A Técnica do Pomodoro é
uma metodologia de gestão do tempo e foi desenvolvida no final dos anos 80 pelo
italiano Francesco Cirillo, buscando uma forma de melhorar sua produtividade
nos estudos.
Sua
sistemática consiste em trabalhar por "fatias" de tempo, as quais são
chamadas de "Pomodoro". O nome "Pomodoro" vem daqueles
cronômetros de cozinha em forma de tomate. Cada pomodoro
tem 25 minutos, durante os quais temos que
trabalhar em apenas uma tarefa e sem
interrupções. Ao final de cada pomodoro, devemos dar
um tempo de 5 minutos. A cada quatro
tarefas, devemos dar um tempo maior, de 15 a
30 minutos.
Objetivos da Técnica do Pomodoro:
Aumentar seu foco
Aumentar sua
produtividade
Reduzir ao máximo as
interrupções (nada bem vindas, mas inevitáveis)
Gerenciar melhor o
tempo de cada tarefa
Como consequência reduzir
sua ansiedade, a qual também é uma das causas de estresse.
Funcionamento da
Técnica do Pomodoro:
No começo do dia, crie
uma lista com todas as tarefas a
realizar. Para isto, você pode usar papel, aplicativo de celular, arquivo no
computador, etc. Separe em duas listas: tarefas planejadas e tarefas não
planejadas.
Escolha uma
tarefa para começar de acordo com as
prioridades estabelecidas
entre as tarefas anotadas. Cronometre 25 minutos (1 pomodoro) e comece a
trabalhar nesta tarefa. Depois que a tarefa terminar, dê baixa com um
"X" na tarefa e faça uma pausa de 5 minutos. Importante: faça o
"X" e a pausa de 5 minutos mesmo se não tiver concluído a tarefa. Ao retornar, continue trabalhando na mesma
tarefa por mais 25 minutos, até concluí-la. Ao terminá-la, risque-a
definitivamente da lista. A cada quatro tarefas, faça uma pausa de 30 minutos
ao invés de 5.
Tenha absoluta
disciplina e controle sobre as interrupções que possam ocorrer durante as
tarefas. Classificamos dois tipos de interrupções: internas e externas.
As interrupções
internas são aquelas que partem de quem executa o
trabalho.
Checar Whatsapp, checar
mensagens, fazer telefonemas, verificar e-mails,
pesquisar na Internet, medicamentos que precisa tomar, falar com alguém, etc.
Estas tarefas (que causam interrupções internas) são
deixadas para depois. Anote-as
junto às tarefas não planejadas e ao lado da tarefa que estiver fazendo, marque
um "I" (de interna), para saber-se ao longo
de cada tarefa, quantas interrupções internas ocorreram.
As interrupções
externas são aquelas que partem do ambiente: alguém solicita
uma informação ou nova tarefa, você precisa atender ao telefone, etc. Todas as
interrupções externas também devem ser deixadas para depois, a menos que sejam
de urgência. Ao optar por resolver
depois a nova tarefa (causada por uma interrupção externa), anote-a junto às
tarefas não planejadas (para resolver depois) e ao lado da tarefa que estiver
fazendo, marque um "E" (de externa) para você saber quantas
interrupções externas sofreu.
Francesco Cirillo
enfatiza que a maioria das interrupções não são tão urgentes que não possam
esperar que se termine uma tarefa, já que um "pomodoro" dura apenas
25 minutos. Assim, se você for
interrompido, por exemplo, aos 19 minutos de uma tarefa, certamente o
assunto poderá esperar 6 minutos até que você conclua aquele
"pomodoro". Lembremos: as interrupções tiram o foco e até a retomada da
linha de pensamento, já perdeu-se muito tempo.
As tarefas "não
planejadas", que foram surgindo ao longo da execução dos trabalhos, receberão a mesma metodologia que
descrevemos até aqui.
É necessário que se respeite alguns parâmetros para o sucesso da
Técnica do Pomodoro:
Fazer apenas uma tarefa
por pomodoro. Duas tarefas, dois pomodori e assim por diante.
Concluindo uma tarefa
antes de 25 minutos, utilize o tempo restante para verificar se a tarefa foi
perfeitamente concluída (qualidade).
Não ultrapasse os 25
minutos de cada pomodoro, mesmo que faltar apenas alguns minutos para concluir
a tarefa. Seja disciplinado: faça a pausa recomendada no método e recomece
outro pomodoro, concluindo a tarefa.
Se for necessário
interromper uma tarefa, anule o pomodoro. Recomece outro pomodoro com a tarefa
interrompida assim que possível.
A disciplina,
observações e anotações na aplicação do método, fará com que você otimize seus
resultados a cada aplicação. Isto trará benefícios
como:
Melhor avaliação na
determinação dos tempos para executar cada tipo de tarefa,
refinando a
sua técnica.
Conscientização e
correção com relação às interrupções externas e principalmente internas.
Algumas pessoas costumam
frequentemente interromper e adiar diversos trabalhos, sem ter uma razão
aceitável para isso. A correta
aplicação da metodologia "Pomodoro", deverá auxiliar
na redução dessas ineficiências e beneficiar
o gestor na administração de seu tempo.
