Vou iniciar este assunto dando um
exemplo: imagine uma cidade, abastecida por um reservatório de água. Este
reservatório recebe água captada de vários rios. Ao mesmo tempo, abastece a
cidade por diversas tubulações. Para que o abastecimento se torne constante, é necessário que sempre haja água disponível
dentro do reservatório.
Assim funciona as finanças de uma
empresa. Ela tem suas receitas e suas despesas. Deve
sempre sobrar dinheiro em caixa, ou seja, deve haver sempre
água sobrando dentro do reservatório, gerando assim
o vital lucro.
Se por vários meses seguidos, não
sobra dinheiro, a empresa não está trabalhando com lucro. A caixa está sempre vazia
e muitas vezes "pedindo água" extra de outros reservatórios
(empréstimos).
Nem sempre é possível colocar mais
água dentro da caixa (aumentar o faturamento). Mas podemos analisar detalhadamente as "saídas de
água" (despesas) e reduzi-las apropriadamente.
Comecemos avaliando a quantidade de
funcionários, o quê faz cada um, se existe retrabalho
por ter sido mau feito), se existe trabalho feito
em duplicidade, se uma
determinada tarefa pode ser delegada
à alguém que possa adicioná-la à sua rotina, se existe alguém trabalhando aquém de suas possibilidades e podendo render mais,
se existe alguém com tarefas acima
de sua capacidade, emperrando
as demais rotinas de outros setores que dele
dependem.
Horas
Extras: Faça um estudo detalhado sobre as horas extras em sua empresa e
crie um banco de horas, se for o caso.
Existe legislação própria para isto. Ela está disponível no Sindicato da
categoria de sua empresa.
Benefícios
adicionais: Se você pensa em pagar ou já paga algum benefício além daqueles previstos na CLT e nos
Acordos Sindicais, faça-o atrelado a uma
contrapartida. Em primeiro lugar é necessário "criar" a verba, ou seja, estudar de onde sairá o dinheiro.
Depois você precisa criar a contrapartida, que será
a cota de participação do funcionário para garantir este recebimento.
Material
de consumo: escritório, limpeza, copa-cozinha devem ser controlados e com
a devida orientação de uso.
Combustível e Despesas gerais com a Frota: pode ter
seu consumo reduzido com uma regulagem nos motores dos veículos da empresa,
treinamento dos motoristas e controle rigoroso por planilhas. Um plano de manutenção preventiva também auxilia na redução destes custos.
Energia
elétrica: reveja os focos de desperdícios como lâmpadas incandescentes,
aparelhos ligados desnecessariamente, ar condicionados antigos que consomem
muito, monitores antigos de computadores,
máquinas fora da especificação adequada gerando aumento no consumo, dentre
outros.
Quebra
de equipamentos de produção, veículos, móveis, computadores, etc,
por mau uso. Pessoas efetuando reparos com a ferramenta errada, danificando a
ferramenta e a peça a ser consertada. Teclados de computadores sendo tratados
com brutalidade. Funcionários recostando nas cadeiras giratórias e dobrando as
mesmas para trás causando a quebra prematura. Gavetas e portas abertas e
fechadas com brutalidade, antecipando a manutenção e gerando custo desnecessário.
Conta
telefônica: procure fazer um estudo detalhado entre as
operadoras disponíveis e o melhor plano para sua empresa, tanto para telefone fixo
quanto para celulares corporativos. Evite
contratos longos com empresas que exigem carências.
Se você tem um plano corporativo de celulares, cheque frequentemente as
ligações em cada aparelho para que este seja usado de acordo com as normas da
empresa. Ao entregar o celular para o funcionário, faça-o de forma protocolar,
com instruções de uso por escrito, bem como as regras a serem seguidas. Colha o
"aceite" do mesmo com relação ao recebimento das instruções que lhe
foram entregues.
Uniformes
e EPIs: Também deverão ser entregues de forma protocolar aos funcionários
e ter sua durabilidade controlada através de fichas ou sistema informatizado.
Uniformes e EPIs já possuem histórico próprio relativo à duração de cada um.
Reformas: estas
deverão ser bem planejadas. Cuidados especiais deverão ser tomados com relação
à real necessidade da reforma, desembolso mensal (e por quanto tempo), tempo de
retorno do investimento, tempo estimado para a próxima reforma.
Investimentos: também
deverão ser bem estudados. Por erro, você pode entrar num investimento sem
planejamento e ter a necessidade de recorrer à bancos para quitar as eventuais parcelas
pendentes, perdendo parte da lucratividade
do mesmo ou até a totalidade.
Cursos,
palestras, estudos: importantíssimo manter a equipe atualizada, mas
todo curso precisa ser planejado, avaliando-se sua aplicabilidade o mais rápido
possível, os benefícios que o mesmo trará à empresa e em quanto tempo teremos o
investimento retornado.
Treinamento:
a
equipe deverá receber treinamento contínuo no sentido de saber usar cada
recurso da empresa de forma adequada, sem desperdícios e gerando a economia
necessária e salutar para a manutenção da empresa no mercado.
