No
ramo de transportes, observo cada vez mais a grande preocupação do empresário
em manter-se no setor, de forma sadia e desejando perenizar seu negócio para
seus descendentes.
Mas,
para que isto aconteça, é necessário estar sempre muito atento aos custos. A
concorrência está alta. Transportadoras médias e grandes, concorrem e convivem
com transportadoras infinitamente menores, com 5 veículos e até menos, sofrendo praticamente as mesmas "dores":
valor do frete muito baixo, custos altos, falta de mão de obra especializada,
impostos nas alturas, necessidade da troca da frota para não sucateá-la e para manter custos
aceitáveis de manutenção, estradas e combustíveis
ruins gerando mais custos, falta de organização de quem recebe a carga
aumentando o tempo total do frete, pressão dos sindicatos dos trabalhadores,
nível de exigência dos clientes mais alto a cada dia, dentre outras.
Para suprir tais demandas é necessário que o empresário do transporte se
especialize, se atualize e ainda se cerque de profissionais capacitados para
realizar a gestão de seu negócio com êxito.
Um dos principais fatores a ser analisado é a questão dos custos que abordaremos
neste texto.
Roteiro sugerido para termos uma
análise detalhada e completa dos principais custos envolvidos:
01-) Ter um computador com um programa onde se
possa lançar todos os custos, separados por "tipo de gasto", o qual
chamaremos de "plano de contas".
02-) Criação do plano de
contas no sistema, separando os "tipos de gastos" com título e
sub-título. Exemplo:
001-000 Despesas com Mão de Obra Direta (Motoristas)
001-001 - Salários, Férias, 13o
001-002 - Impostos sobre os salários
001-003 - Rescisões
001-004 - Seguro de Vida
005-000 Despesas com Mão de Obra Indireta (Administração)
005-001 - Salários, Férias, 13o
005-002 - Impostos sobre os salários
005-003 - Rescisões
005-004 - Seguro de Vida
005-005 - Retiradas dos Sócios
010-000 Combustível
010-001 - Gasolina
010-002 - Diesel
010-003 - Álcool
010-004 - Gás
020-000 Manutenção
020-001 - Mecânica
020-002 - Elétrica
020-003 - Funilaria e Pintura
020-004 - Acessórios
020-005 - Pneus e câmaras (aquisição)
020-006 - Pneus e câmaras (consertos)
030-000 Conservação
030-001 - Lavagens
030-002 - Polimentos
030-003 - Lubrificação
040-000 Operacionais Diretas
040-001 - Pedágios
040-002 - Alimentação
040-003 - Estadias
040-004 - Desembaraço de carga (chapas)
040-005 - Multas
040-006 - Licenciamento e IPVA
040-007 - Transferência
040-008 - Seguro do Veículo
040-009 - Impostos sobre o
faturamento
050-000 Operacionais Indiretas
050-001 - Energia Elétrica
050-002 - Aluguel
050-003 - Manutenção do Prédio
050-004 - Material de Limpeza
050-005 - Material de
Escritório
050-006 - Material de Copa /
Cozinha
800-000 Aquisições (Ativo)
800-001 - Veículos frota
800-002 - Veículos apoio
800-003 - Equipamentos e mobiliário
800-004 - Imóveis
800-005 - Software
900-000 Receitas
900-001 Fretes a terceiros
(clientes)
900-002 Fretes próprios (para a própria empresa)
Importante: Este é apenas
um exemplo bem simples. Deverão ser estudados detalhadamente todos os tipos de gastos de sua empresa e determinada a melhor forma de visualizá-los no
relatório gerencial.
03-) Estabelecer as regras
para definir "como" as informações chegarão até o funcionário que as processarão no programa. Estas regras devem ser
claras e formalizadas em um pequeno manual de instruções (estabelecer
responsabilidades). Se faltarem informações ou as mesmas chegarem com atraso,
você correrá o risco de não ter a informação correta ou fechar o mês com um atraso inaceitável.
Importante: o mês
deve ser fechado no primeiro dia útil do mês seguinte.
04-) Treinamento do
funcionário que processará as despesas no programa, para que ele possa colaborar na coleta de dados de forma a
se obter sucesso no controle.
05-) Inserção dos dados no
programa e acompanhamento diário. Nota: fazer
backup diário dos dados, por questão de segurança.
06-) Cada veículo deverá
ter sua ficha (conta corrente) no sistema e toda vez que um determinado serviço
for solicitado, ANTES DE SE APROVAR A SUA EXECUÇÃO,
deve-se verificar a ficha para saber se é viável tal execução. Muitas vezes
manda-se fazer uma determinada manutenção num veículo, ainda na garantia,
tem-se problema no serviço executado e esta manutenção é paga por simples
descontrole do gestor da frota.
07-) Cada viagem deve ter
seu custo apurado, bem como sua receita. Não importa se forem viagens diárias
ou viagens que demorem semanas, mas cada viagem deverá ter seu resultado
apurado e avaliado.
08-) Ao final do mês (no
primeiro dia útil do mês seguinte), apura-se e lança-se as despesas gerais da
transportadora (aquelas que não fazem parte de
cada viagem em si).
09-) Emitem-se os relatórios gerenciais por veículo, por
viagem e o geral da empresa. Avaliam-se os resultados. Estabelecem-se as medidas necessárias para a devida
contenção das despesas e os objetivos de custo para
o próximo período (mês).
10-) Acompanha-se
diariamente pelo sistema se as medidas estão
sendo respeitadas e surtindo o devido efeito,
para que se possa obter correções o mais
rapidamente possível.
Sabemos da dificuldade para
se implantar toda esta sistemática, que bem planejada e administrada, resultará
em expressiva redução dos custos operacionais de sua transportadora.
As
transportadoras podem utilizar os serviços de consultorias especializadas com
muita experiência no setor de transportes, para montar todo este
programa, incluindo o devido treinamento da
equipe.
Um consultor
profissional entregará o sistema testado, aprovado
e funcionando normalmente. Deve-se considerar que este é
um sistema bastante dinâmico, que passará
por diversas alterações, correções e adaptações,
principalmente ao longo dos 3 primeiros
meses de implantação.
