Frequentemente, observa-se o proprietário de um pequeno ou médio negócio,
afastar-se da gestão de seu empreendimento e voltar-se mais para o
"fazer".
Sabemos que
dedicando-se mais às tarefas de rotina da
empresa, o negócio pode parecer ter
maiores chances de progredir, mas acabam
esquecendo-se da gestão.
Ao gestor cabe ficar no
"estratégico" e deixar o "operacional" para as equipes
treinadas para realizar cada tarefa. É muito importante o gestor de vez em quando
"entrar" na rotina, para checar e corrigir o que for necessário. Mas
a maior parte do tempo disponível, o gestor precisa gerir seu negócio, para que
este prospere consistentemente.
Uma
boa gestão precisa de algumas ferramentas
que considero imprescindíveis:
a-) Agenda de Contatos,
separada por assunto: pedreiros, carpinteiros, eletricistas, encanadores,
clientes, fornecedores diversos separados por produtos que fornecem, etc
b-) Fluxo de Caixa:
relatório diário com saldo anterior, uma coluna para as contas a pagar, outra
para contas a receber, subtotalizadas por data e a última coluna com o saldo.
Aqui vai uma dica: sempre que puder, agende suas contas a pagar para os dias
10, 20 e 30 de cada mês ou faça semanalmente (por exemplo todas as
quintas-feiras). Desta forma, você terá mais de 20 dias úteis entrando dinheiro
no caixa e 3 ou 4 saindo. Contas como energia, água, condomínio, aluguel, posto
de combustível, mecânicos, fornecedores diversos (pedreiros, pintores, etc), tudo
isto pode ser agendado para ser pago nestes 3 dias do mês. Quanto aos fornecedores,
isto dependerá de seu "jogo de cintura" com cada
um deles.
c-) Balancete mensal: 3
relatórios.
O primeiro consiste em mostrar o resultado do período, se deu lucro ou
prejuízo. Para isto você precisa ter os custos dos seus produtos (ou serviços)
totalmente atualizados. Então, o relatório deverá constar de cada produto (ou
serviço) vendido, quantidade vendida, custo unitário, custo total, venda média
unitária, venda total, resultado (venda - custo).
O segundo relatório
demonstra as despesas ocorridas (contas pagas) por tipo de despesa: energia elétrica,
água, aluguel, salário, impostos sobre salários, impostos sobre vendas,
condomínio, combustível, viagens, etc. Você precisa ter este relatório expresso
em 12 colunas (mês a mês) e uma coluna final com o total do ano para cada tipo
de despesa. Esta forma é a mais indicada para sua melhor visualização e tomada
de decisão na hora de planejar os necessários
acertos financeiros ou estratégicos.
O terceiro relatório é a
Posição de Caixa. Este relatório começa sempre com o "Saldo
Anterior". A seguir você expressa as entradas (recebimentos) em cada
modalidade (cheque, dinheiro, cartão de débito, cartão de crédito, depósito em
conta corrente). Depois você expressa as
saídas (pagamentos) em cada modalidade (cheque, dinheiro, cartão de débito,
débito em conta corrente). Em seguida, calcula o "Saldo Atual" =
Saldo Anterior + Entradas - Saídas.
Parte-se então para a
"Apuração do Caixa", ou seja, conferir se juntando todos os recursos
disponíveis a somatória dará o "Saldo Atual Calculado". Soma-se o
dinheiro em caixa e os saldos dos bancos. São
estes os lugares de onde saiu dinheiro e
para onde entrou dinheiro. Esta soma necessariamente
tem que dar igual ao "Saldo Atual Calculado" e ele expressa uma
disponibilidade imediata de dinheiro para a
empresa.
Próximo passo: apurar
quanto de deve e quanto se tem a receber nas diversas modalidades. A receber:
duplicatas, cheques pré-datados, cartão de crédito (líquido). A pagar: por tipo de conta (água, energia elétrica,
salários, combustível, etc...). Tanto no contas a pagar quanto receber, recomenda-se fazer 6 colunas (atrasados, mês
anterior, mês atual, mês seguinte, total dos meses subsequentes e total final)
para se ter uma ideia de quanto e quando este
dinheiro entrará/sairá da empresa. Eles representam uma entrada/saída estimada, pois ninguém pode garantir que todos
pagarão e que você pagará à todos, caso o seu fluxo não permita.
Isto vai te dar a
prioridade para fazer as cobranças e estabelecer os cortes nos créditos dos
clientes inadimplentes. Caso você tenha dívidas a pagar, procure equacionar o
problema para começar a saldar seus credores.
Penúltimo passo: Apurar os
estoques a preço de custo. O estoque precisa estar sempre sendo controlado, por razões óbvias. O contato com
o estoque deve ser frequente, evitando produtos avariados, fora do prazo de
validade, mal acondicionados (embalagens danificadas),
mal estocados, etc... Ao cuidar do estoque, não esquecer: estoque é patrimônio de curto e médio prazo.
Último passo: avaliação do
patrimônio (imóveis, veículos, equipamentos, etc).
POSIÇÃO FINANCEIRA
Saldo Anterior:
Entradas: din+che+chepre+cartão
déb+cartão créd+cre em conta
Saídas: din+che+chepre(pago)+cartão déb+deb em conta (*)
Saldo Atual: (Saldo Anterior + Entradas - Saídas) (1)
(*) o pagamento do cartão
de crédito foi feito em din ou che ou débito em conta, por isso não consta aqui
DEMONSTRATIVO DA POSIÇÃO
FINANCEIRA
Saldo em Caixa :
Saldo em Bancos:
Saldo Atual: (Caixa + Bancos) (2)
(2) tem que bater com o Saldo
Atual Calculado (1)
Total de Contas a Receber: (3)
Total de Contas a
Pagar : (4)
Sub-Total (2) + (3) -
(4): (5)
Receber em Atraso: (6)
Pagar
em Atraso: (7)
Sub-Total (5) + (6) - (7): (8)
Estoques: (9)
Patrimônio: (10)
Total
Final (8)+(9)+(10) (TF)
TF
expressa exatamente a sua situação financeira. Se no mês seguinte este TF der
menor que o mês anterior, você "está mais pobre"; se der maior, você
"está mais rico". Simples assim, como tem que ser a gestão de uma
empresa: SIMPLES E EFICAZ.
Esta
conta não tem como dar errado. Ela trabalha de forma simples com todos os
números da empresa, sem desprezar nada.
IMPORTANTE:
No CONTAS A RECEBER EM ATRASO, você pode (e deve) considerar apenas os
recebimentos em atraso normal e descartar os
recebimentos duvidosos.
d-)
Mensurar os valores que você deveria ter recebido há mais de 6 meses e não
recebeu. Estes, você deve considerar PERDIDO. Coloque advogado para receber,
mas de antemão, considere prejuízo. Neste caso, a apuração é simples:
1-)
Apure o total de vendas no período equivalente ao período de recebimento
considerado. Exemplo: Estamos em maio. Então, os 6 meses anteriores ao mês
retrasado são setembro, outubro, novembro, dezembro, janeiro e fevereiro. Some
o que você tem a receber vencido nestes meses. Agora some o faturamento
referente aos meses em que estes valores (inadimplentes) foram vendidos. Se
você apurou um faturamento de R$ 1.000.000,00 nos períodos que geraram as tais
vendas e uma dívida de R$ 30.000,00 (a receber) em seis meses. Significa que
nos últimos seis meses (sem contar o mês passado e o retrasado), você deixou de
receber 3% e estes estão "perdidos", você os entregará para um
advogado receber.
Primeira
orientação: Esses 3% deverão ser colocados no seu custo, acompanhados
mensalmente na tentativa de diminuí-los, assim você pode reduzir seu valor de
venda (já que o custo também diminuiu) e ficar mais competitivo no mercado.
Segunda
orientação: faça uma cobrança diária dos
meses passado e retrasado, trazendo este dinheiro para seu caixa e evitando que
estes casos cheguem nos 6 meses que serão dados como perdidos definitivamente.
Se
você tiver dúvidas em como utilizar estas
ferramentas de gestão tão importantes, não hesite em nos contatar por telefone
ou email. Teremos prazer em orientá-lo adequadamente.
Exemplos
de algumas planilhas:
Fluxo
de Caixa
Data Histórico A
Pagar A Receber Saldo
Saldo
Anterior Caixa 999.999
Saldo
Anterior Bancos 999.999
Saldo
Total Caixa + Bancos 999.999
11/11/11 XXXXXXXXXXXXXX 99.999 999.999
11/11/11
XXXXXXXXXXXXXX 99.999 999.999
11/11/11
XXXXXXXXXXXXXX 99.999 999.999
Sub-Total
Dia 11/11/11 99.999 99.999 999.999
12/11/11 XXXXXXXXXXXXXX 99.999 999.999
12/11/11
XXXXXXXXXXXXXX 99.999 999.999
12/11/11
XXXXXXXXXXXXXX 99.999 999.999
Sub-Total
Dia 12/11/11 99.999 99.999 999.999
Total
Final 99.999 99.999 999.999
Despesas
Ocorridas (Contas Pagas)
Código
Descrição Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Total
100.001 Aluguel
100.002
Energia Elétrica
100.003
Água
Sub-Total
200.001
Salários
200.002
Encargos sobre Salários
200.003
Comissões
Sub-Total
Total Geral
Contas
a Pagar
Código
Descrição atrasados mês mês mês próximos Total
anter atual seguinte meses
A Pagar
100.001
Aluguel
100.002
Energia Elétrica
100.003
Água
Sub-Total
200.001
Salários
200.002
Encargos sobre Salários
200.003
Comissões
Sub-Total
Total Geral
Contas
a Receber
Código Descrição atrasados mês mês mês próximos Total
anter atual seguinte meses
900.001
Duplicatas ou Carnet
900.002
Cartão de Crédito
900.003
Cheque Pré-datado
Total
Geral
Resultado Final
(Receber - Pagar) Totalizar cada uma das 6 colunas nesta linha subtraindo as contas a pagar das contas a receber.
