIENTE. Sem pedantismo, sem “melação”, sem afetações, com seriedade, respeito e acima de tudo falando a verdade. Lembremos sempre que a verdade não precisa ser “administrada” enquanto que a mentira tem “várias versões”, e administrar a mentira toma muito tempo (que pode ser usado de forma mais util). Entenda o que o seu cliente quer (nos detalhes), comunique-se com ele usando uma linguagem o mais próximo possível da linguagem dele (existem treinamentos específicos para isto, inclusive utilizando-se da Programação Neurolinguística), coloque-se no lugar dele (empatia), encante-o de verdade, e você terá um cliente satisfeito por muito tempo. É difícil hoje em dia falarmos em fidelização de clientes, mas encantando os seus clientes, dificilmente eles terão razões para procurarem outro fornecedor. Esqueça os modismos, os chavões, as frases montadas: seja natural, objetivo e verdadeiro e esta atitude vai fazer a diferença. Cada profissional deverá saber fazer muito bem aquilo à que se propõe. Contrate uma empresa séria (que saiba realmente fazer sem ficar testando soluções), para estruturar todo o mecanismo de atendimento de sua empresa. Será um dos seus melhores investimentos, porque conhecimento, quando colocado na prática corretamente, sempre trará bons resultados. Bons negócios, um forte abraço e até breve...

Programas e Apostilas para Engenharia Civil

Aos colegas Engenheiros Civis, encontrei o link abaixo, contendo programas e apostilas específicos para Engenharia Civil, abrangendo diversos temas: cálculo estrutural, iluminação, hidráulica, CAD, orçamentos, planejamento, dentre outros. Boa navegação !

http://www.ecivilnet.com/

Controlando seus Custos

Um parâmetro que necessariamente o empresário precisa ter na palma da mão é a DESPESA de sua empresa. Para onde foi o dinheiro ? Para onde está indo ? Para onde vai no próximo mês ? Se o empresário não fizer esta “lição de casa”, com 100% de certeza, terá problemas com seu fluxo de caixa, seja à curto, médio ou longo prazo, mas terá. Profecia ? Não, não se trata de uma profecia, um jogo de adivinhação ou querer “jogar um balde de água fria” no estímulo do empreendedor. Trata-se de uma realidade global. Dinheiro nunca “suportou desaforos”, mas há 10 ou 15-20 anos atrás, o sistema econômico no mundo, “permitia” certos deslizes. Hoje, face às margens de lucro estarem muito justas, por qualquer erro que se cometa em relação às despesas (mal planejadas) de uma empresa, certamente teremos problemas muito maiores à curto e médio prazo, do que há 10 ou 20 anos. Para você ter as despesas super controladas, inicialmente há que se cuidar dos CUSTOS de sua empresa. Quanto sua empresa custa “paradinha”, sem fazer nada ? Quanto custa para se produzir algo (indústrias) ou adquirir um produto para ser vendido (comércio) ou realizar um trabalho (prestação de serviços) ? Como ficam os custos desta empresa “paradinha” quando começa a produzir/comprar e vender/prestar serviços ? Você pode controlar estes custos, a partir de um programa de computador, uma planilha eletrônica e até mesmo manualmente. O primeiro passo é criar um PLANO DE CONTAS GERENCIAL. Esqueça o plano contábil (deixe isto para seu Contador resolver), crie um plano gerencial, que expresse todos os tipos de gastos em todas as áreas da empresa: energia elétrica, telefone fixo, telefone celular, água, combustível, viagens, impostos (separar cada um), salários, comissões, etc. Crie primeiramente uma conta mestra que abrigará as demais contas abaixo dela. Exemplos: Impostos (conta mestra) que abrigará as sub-contas (ICMS, IPI, IRRF, INSS, etc). Despesas Operacionais (conta mestra) que abrigará as sub-contas (telefone fixo, telefone celular, energia elétrica, água, etc). Depois, crie os Centros de Custos. Para isto, tenha em mãos o Organograma da Empresa. Atribua um código para cada setor da empresa. A partir deste ponto, você deverá ter um programa de computador ou uma planilha (em ultimo caso, terá que fazer manualmente), que receba os dados e posteriormente emita um relatório informando quais foram os gastos em cada setor (centro de custos), em cada tipo de despesa (plano de contas gerencial), no período que você estabelecer. Necessário estabelecermos alguns conceitos: a-) O produto fabricado (industria), terá seu custo baseado na sua composição (matérias primas e embalagens) b-) O produto adquirido (comércio) para ser vendido posteriormente terá o seu custo baseado na nota fiscal de compra c-) O serviço prestado terá seu custo baseado no salário direto do pessoal envolvido com aquele serviço d-) Devemos lembrar no caso dos produtos adquiridos (matérias primas e produtos para revenda) de somarmos os fretes da compra para cada produto e-) Por enquanto vamos esquecer os créditos de impostos na compra f-) Calculado os custos dos produtos ou serviços, deveremos “repassar” aos mesmos as demais despesas (operacionais, impostos, administrativas) g-) Não podemos confundir “contas pagas” com “custos”. Exemplo: Você encontra uma matéria prima à um bom preço e resolve estocar-se para 4 meses, isto não é custo ! Você compra um carro à vista, não poderá colocar o valor total deste carro no custo do mês ! Você paga um seguro de veículo ou de imóvel à vista, não poderá dizer que este valor total está no custo daquele mês ! h-) Os impostos pagos (já considerados os débitos e créditos) deverão ser computados versus o faturamento do mês à que eles pertencem e estabelecido o percentual que representam na “sua empresa”. Com estes critérios observados, você terá em mãos o custo em si, daquilo que está vendendo, os custos adicionais (impostos, administração, operações) e poderá fazer os cortes desta ou daquela despesa (plano de contas), especificamente no setor (centro de custos) que for necessário. Acrescente-se à isto a sua margem de lucro (líquido) e você terá calculado o seu preço de venda. Com estes dados em mãos por 3 ou 4 meses, você saberá o percentual das despesas operacionais, administrativas e impostos, sobre o seu faturamento. E, a partir daí, poderá valer-se de uma fórmula simplificada para calcular o preço de venda de seu produto ou serviço. PV=C / ( 1 – OP/100 - AD/100 – IM / 100 – ML / 100) onde, PV=Preço de Venda, C = Custo do Produto em Sí, OP=% de despesas operacionais com relação ao faturamento, AD=% de despesas administrativas com relação ao faturamento, IM=% de impostos com relação ao faturamento, ML=% de margem de lucro liquido desejado. O assunto em questão é bastante complexo e tentamos ao máximo simplificá-lo, para que você tenha um ponto de partida. Qualquer dúvida, envie-nos um email, teremos enorme prazer em atendê-lo. Bons negócios !

Negociando com Estrangeiros

Grande parte de meus clientes negociam com estrangeiros, seja importando ou exportando. Por conta das primeiras reuniões (dada a insegurança natural), sempre sou questionado sobre como deve ser o comportamento. Faço aqui uma pequena cartilha com algumas dicas para facilitar a vida daqueles que desejam entrar nesse maravilhoso mundo do Comércio Exterior.

Atrasos e toques não são bem aceitos na etiqueta internacional

Michelle Achkar

Você pode não trabalhar numa multinacional ou ter contato frequente com estrangeiros em sua carreira. Mas, em um mundo cada vez mais globalizado, esses encontros podem acontecer e, aí, é bom estar preparado. A maneira como se comporta pode significar contratos fechados, futuras parcerias ou nada feito. No mundo empresarial, ainda vale o ditado antigo: em Roma, aja como os romanos.

Entre as gafes mais comuns cometidas por brasileiros está o tratamento do tempo e a mania de tocar as outras pessoas. "O brasileiro é sempre muito efusivo e se excede na intimidade, o que é uma falta grave em qualquer cultura", diz a consultora de empresas Maria Aparecida Araújo, da empresa Etiqueta Empresarial.

A especialista explica que existe uma zona íntima que corresponde a um diâmetro de 50 centímetros em volta do corpo. "Só deve ser ultrapassado se o outro assim desejar. Deve ser assim até na nossa cultura, mesmo quando somos criados com muito toque."

No oriente as pessoas fazem uma reverência antes do aperto de mão, pois o toque acontece apenas depois que se criam laços. Há relatos de negócios perdidos, como quando um empresário brasileiro deu um tapinha nas costas de um cliente romeno.

A receita é simples: aguarde que o outro se movimente e sinalize que tipo de contato gostaria de ter.

Mas espere. Já que temos de nos adaptar a hábitos da cultura alheia, os estrangeiros não podem se acostumar com o cumprimento brasileiro de dar beijos no rosto?

"Não, porque mexer com a zona íntima das pessoas é algo muito delicado e também porque vale o esforço de encantar esse cliente", reforça Maria Aparecida.

Estudar antes

Na dúvida, o melhor é coletar o maior número possível de informações. E não apenas sobre a cultura do país de origem do contato estrangeiro, mas de preferência com a própria pessoa. Nas hierarquias mais altas, o contato pode ser feito pelas secretárias de ambos.

Isso porque, além de noções gerais sobre a cultura, é possível deparar-se no encontro com questões particulares, como restrição à bebida ou alimentares, por questões religiosas, superstições ou situações pessoais. "Perguntar não ofende, presumir, sim", diz Maria Aparecida.

A empresária Kelly Amorim, sócia da joalheria Carla Amorim, compartilha da sugestão da consultora. "Aprendi que a boa educação é a melhor língua no mundo dos negócios, e todo esforço percebido para nos adaptar à cultura local é bem-vindo e bem-visto. Honestidade, boas maneiras e pontualidade são as melhores maneiras de se ter sucesso em qualquer lugar do mundo", diz.

Tudo é questão de tempo

O outro item crucial no contato com executivos de outros países é o tratamento do tempo. Pontualidade é fundamental. Não há discussão nesse ponto. Mesmo que você possa ficar esperando um cliente ou parceiro árabe ou espanhol. "Apesar de não serem pontuais, avaliam mal se alguém se atrasa", afirma Maria Aparecida Araújo.

A consultora explica que os povos tratam o tempo de maneira diferente e que isso vai além de respeitar o horário de uma reunião. "De um lado estão os que dispõem de tempo curto, querem respostas rápidas e resolver os assuntos em poucos minutos. Do outro, estão os que tratam as coisas devagar."

No primeiro grupo estão os britânicos, alemães, holandeses e belgas, além dos americanos, com quem se pode até abordar aspectos jurídicos logo no primeiro contato.

Os executivos dos Estados Unidos são os mais objetivos nessa categoria. Mas o tratamento do tempo não é tão simples como parece. Para alguns povos, o discurso deve ser objetivo, mas os acordos não podem ser fechados tão rapidamente. "Em países do Oriente e Oceania, é preciso adubar o terreno para depois negociar, criar laços e construir confiança."

Presente

Na moda entre as empresas, brindes corporativos podem não ser bem-vistos. Por exemplo, japoneses não devem receber facas como presentes e nunca se presenteia a mulher ou a família de um árabe.

Um executivo de Dubai pediu para comprar o presente que um brasileiro tinha oferecido a sua mulher, assim ele poderia lhe dar, diz Maria Aparecida, que lembra do caso de um executivo norte-americano, presidente de uma empresa em visita ao Brasil, presenteado com um quadro com pintura de um nu artístico. Ele teve de recusar o objeto porque era evangélico ortodoxo.

Mulheres em negociação

Apesar de ganharem cada vez mais espaço no mundo dos negócios, em algumas culturas, executivas do sexo feminino ainda não são bem-vindas. "No mundo árabe e no Japão onde a mulher ainda tem papel secundário, a empresa deve optar por mandar um homem na primeira negociação e depois poderá colocar uma mulher nas próximas reuniões", diz a consultora.

Confira 10 dicas para não errar em negociações com estrangeiros

Edvalda Bomfim

1) Nunca se atrase para uma reunião

Pode até ser que seu interlocutor perdoe o fato, mas o atraso pode significar também perda de negócios. É sempre melhor você ficar esperando, do que deixar outro na espera.

2) Não toque no corpo da pessoa sem que ela sinalize o gesto antes

Muitas culturas não permitem uma proximidade física como estamos acostumados no Brasil. Regra: veja como os outros se comportam e copie. Não tem como errar.

3) Jamais dê tapinhas nas costas ou beijinhos no rosto

Idem ao número 2. Tapinhas nas costas já causaram perda de negócios. Beijinhos, então, podem ser catastróficos.

4) Colete o máximo de informações sobre os hábitos do país de origem do executivo e, se possível, sobre ele mesmo

A dica deve ser levada a sério para evitar gafes como servir bebida alcoólica a uma pessoa que não bebe. Já aconteceu de um alto dirigente de uma empresa ser recepcionado numa happy hour onde a bebida corria solta. Problema: ninguém sabia que o visitante era alcoólatra e não podia beber. Quando o seu assessor viu, tentou ajeitar a situação. Tremenda saia-justa.

5) Não presenteie japoneses com facas

É uma ofensa, afinal a faca é uma arma e pode significar belicosidade entre as partes. Afinal, eles não usam nem como talheres, pois comem com o hashi, que é de madeira. Sugestão: leia de novo a regra 4.

6) Nunca dê presentes a mulheres ou familiares de árabes

O sexo feminino ainda é tratado de forma diferente no mundo árabe e muçulmano do que no mundo ocidental. Presente para a esposa de algum executivo pode ser ofensa séria.

7) Antes de apertar as mãos de um japonês, faça uma breve reverência com o corpo

Lembre-se sempre, a questão do toque é delicada, mesmo sendo um simples aperto de mão. Assim, a reverência é feita para se criar um laço de amizade e aí sim, o aperto é permitido.

8) Jamais boceje sem cobrir a boca com as mãos

Bocejar em uma reunião de negócios é uma tremenda falta de educação, tanto aqui quanto na China ou em qualquer outro país. Se o fuso horário não der trégua, seja então o mais discreto possível e tente esconder.

9) Não dê risadas muito exageradas ou gargalhadas

Principalmente se estiver perante japoneses e chineses, que não exibem a boca aberta. É por isso que cobrem a boca quando sorriem.

10) Mulheres, atenção às roupas

Isso até no dia-a-dia deve ser regra. Se você for uma executiva e tiver de lidar com culturas em que a figura feminina ainda ocupa lugar secundário, toda atenção é pouca. Nada de querer mostrar que se no Brasil pode uma regata, lá também pode.

Negociando com Árabes:

Não se deve subestimar a capacidade intelectual e profissional dos empresários Árabes.

Nas reuniões de trabalho, não se deve falar em negócios diretamente. Destinar uns minutos aos assuntos familiares e sociais é importantíssimo.

Os beijos nas bochechas, como forma de saudação, significa que existe uma amizade já consolidada, o mesmo que apertar a mão.

Não sentar-se com as pernas cruzadas mostrando a sola dos sapatos para o interlocutor, j á que se considera isto um desrespeito ao anfitrião

Respeitar os jejuns e não fumar quando é o mês do Ramadã. Evite viajar neste mês, é o mês da reflexão e oração Muçulmana.

Na cultura Árabe as pessoas mais velhas são muito veneradas.

Sempre agradeça a generosa hospitalidade de seu anfitrião

Jamais fale de um árabe para outro árabe

Espere até que lhe ofereçam o café feito das cinzas e não se furte de provar esta delícia, assim como os chás que na sua chegada lhe oferecerão.

Lembre-se que ser chamado de “Habib” (querido) é um passo ao encontro de uma amizade duradoura.

Saiba que a cultura árabe continua, mesmo que tenham saído de seu país de origem, por isso, respeite as vestimentas, tradições e mantenha um comportamento observador.

Negociando com Chineses

• Cumprimentos: a etiqueta chinesa proibia qualquer contato físico e eles continuam a cultivar a distância. Cumprimentam-se entre si apertando as próprias mãos. Ainda hoje só dão apertos de mãos aos estrangeiros e apenas quando são a eles apresentados. Apertam as mãos e inclinam a cabeça ao mesmo tempo. A cultura chinesa trata com deferência as pessoas mais velhas e por isso, mesmo que se trate de uma reunião de negócios, a equipe é sempre alinhada a partir da pessoa mais velha até os mais novos e os cumprimentos devem ocorrer nesta ordem;

• Formas de tratamento: os sobrenomes chineses vêm à frente do nome, diferenciando-se do Brasil e outros países. Um reflexo da cultura coletivista chinesa: o nome de família é mais importante que o nome individual. Valorizam muito o título acadêmico, que é seguido do sobrenome. Apesar da China ser um País de regime comunista, o estrangeiro não deve tratar ninguém por “camarada”;

• Cartões de visita: é um instrumento de trabalho imprescindível. Ao serem entregues são recebidos pelos chineses com as duas mãos e observados com toda atenção, visto tratar-se de um País onde a hierarquia é cultivada em todos os aspectos. Nunca deve ser entregue com a mão esquerda, pois em toda a Ásia esta mão é tida como impura;

• As negociações: são longas e precedidas de muito chá e simpatia. Enquanto para o norte americano, “tempo é dinheiro”. Para os chineses, “tempo é tempo” e “dinheiro é dinheiro”. Eles acreditam que a paciência é sinônimo de caráter forte, sendo um valor agregado a qualquer negociação. Ao mesmo tempo em que seguem o protocolo com toda rigidez, lançam mão das leis do “feng shui” e da astrologia antes de tomarem qualquer decisão. Mesmo que haja um intérprete, não se deve falar olhando para ele, mas para o chefe da delegação chinesa, mesmo que este não esteja entendendo uma só palavra do que está sendo dito. Na China, nunca se deve olhar fixamente para os olhos da pessoa com quem se fala, a menos que o propósito seja embaraçá-lo e pode ser interpretado como um confronto hostil.

O sorriso também, naquelas paragens, não é sinal de alegria ou simpatia, mas de constrangimento.

• A troca de presentes: faz parte do ritual da negociação. Mas, ao ser recebido, não deve ser desembrulhado na presença de quem o ofereceu. A cor do papel também deve ser pensada previamente, pois as cores na China têm um código simbólico muito complicado. O branco e o azul cobalto, por exemplo, são associados ao luto e ao cemitério, devendo ser evitadas mesmo em embrulhos, enquanto que o dourado é uma cor muito apreciada. Assim como, nunca devem ser oferecidos quatro objetos, sejam eles flores, livros, etc., pois o ideograma que representa a palavra quatro “shi” é igual ao da palavra morte. Da mesma forma, não se deve oferecer um relógio, mesmo que seja um chique “Rolex”, pois, para eles significa a contagem do tempo para a morte ou assistir um parente moribundo;

Outros detalhes:

Comparar a China com o Japão é uma gafe imperdoável. Os chineses orgulham-se de pertencer a uma das civilizações mais antigas do planeta.

Os chineses evitam, a qualquer custo, negar diretamente a pessoa ou contradizê-la em público. Eles não são diretos e objetivos, porque não acham legal deixar o outro constrangido, ou, como eles mesmo dizem, fazer a pessoa “perder a face”. Por isso, faça a mesma coisa e evite falar algo que irá prejudicar a harmonia do ambiente.

Dê o máximo de informações sobre a sua empresa em mandarim. Leve um folder na língua deles e também em inglês, já que nem todos falam inglês com perfeição.

Eles utilizam muito o silêncio, o que significa que estão refletindo. O silêncio pode ser interpretado como a busca de uma resposta mais adequada à situação. Não fique agoniado e nem pressione.

O chinês tem mania de querer conhecer o profissional. Ele irá perguntar se é casado, se tem filhos, bem como questionará o porquê caso estas respostas sejam negativas. Para nós, pode parecer invasivo, para os chineses não é.

Desejo-lhes os melhores negócios, vá em frente e boa sorte !