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quarta-feira, 16 de agosto de 2017

Administração do Tempo: Técnica do Pomodoro.

A Técnica do Pomodoro é uma metodologia de gestão do tempo e foi desenvolvida no final dos anos 80 pelo italiano Francesco Cirillo, buscando uma forma de melhorar sua produtividade nos estudos.

Sua sistemática consiste em trabalhar por "fatias" de tempo, as quais são chamadas de  "Pomodoro".  O nome "Pomodoro" vem daqueles cronômetros de cozinha em forma de tomate. Cada pomodoro tem 25 minutos, durante os quais temos que trabalhar em  apenas uma tarefa e sem interrupções. Ao final de cada pomodoro,  devemos dar um tempo de 5 minutos.  A cada quatro tarefas,  devemos dar  um tempo maior, de 15 a 30 minutos.

Objetivos da Técnica do Pomodoro:

Aumentar seu foco

Aumentar sua produtividade

Reduzir ao máximo as interrupções (nada bem vindas, mas inevitáveis)

Gerenciar melhor o tempo de cada tarefa

Como consequência reduzir sua ansiedade, a qual também é uma das causas de estresse.

Funcionamento da Técnica do Pomodoro:

No começo do dia, crie uma lista com todas as tarefas  a realizar. Para isto, você pode usar papel, aplicativo de celular, arquivo no computador, etc. Separe em duas listas: tarefas planejadas e tarefas não planejadas.

Escolha uma tarefa para começar de acordo com as prioridades estabelecidas entre as tarefas anotadas. Cronometre 25 minutos (1 pomodoro) e comece a trabalhar nesta tarefa. Depois que a tarefa terminar, dê baixa com um "X" na tarefa e faça uma pausa de 5 minutos. Importante: faça o "X" e a pausa de 5 minutos mesmo se não tiver concluído a tarefa.  Ao retornar, continue trabalhando na mesma tarefa por mais 25 minutos, até concluí-la. Ao terminá-la, risque-a definitivamente da lista. A cada quatro tarefas, faça uma pausa de 30 minutos ao invés de 5.

Tenha absoluta disciplina e controle sobre as interrupções que possam ocorrer durante as tarefas. Classificamos dois tipos de interrupções: internas e externas.

As interrupções internas são aquelas que partem de quem executa o trabalho.

Checar Whatsapp, checar mensagens, fazer telefonemas, verificar e-mails, pesquisar na Internet, medicamentos que precisa tomar, falar com alguém, etc. Estas tarefas (que causam interrupções internas) são deixadas para depois.  Anote-as junto às tarefas não planejadas e ao lado da tarefa que estiver fazendo, marque um "I" (de interna), para  saber-se   ao longo de cada tarefa, quantas interrupções internas ocorreram.

As interrupções externas são aquelas que partem do ambiente: alguém solicita uma informação ou nova tarefa, você precisa atender ao telefone, etc. Todas as interrupções externas também devem ser deixadas para depois, a menos que sejam de urgência.  Ao optar por resolver depois a nova tarefa (causada por uma interrupção externa), anote-a junto às tarefas não planejadas (para resolver depois) e ao lado da tarefa que estiver fazendo, marque um "E" (de externa) para você saber quantas interrupções externas sofreu.

Francesco Cirillo enfatiza que a maioria das interrupções não são tão urgentes que não possam esperar que se termine uma tarefa, já que um "pomodoro" dura apenas 25 minutos.  Assim, se você for interrompido, por exemplo, aos 19 minutos de uma tarefa, certamente o assunto poderá esperar 6 minutos até que você conclua aquele "pomodoro". Lembremos: as interrupções tiram o foco e até  a retomada da linha de pensamento,  já perdeu-se muito tempo.

As tarefas "não planejadas", que foram surgindo ao longo da execução dos trabalhos, receberão a mesma metodologia que descrevemos até aqui.

É necessário que se respeite alguns parâmetros para o sucesso da Técnica do Pomodoro:

Fazer apenas uma tarefa por pomodoro. Duas tarefas, dois pomodori e assim por diante.

Concluindo uma tarefa antes de 25 minutos, utilize o tempo restante para verificar se a tarefa foi perfeitamente concluída (qualidade).

Não ultrapasse os 25 minutos de cada pomodoro, mesmo que faltar apenas alguns minutos para concluir a tarefa. Seja disciplinado: faça a pausa recomendada no método e recomece outro pomodoro, concluindo a tarefa.

Se for necessário interromper uma tarefa, anule o pomodoro. Recomece outro pomodoro com a tarefa interrompida assim que possível.

A disciplina, observações e anotações na aplicação do método, fará com que você otimize seus resultados a cada aplicação. Isto trará benefícios como:

Melhor avaliação na determinação dos tempos para executar cada tipo de tarefa,  refinando a sua técnica.

Conscientização e correção com relação às interrupções externas e principalmente internas.


Algumas pessoas  costumam frequentemente interromper e adiar diversos trabalhos, sem ter uma razão aceitável para isso.  A correta aplicação da metodologia "Pomodoro",  deverá auxiliar na redução dessas ineficiências e beneficiar o gestor na administração de seu tempo.

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