Organizando sua empresa

Seria uma pretensão muito grande desejar dissertar sobre "organizar uma empresa" em um único texto. O assunto é extenso, deve ser abordado cuidadosa e profundamente. Aqui faremos a abordagem de um só tópico, o qual bem administrado lhe proporcionará segurança, economia e lhe evitará sérias dores de cabeça.

Falaremos da movimentação de todos os documentos que passam por sua empresa: notas fiscais de entrada (compras), notas fiscais de saída (vendas), recibos, cheques, duplicatas pagas e a pagar, duplicatas recebidas e a receber, extratos bancários, documentação de funcionários, guias de impostos, contrato social com todas as alterações, Certidões Negativas de Débitos (CND’s), Imposto de Renda, dentre outros.

Você sabe onde estão todos esses documentos que citei acima? Estão no escritório de contabilidade? Na sua empresa em gavetas, armários, pastas, caixas? Se você sofresse uma fiscalização rigorosa neste momento, em poucos minutos você disponibilizaria para o fiscal toda a documentação solicitada? Se um fornecedor lhe cobrasse uma duplicata que não foi paga, você rapidamente encontraria o comprovante do pagamento? Seu sistema de cobrança junto a clientes é confiável? 

Desejando participar de uma concorrência pública para fornecer seus produtos ou serviços, você consegue reunir rápida e seguramente toda a documentação solicitada no edital?

Faça um exame amplo e profundo sobre a organização dos documentos de sua empresa.

 

Eu não recomendo que os documentos de sua empresa fiquem no escritório de contabilidade. Você é o guardião dos documentos de sua empresa, não o seu contador. Estamos em 2014. Não é mais o tempo dos "guarda livros". A contabilidade é uma matéria técnica, o contador é o técnico que vai praticá-la, executando a parte dele, orientando-o para que você execute a sua. Cada uma das partes deverá assumir as suas responsabilidades. Esqueça o velho chavão: "A responsabilidade é do contador". Ambos são responsáveis e ele não é o guardador de seus documentos. 

Crie juntamente com seu contador uma rotina com datas bem definidas para o envio da documentação a ser contabilizada e para seu retorno para sua empresa. Siga este fluxo rigorosamente. Quais documentos enviar? Em que datas? Se necessário estabeleça 3 datas mensais para o envio e datas para retorno, para o devido e correto arquivamento em sua empresa.

Crie um local adequado para a guarda dos documentos por setor. Cada empresa tem suas particularidades. Em algumas, o setor financeiro cuida de contas a pagar e receber; outras possuem um setor para cada um destes serviços. Departamentos de Recursos Humanos, devem fazer a guarda dos documentos de funcionários. Não possuindo RH próprio, estes documentos deverão ser guardados na Administração. 

Empresas que possuem setor próprio de contabilidade e escrita fiscal, deverão guardar nestes departamentos as notas fiscais de compra e venda, bem como as guias de impostos. Caso utilizem escritórios de contabilidade externos, deverão guardar estes documentos nos respectivos departamentos de compras e de vendas.

Os documentos devem ser separados por tipo e por mês/ano. As notas fiscais de compra deverão ser separadas das notas fiscais de venda e de demais documentos e agrupadas em pastas por mês/ano. Contas pagas devem ser agrupadas por mês/ano de pagamento, preferencialmente por ordem de data. Analogamente para as contas recebidas. Contas a pagar agrupadas por ordem de vencimento em pastas separadas das contas a receber.

Documentação de funcionários: cada funcionário deverá ter uma pasta com todos os seus documentos, desde seu ingresso na empresa até a data atual. Holleriths, recibos, carteira de vacinação de filhos, atestados, faltas abonadas, controle de férias, advertências e ocorrências inclusive disciplinares e incluindo sua rescisão (quando for desligado da empresa). Mantenha dois arquivos: um para funcionários na ativa e outro para desligados.

É importantíssimo você manter original e uma cópia autenticada do Contrato Social desde a abertura da empresa, passando por todas as alterações até a presente data.

Crie o hábito de mensalmente emitir via Internet uma Certidão Negativa para cada área, a saber: Receita Federal (Certidão Conjunta), FGTS, INSS, etc. Estou me referindo às certidões com emissão gratuita. As certidões pagas, você deverá emiti-las a cada 6 ou 12 meses para não onerar a sua empresa; mas lembre-se: é necessário emitir. Com esta prática, se houver qualquer problema, em qualquer área de sua empresa junto aos órgãos governamentais, o mesmo estará ocorrendo há menos de 30 dias, o que facilitará sua solução.  Se você não tem o hábito de emitir as certidões mensalmente, quando for emitir por qualquer razão, um problema simples poderá já estar instalado há meses e até anos (deixando sua empresa exposta a Autos de Infração, com possibilidade de envolvimentos de caráter criminal, como sonegação, por exemplo), e agora com difícil solução e com possíveis multas com altos valores.

As sugestões acima certamente proporcionarão uma organização sistemática de toda a documentação da sua empresa, que resultará em inúmeros benefícios, conforme evidenciado nesse breve texto.

Organizando a informática em sua empresa

Já trabalhando com informática há 36 anos, desconheço uma empresa que hoje não possua um computador e alguns programas para trabalhar. Houve uma disseminação muito grande da informática com máquinas e programas, internet, aplicativos para celulares, desenvolvimento de sites (inclusive para compras on-line), enfim toda uma gama de recursos, muitas vezes mal utilizados, algumas vezes com consequências graves para a empresa.

A solução a meu ver é simples, mas deverá ser praticada com o devido equilíbrio (na medida certa) e de forma disciplinada.

Não adianta você chamar um programador, engenheiro de software, tecnólogo em processamento de dados e pedir um "programinha" para sua empresa. Estes profissionais tem formação para desenvolver aquilo que você precisar. Mas ANTES é necessário saber o que você precisa (algumas vezes nem você sabe com exatidão o que você precisa). Então entra outro profissional neste circuito: o consultor de empresas com sólidos conhecimentos em Informática.

Este profissional vai fazer um levantamento detalhado do funcionamento de sua empresa, em todos os setores, sempre com base na cultura da mesma; cultura esta que é traduzida por hábitos (bons e ruins) que foram adquiridos ao longo do tempo. 

Neste levantamento serão anotados todos os recursos que você já possui, tanto em hardware (máquinas) quanto em software (programas). A partir daí é elaborado um plano diretor de informática que determina claramente quais suas necessidades, o que você já possui para atendê-las, o que será necessário providenciar, em quanto tempo e quanto será investido.

Com este estudo detalhado em mãos, inicia-se o processo de aquisição de máquinas e a contratação dos programas. Tudo isto deverá ser acompanhado de perto pelo consultor, com as devidas e imediatas correções que se fizerem necessárias ao longo da implantação.

Existem muitos softwares gratuitos: Pacotes Office que substituem os tradicionais pagos, os quais muitas vezes são instalados de forma "pirata": sistemas de emissão de Notas Fiscais Eletrônicas e emissão de Conhecimentos de Frete Eletrônicos fornecidos pelo Governo Federal.

Aplicativos de apoio são pagos. Eles pegam o arquivo TXT gerado nos sistemas gratuitos da SEFAZ, o transforma em XML e o envia por email para seu cliente cumprindo a legislação vigente.

Há recursos hoje, alguns gratuitos outros pagos, que estabelecem a comunicação entre sua empresa, seus clientes, seus fornecedores, seus funcionários por torpedos enviados aos celulares, emails, Facebook, etc.

Você resolveu entrar no Comércio Eletrônico ? Quer desenvolver um site para vender seus produtos pela Internet? Existem empresas especializadas nisto. Mas é o consultor que fará o levantamento detalhado de suas necessidades e fará a ligação entre você e o desenvolvedor do Sistema de Comércio Eletrônico, para que você possa utilizar o sistema em 100% de sua capacidade.

Muitas vezes a empresa desenvolve, entrega o sistema, dá o treinamento, dá o suporte, faz tudo certo da parte dela, mas você não utiliza tudo o que o sistema faz e outras vezes o sistema não faz o que você precisa. O que faltou? Aquele profissional que conhece o funcionamento de uma empresa, que estudou o funcionamento de SUA empresa, que conhece profundamente informática e poderá solicitar aos desenvolvedores todos os recursos necessários para você adquirir realmente uma solução e não um problema a mais para administrar. 

Exemplos: 

Laboratórios de análises clínicas, consultórios médicos e odontológicos, clínicas de estética e centros de RX, que se comunicam com seus clientes somente por telefone, sem lançar mão de outros recursos (de forma automatizada) como torpedos e e-mails, que poderiam baratear seu custo operacional.

Empresas que adquiriram um computador central (servidor) e montaram uma rede em seu empreendimento com vários outros computadores. Só que em todos os computadores da rede você encontra arquivos de texto (normalmente MS Word), planilhas eletrônicas (normalmente MS Excel), fotos, emails, arquivos PDF, enfim cada funcionário "constrói" sua própria base de dados, criando "feudos" de informação, as quais estão disponíveis somente naquele computador e quando o funcionário desliga-se da empresa, ninguém sabe mais onde estão os arquivos. O correto seria que cada computador tivesse apenas o sistema operacional e o pacote Office. Todos os arquivos devem ser gravados no computador central (servidor), em pastas específicas controladas por senhas, com arquivos também acessados por senhas a serem fornecidas a quem interessar. Um arquivo geral em papel (devidamente guardado em segurança) deverá conter uma listagem de tudo o que existe no computador central (servidor), para quê serve, quais as senhas, quem tem direito a acessar.

Backup: Quantas empresas fazem tudo certinho (quase tudo...) e simplesmente se esquecem de copiar (fazer o backup) periodicamente todos os dados em uma outra fonte de armazenamento (pendrive, DVD, HD Externo, etc) , preservando-os caso ocorra algum problema com a fonte original de armazenamento. 

Colocando em prática aquilo que expusemos acima, tenho certeza que você trabalhará com mais segurança as informações de sua empresa, utilizará todos os recursos adquiridos em sua plenitude (preservando o seu investimento) e conseguirá uma grande economia por eliminar retrabalhos,  obtendo uma melhor organização do setor de informática.

Pagando o 13º salário

Chega o final do ano, com uma grande preocupação do empresário: "Como vou pagar o 13º?". Normalmente recorre a bancos, faz algumas parcelas e endivida-se até a metade do ano seguinte ou próximo disto.

Mas o empresário poderia fazer seu caixa para este compromisso ao longo do ano inteiro economizando, evitando despesas desnecessárias com a adoção de medidas simples e até mesmo educativas.

A economia de recursos em si já é uma boa educação. Racionalizar recursos para não ter que racionar.

Pegue uma folha de papel e percorra toda a empresa anotando onde você vê desperdícios, quebras desnecessárias, retrabalho, lugares e operações onde você poderá economizar alguma coisa. Anote tudo. Sente-se e calmamente escolha 5 ou 6 itens prioritários para começar. Exemplo de possíveis áreas para concentrar sua atenção: energia elétrica, telefonia (celular e fixa), material de escritório, produtos de limpeza, combustível, horas extras em exagero, uso ou estoque inadequado de matérias primas, embalagens, etc.. Manter especial atenção nos itens de maior impacto nos custos da empresa..

Não estou falando de racionamento, falo de racionalização. Aprender a economizar "homeopaticamente", ou seja, em pequenas doses o dia todo. Uma lâmpada acessa num local sem ninguém. Folhas de papel sulfite utilizadas como rascunho. Canetas jogadas pela metade. Produtos de limpeza inadequados e simplesmente "despejados" ao chão como se fosse a quantidade utilizada que promovesse a limpeza eficiente. Relatórios e mais relatórios impressos gastando toner, papel, energia elétrica, desgastando a impressora, para jamais serem utilizados. Veículos que saem para fazer algo e logo retornam para levar outras coisas praticamente pelo mesmo circuito anterior, gastando combustível sem necessidade por falta de planejamento. Falta de adequação do pessoal no trabalho programado, sem planejamento, gerando horas extras para um trabalho que poderia ser feito no horário normal.

Uma boa conversa com seu contador logo no início do mês de dezembro, planejando a empresa para o ano seguinte, buscando a adequação do perfil tributário a ser seguido no próximo exercício, costuma dar bons resultados gerando economia. 

Importante: só é possível trocar o seu regime tributário no começo de cada ano.

A conscientização da necessidade e da importância de  manter-se constante vigilância sobre os principais itens que afetam a economia e racionalização de recursos deve ter o exemplo partindo da cúpula da empresa, em forma de atitudes concretas e com discussão aberta dos problemas entre todos, para que se possa formar uma equipe competente e motivada. A conseqüência natural será gerar-se realmente reduções significativas de custo. 

Quem chega na empresa é envolvido nesta cultura e passa a somar com novas ideias e atitudes. Todos ganham.