Fluxo de Caixa - 13 Itens para ter Sucesso

Escrevo aqui algumas dicas para melhorar seu fluxo de caixa: 

01-) Procure usar um programa (software)  onde você possa digitar tudo o que tem à pagar e à receber. Quando digo “tudo”,  é tudo mesmo! Se, por exemplo, você adquiriu um veiculo ou fez qualquer outra compra em 60 parcelas, lance-as todas, em vez de lançar apenas 2 ou 3 meses. Da mesma forma, faça isto com relação às contas que tem à receber. Na internet existem bons programas financeiros totalmente gratuitos.

02-) Se não adquirir um programa, monte algo equivalente em uma planilha eletrônica. Fazer “na mão” não tem justificativa com tanta ferramenta grátis disponível. Com um programa  (software) você poderá armazenar os dados pelo tempo que desejar, fazer gráficos comparativos (comparar um mês com outro, um ano com outro,  gastos do mesmo tipo com outro, etc), facilitando muito a interpretação dos resultados. Além disto a correção de erros nos lançamentos é muito mais simples e mais do que isso: você poderá criar simulações com outros números, testando possibilidades e analisando os resultados da simulação.

03-) Crie um “plano de contas” onde você possa especificar cada lançamento. Ex.: energia elétrica, folha de pagamento, impostos, telefones, comissões. Assim você terá acompanhamento em cada conta e saberá onde deverá fazer ajustes.

04-) Emita um relatório para os próximos 6 meses, com os valores “diários” à pagar e à receber. Informe um “saldo de partida” ou seja: quais são suas disponibilidades em caixa na data inicial do relatório. Para checar possiveis erros de digitação e também se existem contas à pagar e à receber em atrazo, uma vez por semana emita estes relatórios (à pagar e à receber) com uma data bem abrangente (01/01/0100 à 31/12/2999). Você pode ter errado na digitação de um documento à vencer em 03/12/2012 e lançado 03/12/1912. Da mesma forma, você pode ter esquecido de dar baixa em uma conta à pagar ou à receber e a mesma estar indevidamente em aberto em seu sistema.

05-) Estabeleça  “um dia único”  para fazer pagamentos em sua empresa: às sextas-feiras por exemplo. Se você trabalha de segunda à sábado, terá 6 dias para entrar dinheiro na empresa e apenas um para sair. Em cada nova compra, negocie com o fornecedor o vencimento para a próxima sexta-feira além da data do vencimento (se não for possível, agende para a sexta-feira anterior, pode parecer estranho, mas haverá uma compensação no final pois isto será uma excessão).  Ande sempre dentro da regra: todos os pagamentos “desta empresa” ocorrerão somente às sextas-feiras. Aquilo que não puder ser feito “na regra”, será tratado como “exceção”  (evidentemente será a minoria dos casos). As exceções: ou você paga no vencimento (mesmo não sendo uma sexta-feira) ou você paga atrasado, avaliando primeiramente a multa + juros, que certamente serão bem menores do que seu cheque especial (conta bancária descoberta). Reforço que as exceções devem ser avaliadas caso a caso e com toda a cautela (faça muito bem as contas).

06-) Faça uma avaliação inicial e procure enxergar “as melhorias” que você pode fazer em seu fluxo de caixa, avaliando todas as possibilidades de “fazer dinheiro”  e “gastar o menos possível”. Imagine uma caixa d´água com 2 torneiras, uma que entra dinheiro e outra que sai. Quanto mais fechada estiver a segunda torneira, mais água sobrará na caixa. Claro que você não pode fechar totalmente a “torneira que sai” por razões óbvias; inclusive deve pensar nos “investimentos” que, mesmo sendo uma “torneira que sai” é importantíssimo para a sobrevivência e principalmente crescimento da empresa.  Mas pode (e deve) pensar nos cortes necessários e importantes. Os investimentos merecem um capítulo à parte e certamente serão motivo de outro artigo. Tenhamos em mente sempre que todo investimento deve ser avaliado com antecedência, por equipe competente (lançar mão de consultoria especializada se for necessário), com estudo de curto, médio e longo prazo, avaliação do tempo de retorno, comprometimento do caixa e viabilidade geral (considerando o investimento em questão no contexto da empresa como um todo).

07-) Faça uma revisão do que tem à receber atrasado. Separe o que está perdido de verdade do que pode ser cobrado e recebido. Não perca tempo com o que está perdido, cobre aquilo que tem chance de receber. Ofereça vantagens, ofereça descontos, receba sua conta e reabilite o cliente na sua empresa.  Se julgar necessário, opte por uma empresa especializada em cobrança. Estabeleça um contrato de prestação de serviços com as “regras do jogo” muito bem definidas para não ter surpresas.

08-) Avalie todo o seu estoque de matérias primas e estabeleça novas diretrizes para este tipo de compra (comprar errado algumas vezes sim, o resto da vida não). Procure “livrar-se” de matérias primas que não usa mais vendendo-as rapidamente ou fazendo trocas com o fornecedor. Reposicione-as fisicamente no estoque, mudando os lugares de armazenamento, lembrando do PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai) ou seja: a matéria prima comprada há mais tempo, tem que ser usada primeiro (a primeira que entrou será a primeira a sair). Muitas empresas por falta de controle usam matérias primas novas e as mais antigas envelhecem, perdem a validade, estragam e o prejuízo é enorme. Hoje não temos mais lugar para este tipo de prejuízo, causado por má gestão nos estoques de uma empresa: é um erro inaceitável.

09-) Avalie todo o seu estoque de produtos acabados e faça “queimas” de estoques, atraindo novos clientes, buscando os clientes antigos e como conseqüência  trazendo mais dinheiro para o caixa. Estude caso por caso, produto à produto, avalie o custo de um produto “encalhado”, simule como ficará seu caixa com uma venda volumosa, avalie os risco e tome a decisão correta. Cuidado na hora de estabelecer “créditos” aos clientes (falaremos disto em outro artigo). Você precisa vender, mas vender bem. Para vender bem, precisa receber direitinho aquilo que vendeu, senão seria melhor que o produto estivesse em seu estoque para ser bem vendido ou seja: para quem paga direito.

Importante:

Na indústria temos estoques de  matérias primas, embalagens, em alguns casos produtos semi-acabados (que se transformarão em acabados) e produtos acabados. No comércio os produtos acabados são os produtos para revenda (adquiridos dos fornecedores e revendidos).

10-) Faça uma avaliação geral nos ativos da empresa, principalmente aqueles que estão “encostados” (sem uso há muito tempo): mesas, computadores, máquinas usadas na produção (produtivas) e que estão literalmente paradas por qualquer motivo (até falta de manutenção), peças, veículos, tambores, ferramentas, etc. Você tem aí uma fonte de dinheiro. Muitas vezes você comprou uma máquina mais moderna para sua produção e “encostou” a antiga. Acontece que esta máquina antiga, poderá servir para alguém que esteja começando um negócio. Venda esta máquina, pois daqui à um tempo ela não servirá para mais ninguém (nem para museu) e mais uma vez, coloque dinheiro no seu caixa. Em ultimo caso, doe aquilo que não servir mais. Por exemplo: um computador parado, uma impressora parada, doe para uma instituição que precise, com poucos Reais eles deixam a máquina utilizável, mesmo não servindo mais para você. Crie “o vazio” necessário para “o novo” entrar. Não adianta você “entulhar” sua empresa de coisas velhas, sem funcionamento, sem utilidade, ocupar um espaço físico desnecessário, dificultar até a circulação dentro da empresa e alguém lá fora estar precisando daquilo que você está guardando para nada. Venda ou doe, mas tire o “entulho” do seu caminho. A prosperidade não chegará nunca se não encontrar um lugar para ficar. Faça isto pessoalmente e você vai se surpreender e me dará razão em pouco tempo.

10-a) Faço aqui um parêntesis: Você deve ter todos os ativos de sua empresa relacionados e bem identificados, preferencialmente numa planilha eletrônica ou programa (software) especifico. Uma planilha eletrônica já facilitará bastante as coisas. Ao substituir um ativo, você deverá dar baixa no anterior e acrescentar o recém adquirido. Da mesma forma, se for uma simples baixa ou aquisição, você deverá fazer o lançamento na planilha. Emita relatórios mensais que mostrem à você, com segurança, quais os seus ativos e respectivo valor dos mesmos. Além disto, você deverá emitir no ultimo dia de casa mês,  o "Registro de Inventário", que é um relatório obrigatório (por Lei) para a indústria e também para o comércio que mostra a quantidade existente em estoques (saldos) de cada produto (matérias primas, produtos acabados, produtos para revenda, etc) e seus respectivos valores (valorização do estoque à preço de custo e à preço de venda à vista).  É importante checar os saldos físicos (saldos realmente existentes) com os saldos deste relatório, apurar as diferenças (e motivos que levaram à discrepância), fazer os ajustes e manter o controle dos estoques.

11-) Reavalie seu leque de produtos para venda. As vezes você está fazendo muita questão de trabalhar com inúmeras marcas para o mesmo produto (algumas até desvantajosas) e o perfil do seu cliente não necessita disso tudo.  Prestigie o fornecedor parceiro, parceiro de verdade, aquele que lucra com sua empresa e também te dá bom lucro. Aquele fornecedor que te atende bem, entrega no prazo, ótima qualidade, é companheiro de jornada: um verdadeiro parceiro.  Não adianta você mudar sua grade de produtos todos os meses, acrescentando novos produtos e deixando os mais antigos no estoque e envelhecendo. Tem que haver um meio termo sempre que você decidir trabalhar com novos produtos: o equilíbrio e bom senso são bons conselheiros sempre.

12-) Estabeleça metas junto à sua equipe de venda e respectivas premiações. Lembre-se: metas devem ser diárias e com acompanhamento e devidas correções diárias (a mesma idéia da homeopatia: devagar e sempre).  Ninguém que tenha uma meta de 100 mil Reais para vender no mês, consegue isto no último dia. Mesmo que você estabelecer metas mensais ou semanais, o acompanhamento precisa ser diário. Se você deixar para acompanhar a meta no ultimo dia do mês, deixará de ser acompanhamento e passará a ser constatação ou seja: não haverá tempo hábil para medidas corretivas.   Importante: Cumpra sempre o que prometeu à equipe de vendas, nunca quebre acordos.

13-) Crie mecanismos de economia geral na empresa e “desperdício zero”: telefones, energia elétrica, combustível, horas extras, manutenções por quebra (trabalhe com manutenção preventiva e preditiva), desperdícios (todo tipo de desperdício é inaceitável), faltas de funcionários, etc. 

Certamente ao ler este artigo você se lembrará de muitas e muitas outras coisas que poderá fazer para melhorar o seu fluxo de caixa. 


O mais importante é você colocar tudo em prática logo, para que os resultados também sejam colhidos rapidamente.

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