Com
os valores atuais e possivelmente maiores em futuro
próximo, do combustível, pneus, mão de obra, peças e pedágios,
dentre outras despesas, as transportadoras precisarão de muito esforço,
registrando tudo na ponta do lápis, organizando-se e até reinventando-se para
não serem "riscadas do mapa".
De cada 10 empresas no
Brasil, após 5 anos de existência, 7 fecham as portas e as transportadoras não
ficam muito fora destes números.
Não podemos errar no
básico. Temos que fazer a "lição de casa" todos os dias.
É trabalho
árduo, mas tem que ser feito. Então, a melhor hora para mudar a atitude de toda a empresa é agora.
Comece pensando por você,
que faz a gestão do negócio: faça um raio-X da
empresa que você gere. Escolha 5 ou 6 áreas principais para avaliar.
Faça uma autocrítica sobre sua postura profissional, bem como das áreas que estão sob seu comando, colocando-se na posição de cada um de sua equipe e atribua uma nota para cada um dos itens que você avaliar.
Estabeleça uma escala de prioridades para fazer as devidas avaliações e necessárias alterações.
Faça uma autocrítica sobre sua postura profissional, bem como das áreas que estão sob seu comando, colocando-se na posição de cada um de sua equipe e atribua uma nota para cada um dos itens que você avaliar.
Estabeleça uma escala de prioridades para fazer as devidas avaliações e necessárias alterações.
Reveja todas as rotinas dos
funcionários administrativos, aqueles que vendem o frete, os funcionários do
faturamento, do departamento financeiro, recursos humanos, recepcionistas, etc.
Ouça-os, apurando o que eles desejam que melhore e colha suas sugestões.
Converse com todos os
motoristas individualmente. Sinta o quanto eles estão envolvidos com a empresa.
Identifique o nível de satisfação de cada um, quais as melhorias que eles
propõem para a redução efetiva dos custos, quais os problemas que eles
enfrentam diariamente e como resolvê-los.
Tudo isto deve ser
criteriosamente anotado.
Faça uma reunião com todos
para poder ter propostas
de soluções interdepartamentais, ou seja: problemas surgidos em um departamento
que afetam diretamente outros. Nesta reunião estabeleça as prioridades, as
regras, as soluções a serem adotadas e
coloque tudo em prática o mais rápido possível.
Estabeleça um prazo para
uma nova reunião de avaliação e correção daquilo que não ficou a contento.
Saia um pouco do trivial.
Uma recepcionista poderá
muito bem fazer a cobrança da empresa por telefone;
Um chefe de manutenção, poderá fazer as compras;
Um faturista poderá
controlar o contas a pagar;
Um motorista poderá
colaborar muito na conservação do veículo sob sua responsabilidade;
Após esse
trabalho inicial, você verá que:
Muitos fazem coisas que
outros também fazem (duplicidade);
Há quem faça tarefas
desnecessárias (que são feitas há anos, sem qualquer necessidade e ninguém se
atentou para o fato);
Tarefas que deveriam ser
feitas, como controles, documentação, dentre outras e que não são feitas por
"falta de tempo";
Desperdício de tempo em
redes sociais, celulares, navegação por sites que nada possuem relacionado ao
trabalho, "cafezinhos" em excesso (ou abandono do posto de trabalho
para fazer algo inútil) e
diversas outras formas de ineficiência.
Algumas perguntas para
auxiliá-lo em seu levantamento:
Você possui controle do
vencimento dos seguros e licenciamento de cada veículo,
com acesso de
forma rápida e segura?
Você possui uma ficha para
cada veículo, com seus gastos, consumo de combustível por viagem, manutenção,
pedágios, bem como as receitas
(faturamento) destes veículos?
Existe uma ficha para cada
motorista com seus dados, caminhão que trabalha, multas, advertências,
ocorrências diversas?
Existe um programa de
treinamento em sua empresa para motoristas e funcionários administrativos?
Existe estudo frequente
para a aquisição de novos veículos ou substituição da frota, face aos gastos
com manutenção, bem como levantamento das linhas de financiamento existentes
para este fim?
Você tem o hábito de
escolher um motorista e efetuar uma viajem com o mesmo,
para saber "como as coisas andam de perto"?
Você tem controle sobre os pneus de sua frota,
inclusive sobre o posicionamento de cada pneu em seu respectivo eixo? Este
representa um dos maiores custos em transportadoras.
O consumo de combustível é
checado em função do
percurso percorrido, das estradas (serras,
planos, pista única ou dupla, etc), do tipo
de veículo, da carga transportada? Apresentam compatibilidade com padrões
previamente definidos ?
As diárias pagas aos
motoristas são suficientes ?
A comunicação entre os
motoristas e a empresa é eficaz ? Os custos desta comunicação são compatíveis
com as receitas advindas dos fretes?
Qual a frequência que seus
caminhões são impedidos pela fiscalização de prosseguirem viajem por razões simples que uma verificação preventiva
resolveria: placas penduradas, lâmpadas queimadas, excesso de peso, falta de
documentação do veículo e/ou da carga, tráfego em horário proibido, avarias no
veículo que o impedem de trafegar, CNH do motorista vencida, licenciamento do
veículo vencido, etc?
Com este material de caráter geral e preliminar você já tem como dar
um grande passo para reorganizar sua empresa
de transportes. Se julgar necessário, não hesite em contratar um consultor especialista no assunto: isto poderá melhorar e acelerar os resultados pretendidos.
