Representa um momento
bastante tenso em uma empresa quando chega um fiscal para proceder ao seu
trabalho. Às vezes por denúncia, outras
porque os controles dos Órgãos apontam alguma irregularidade e normalmente por simples rotina. Fiscais de todas as áreas:
tributos, vigilância sanitária, previdência, trabalho, bombeiros, obras, dentre outros.
Por ocasião da
fiscalização, deve-se seguir alguns passos
importantes, evitando cometer erros que possam prejudicar a empresa:
01-) O fiscal deverá se
identificar com o crachá funcional do Órgão que representa e tem-se todo o direito de pedir-lhe que aguarde um
momento enquanto você checa a veracidade da informação.
02-) O fiscal não poderá
invadir a empresa ou entrar sem se fazer anunciar e deverá aguardar a devida
autorização para tal. A empresa é local privado, protegido pela Constituição e
somente pode ser invadida por determinação judicial ou em caso de incêndio ou
quando houver perigo de vida.
03-) Caso a visita seja
feita por um fiscal da Receita Federal ou do INSS, o fiscal deverá apresentar
um "Mandado de Procedimento Fiscal". Aquele que está sendo fiscalizado
(pessoa física ou jurídica), deverá verificar a
autenticidade deste Mandado na Internet, no site da Receita Federal, em
"Consulta Mandado de Procedimento Fiscal", informando o CPF ou CNPJ
(conforme o caso) e a senha constante do Mandado apresentado pelo fiscal.
04-) A empresa deverá
designar pelo menos um funcionário para
atender o fiscal e acompanhá-lo em todo o seu trabalho. Este funcionário deverá
ter as seguintes características: ser conhecedor da empresa, sabedor das
contingências do setor que está sendo fiscalizado, educado, saber se expressar
correta e fluentemente, falar apenas o necessário (para não produzir provas
contra a empresa), ser equilibrado (jamais coloque alguém de temperamento
estourado nesta tarefa), colaborador (deverá mostrar ao fiscal que está lá para
colaborar com aquilo que lhe for solicitado), sério e seguro.
05-) A empresa não pode (e
não deve) produzir provas contra si. Portanto não deve entregar qualquer
documento que não tenha sido solicitado.
06-) Não subestime a
capacidade do fiscal. Para ser aprovado em sua função, ele passou por testes
rigorosíssimos (concurso), tem formação para tal e recebeu treinamento adequado
no Órgão que representa. A fiscalização
estará sempre limitada à área à qual o
fiscal pertence. Um fiscal do trabalho não pode fiscalizar tributos oriundos do
faturamento. A um fiscal da vigilância
sanitária, não importa o que está ocorrendo com os tributos da empresa.
07-) O fiscal não poderá
entrar em qualquer área da empresa. O ideal é acomodá-lo em uma sala com o
conforto possível e levar a ele toda a
documentação que solicitar. Uma fábrica, por
exemplo. tem segredos industriais, os quais
precisam ser preservados. Uma montadora de carros pode
estar em fase de testes para o lançamento de um veículo novo e isto não pode
ser mostrado a quem não esteja formalmente autorizado pela Gerência da empresa.
08-) Antes de retirar-se, o
fiscal deverá:
a-) Preencher o Livro de Fiscalização. Existe um livro para
serem anotadas todas as fiscalizações ocorridas na empresa, por qualquer Órgão.
Seu contador deverá orientá-lo sobre este
livro.
b-) Caso o fiscal retire da empresa quaisquer documentos,
mesmo que sejam somente cópia, deverão estes
serem relacionados em duas vias, o fiscal deverá bater seu carimbo, datar e
assinar e o funcionário da empresa fiscalizada que o acompanha deverá fazer o
mesmo: bater o carimbo da empresa, datar e assinar,
ficando cada uma das partes com uma via.
c-) O fiscal deverá deixar por escrito o que apurou em sua
visita, as irregularidades a serem corrigidas e, quando for o caso, a autuação
(se esta se fizer necessária).
d-) Sendo uma visita amigável, colaborativa das duas partes,
é de bom tom que o fiscal passe verbalmente à pessoa que o recebe, orientações
para o melhor andamento do setor fiscalizado. Por exemplo: a vigilância
sanitária muitas vezes pode passar verbal e informalmente ao funcionário que o
recebe, informações ou orientações que possam melhorar o setor fiscalizado,
independente de qualquer irregularidade encontrada.
09-) O perfeito andamento
da fiscalização dependerá sempre das duas partes, que deverão se mostrar
colaborativas e corteses. Muitas vezes uma conversa sincera e amigável evitará
uma multa pesada para a empresa, gerando apenas um TAC-Termo de Ajustamento de
Conduta. Este Termo é muito comumente utilizado e obriga a parte fiscalizada a
cumprir aquilo que estiver fora das exigências. Não representa uma multa ou um
auto de infração, mas um compromisso a ser levado a sério,
que facilitará o saneamento do problema
levantado pelo fiscal sem a aplicação da punição.
10-) Quando houver
irregularidades, sempre que possível, tente negociar com o fiscal um prazo
maior para cumprir as exigências. Mesmo no caso de um TAC, faça isto. Por
segurança, peça sempre um tempo um pouco maior do que você possa precisar, para
garantir que o setor fiscalizado seja completamente saneado no prazo estipulado.
Por fim, lembre-se que o
fiscal não é um inimigo de sua empresa.
Muitas vezes ele identifica uma irregularidade que você desconhece
e a devida correção beneficiará a sua empresa.
