O Trabalho de Um Consultor

A profissão "Consultor Empresarial" existe há várias décadas, mas apesar de toda informação disponível nos meios de comunicação, muitos ainda não compreendem o seu papel no universo empresarial.

Guardando e respeitando as diferenças entre as profissões, vou usar uma analogia bem simples entre a Consultoria e a Medicina: O Consultor se ocupa da saúde das empresas, enquanto o médico se ocupa da saúde das pessoas e animais (médicos veterinários).

Assim, temos Consultores generalistas, que conhecem a fundo o funcionamento de uma empresa e Consultores especialistas, que conhecem a fundo, mas não com tanta amplitude, o funcionamento das empresas e especializou-se (agora sim,  com profundidade e amplitude) em uma determinada área.

Normalmente, o Consultor generalista, funciona como um "maestro": ele não precisa saber tocar todos os instrumentos. Ele precisa sim, conhecer música com profundidade + amplitude e saber extrair o melhor de cada músico (que são os especialistas executores), para que o resultado final da "música tocada" seja o melhor possível.

O Consultor generalista irá fazer levantamento profundo e amplo de todas as áreas da empresa, identificar os pontos fortes e fracos, fortalecer o que já está bem, criar as soluções individualizadas para cada ponto fraco, sempre respeitando a identidade da empresa, seus valores, sua cultura, sempre oferecendo aos gestores os melhores caminhos.

Lembremos que um Consultor, nunca é o "dono da verdade". Ele é um profissional experiente e que junto com os gestores, buscam as melhores soluções. Em boa parte do tempo, o Consultor consegue "extrair" dos gestores, as soluções que os mesmos nem sabem que possuem.

O Consultor generalista, precisa ter sempre em mente a ideia de "time" e procurar conversar com todos os demais prestadores de serviços da empresa: Contadores, Advogados, Técnicos em Informática, Recursos Humanos, Medicina e Engenharia do Trabalho, etc. Sempre que entender que se faz necessária a opinião de um "especialista", o Consultor generalista deve expor a questão à seu contratante (gestor da empresa) para que "entre em campo" o profissional da área necessitada. 

Exemplos:

O Consultor generalista detecta a necessidade da empresa investir em outros ativos além da própria empresa: então, precisa-se de um Consultor em Investimentos, que só cuida desta área.

A empresa chegou no ápice no tocante à Recursos Humanos e faz-se necessário treinamentos específicos, plano de cargos e salários, premiações, etc. Necessário contratar um Consultor em RH.

O Consultor generalista deixou a empresa totalmente organizada e esta possui uma frota de 200 veículos, os quais precisam de plano de manutenção preventiva e preditiva, controle de gastos,  plano de renovação da frota, etc. Necessita-se de um Consultor em Gestão de Frotas.

De toda forma, o maestro continua sendo o Consultor generalista, que vai manter "azeitada" toda a equipe interna e externa (contratados). Claro que estamos falando de extremos: normalmente um Consultor generalista experiente, consegue resolver a quase totalidade das questões de uma empresa, raramente precisando trazer colegas para opinarem em áreas específicas. Mas, necessário se faz entendermos que muitas vezes o "generalista" não está apto a resolver tudo, assim como um médico clínico geral nem sempre tem como resolver todos os problemas de saúde de seus pacientes.

Acima de tudo, será sempre importante que você tenha algumas diretrizes em mente, antes de contratar um Consultor generalista que seja "profissional de verdade":

a-) O Consultor não tem obrigação de agradar ao gestor. Ele está lá para ser verdadeiro, diagnosticar e sugerir soluções. O foco do Consultor é a empresa e nunca o empresário.

b-) O Consultor vai dizer muitas coisas que o gestor não gostará de ouvir. O gestor tem que entender que o Consultor sempre fala de ideias e não de pessoas e portanto nunca é pessoal em suas colocações.

c-) Esteja sempre muito bem preparado para as reuniões com o Consultor. Ele discutirá cada assunto com você, deixará "tarefas" para você fazer e na próxima reunião, o aproveitamento dependerá de você ter concluído sua parte, para avançarem buscando novas questões.

d-) Todo Consultor pode e deve ser questionado no detalhamento das soluções que apresentar. Não existem "assuntos proibidos". Não pode existir melindres de ambas as partes. De forma respeitosa as abordagens devem ser amplas e profundas.

e-) O Consultor tem, por obrigação, posicionar o gestor detalhadamente sobre cada área de sua empresa, emitir sua opinião sempre técnica (e portanto nada pessoal), sugerir soluções, ouvir atentamente o gestor e chegar-se à um consenso para a solução de cada questão apresentada.

f-) A Consultoria não é luxo,  nem "frescura" e nem modismo. Ouço muito dizer que "quem é bom já nasce feito e não precisa de Consultor". Não vejo desta forma. Uma pessoa pode ser excelente investidor, empreendedor, negociante, ter excelente visão de futuro e ainda assim não ter todas as ferramentas que um Consultor possui na gestão do negócio. Alguém que "sabe tudo sobre tudo" eu ainda não conheci, inclusive Consultores. A humildade em dizer "não sei", procurar "quem sabe" e gerir seu negócio com a ajuda daqueles que conhecem mais sobre algumas áreas, sempre levarão o empresário à um patamar acima de onde se encontra.

Todo Consultor é um Professor: aprender-ensinar, ensinar-aprender, aprender a ensinar, ensinar a aprender.

 

ORGANIZANDO SUA EMPRESA

1-) Esqueça o "jeitinho": toda "gambiarra" levará você ao prejuízo.

2-) Não coloque a sua vida, a vida de outrem e a vida de sua empresa em risco. Gestão, é para profissionais:

 3-) Planejamento, bem como a execução da forma correta, evita problemas futuros

ORGANIZE SUA EMPRESA

Uma empresa precisa ter saúde perfeita para sobreviver às mais diversas ocorrências ao longo de sua existência, como acontece com as aeronaves. Nenhum avião fica "velho" se lhe for dada a necessária manutenção, bem como atualização de seus "aviônicos". Os aviônicos representam aquele arsenal de instrumentos instalados para garantir segurança, conforto, eficiência e performance de toda aeronave.

Se você está sentindo que sua empresa "não deslancha", mesmo tendo ótimas vendas. Se você sente que "algo que você desconhece" está dificultando melhores resultados, então é o momento exato para você fazer um "check-up" em sua empresa. Todo check-up consiste em: a-) diagnóstico detalhado   b-) levantamento das causas dos problemas     c-) propostas para a solução dos entraves encontrados. De nada adianta diagnosticar o problema e buscar uma ou mais soluções, sem entender "o real motivo" dos problemas diagnosticados, pois o problema vai voltar.

Maioria das vezes, se faz necessário a contratação de um profissional para esta tarefa.

Importante que seja um profissional com algumas características: experiência comprovada, tenha compromisso com o resultado e não em lhe agradar dizendo aquilo que você deseja ouvir, seja investigador de cada detalhe, seja agregador valorizando os talentos existentes na sua empresa inclusive prestadores de serviços.

Este profissional precisa atuar de verdade como um Maestro: não precisa saber tocar todos os instrumentos, mas precisa conhecer MÚSICA profundamente para extrair o melhor de cada músico e saber integrar todos os músicos da orquestra (que é a sua Empresa). Assim, este profissional extrairá o melhor de: sua equipe interna e também os externos como Contadores, Advogados, Medicina Ocupacional, Segurança, Informática, Marketing, Transportes, etc. Impossível um profissional entender de todas estas matérias. Mas, com experiência comprovada em GESTÃO, ele saberá integrar todos estes profissionais, extrair o melhor de cada um e  SUA EMPRESA colherá os melhores frutos.

Cito algumas áreas que devem ser sempre investigadas em amplitude e também profundidade por este profissional, entendendo o funcionamento de cada área ao conversar com a equipe interna e prestadores de serviços: contabilidade, tributos, processos trabalhistas-tributários-operacionais-criminais em andamento, sistemas de informática (software), computadores+periféricos+redes+internet (hardware), frota própria ou frete terceirizado, manutenção corretiva e preventiva de veículos e equipamentos da empresa, produtividade considerando máquinas e pessoas ligadas à cada tarefa, custos fixos, custos variáveis, margens de lucro, ponto de equilíbrio (break even point), produtos não rentáveis e desnecessários, produtos não rentáveis e necessários, parcerias, empresas concorrentes, área geográfica de atuação, equipe de vendas (interna e externa), divulgação da empresa e seus produtos, fatores e/ou atitudes que estão colaborando para os maus resultados da empresa, dentre outros.

Este "pente fino" com a posterior correção de rumos, desde que bem implementado e seguido à risca pelos gestores da empresa, colocará a empresa nos trilhos e a mesma poderá aumentar suas vendas e muito melhor que isto: certamente aumentará sua margem de lucro.

De nada adianta vender cada vez mais, se todas as áreas citadas no parágrafo acima, comprometerem o lucro real de empresa. Não importa "quanta água entra na caixa". O que importa é "quanta água sobra na caixa" ou seja: o dinheiro que você colocará em seu bolso.

Se você não se julga capaz de fazer este trabalho, procure um profissional que o ajude nesta tarefa.

 

Uma justa homenagem

 Foram até aqui 72 matérias, 12 anos de publicações !

Você participou rigorosa e absolutamente de todas elas desde fevereiro/2009, fazendo-me a revisão de tudo: conteúdo (principalmente), gramática, ortografia, "tom" de cada texto (amaciando "a bola" sempre que necessário). Nada passava, sem que o seu sempre genial sentido das coisas me norteassem.

Como sempre dizíamos um para o outro: "Many thanks" ! Valeu demais, Rubens Tavares Lima ! Para mim o "Rubão" de sempre.

Certamente as próximas matérias terão a sua colaboração de sempre: por outros meios, claro... já que eu e você acreditamos na imortalidade do Ser.

Mais uma vez, pois já lhe disse isto pessoalmente: "many thanks", por termos trocado de função (a seu pedido) no texto para a Palestra "O Silêncio", você como redator e eu como revisor. Foi top demais ! E mesmo num texto tão sério, o qual teria tudo para ser um texto "carrancudo", conseguimos fazê-lo leve e nos divertimos muito, sem perder a devida seriedade.

Valeu, meu brother. Que Deus o tenha. Até um dia !

"Joseph", como você me chamava.

03/06/1933 - 13/02/2021

 

Organizando sua empresa para o pós pandemia

Em uma crise severa como esta, causada pela pandemia do coronavírus, foi necessário que muitos gestores reinventassem suas empresas. Alguns, rapidamente conseguiram "virar a chave" e em poucos dias já estavam funcionando, guardadas as limitações do isolamento social. Mas para muitos ramos, não houveram "boas ideias" ou "grande criatividade" que evitassem que seus negócios fossem muito afetados pela natureza do negócio em si, por exemplo: agências de viagem, aviação, bares, shoppings dentre outros. Nestes casos, a demanda caiu verticalmente, não havendo receitas e somente despesas, muitas empresas fecharam.

Boa parte das empresas brasileiras, não possuem capital de giro com grande folga. Em paralelo, também nunca se preocuparam em realizar uma gestão austera em suas operações e finanças. Tentando minimizar parte do problema, o Governo Federal lançou linhas de financiamento à médio prazo e com carência para o início dos pagamentos. Trabalhando há mais de 25 anos como Consultor Empresarial, nunca assisti tamanha crise, com consequências muitas vezes catastróficas na vida das empresas e consequentemente das pessoas envolvidas.

Se a "torneira que entra água" (vendas) não está jorrando, faz-se ainda mais necessário, controlarmos a "torneira que sai água" (despesas), com controles austeros. Paralelamente você precisa estudar cada operação de sua empresa, tentando fazer mais, em menos tempo, com menos recursos e se possível melhorar a qualidade. Isto automaticamente irá melhorar suas margens de lucro.

Uma "tomografia" em toda a empresa, identificando pontos a serem melhorados, custos a serem reduzidos, receitas alternativas como fonte extra de renda, capacitação de sua equipe, enfim: é necessário repensar a empresa como um todo.

Pensemos numa indústria desde a entrada de um pedido de vendas, a compra de matérias primas, a produção, a entrega (transporte), o recebimento das duplicatas, a recompra por parte do cliente. Você tem medido o quanto "aquele pedido" te deixou de lucro ? Isto também vale para o comércio e para a prestação de serviços:

Posso colocar R$ 110.000,00 de produtos nas mãos do Vendedor A, que me deixa R$ 10.000,00 de lucro líquido, com prazo médio de recebimento de 60 dias, inadimplência de 4%, perdas (não recebíveis) de 0,5%.

Então coloco R$ 100.000,00 de produtos nas mãos do Vendedor B, que me deixa R$ 8.500,00 de lucro líquido, com prazo médio de recebimento de 15 dias, inadimplência de 1% e ZERO de perdas (só vende para quem paga).

Qual a melhor performance: Vendedor A ou Vendedor B ?

Este raciocínio vale para os Clientes e estende-se à cada produto da empresa: qual cliente, qual produto, me deixa maior margem, menor prazo médio de recebimento, menor inadimplência e perdas próximo de zero ?

Muitas vezes, fazemos uma venda à um único cliente, que representa 30% do faturamento da empresa, ficamos muito contentes, mas não medimos os parâmetros acima descritos e ao longo do tempo não entendemos porque o caixa está baixo, porque o capital de giro sumiu.

Algumas empresas estão batendo recordes de vendas ! Estão felizes, pois seus empreendimentos estão em linha com aquilo que está sendo consumido neste momento. Exemplo: móveis, material de construção, pet (alimentos e embelezamento), equipamentos médicos, dentre outros. A pergunta: estão produzindo e entregando dentro do menor custo, menor tempo, melhor qualidade e auferindo melhores margens de lucro ? Ou somente estão "aproveitando a boa maré" ?

Consultores especializados e com anos de experiência, dispõem das ferramentas certas para colocarem sua empresa nos trilhos. Este profissional não representará um "aumento em suas despesas". Dedique-se ao seu negócio e deixe para que cada profissional cuide da área para a qual se preparou por anos. Se você tem uma doença séria, procure um médico especialista e experiente no assunto, no lugar de ficar se auto medicando. Assim, faça o mesmo com sua empresa e colha os melhores resultados.

Administração do Tempo: Técnica do Pomodoro.

A Técnica do Pomodoro é uma metodologia de gestão do tempo e foi desenvolvida no final dos anos 80 pelo italiano Francesco Cirillo, buscando uma forma de melhorar sua produtividade nos estudos.

Sua sistemática consiste em trabalhar por "fatias" de tempo, as quais são chamadas de  "Pomodoro".  O nome "Pomodoro" vem daqueles cronômetros de cozinha em forma de tomate. Cada pomodoro tem 25 minutos, durante os quais temos que trabalhar em  apenas uma tarefa e sem interrupções. Ao final de cada pomodoro,  devemos dar um tempo de 5 minutos.  A cada quatro tarefas,  devemos dar  um tempo maior, de 15 a 30 minutos.

Objetivos da Técnica do Pomodoro:

Aumentar seu foco

Aumentar sua produtividade

Reduzir ao máximo as interrupções (nada bem vindas, mas inevitáveis)

Gerenciar melhor o tempo de cada tarefa

Como consequência reduzir sua ansiedade, a qual também é uma das causas de estresse.

Funcionamento da Técnica do Pomodoro:

No começo do dia, crie uma lista com todas as tarefas  a realizar. Para isto, você pode usar papel, aplicativo de celular, arquivo no computador, etc. Separe em duas listas: tarefas planejadas e tarefas não planejadas.

Escolha uma tarefa para começar de acordo com as prioridades estabelecidas entre as tarefas anotadas. Cronometre 25 minutos (1 pomodoro) e comece a trabalhar nesta tarefa. Depois que a tarefa terminar, dê baixa com um "X" na tarefa e faça uma pausa de 5 minutos. Importante: faça o "X" e a pausa de 5 minutos mesmo se não tiver concluído a tarefa.  Ao retornar, continue trabalhando na mesma tarefa por mais 25 minutos, até concluí-la. Ao terminá-la, risque-a definitivamente da lista. A cada quatro tarefas, faça uma pausa de 30 minutos ao invés de 5.

Tenha absoluta disciplina e controle sobre as interrupções que possam ocorrer durante as tarefas. Classificamos dois tipos de interrupções: internas e externas.

As interrupções internas são aquelas que partem de quem executa o trabalho.

Checar Whatsapp, checar mensagens, fazer telefonemas, verificar e-mails, pesquisar na Internet, medicamentos que precisa tomar, falar com alguém, etc. Estas tarefas (que causam interrupções internas) são deixadas para depois.  Anote-as junto às tarefas não planejadas e ao lado da tarefa que estiver fazendo, marque um "I" (de interna), para  saber-se   ao longo de cada tarefa, quantas interrupções internas ocorreram.

As interrupções externas são aquelas que partem do ambiente: alguém solicita uma informação ou nova tarefa, você precisa atender ao telefone, etc. Todas as interrupções externas também devem ser deixadas para depois, a menos que sejam de urgência.  Ao optar por resolver depois a nova tarefa (causada por uma interrupção externa), anote-a junto às tarefas não planejadas (para resolver depois) e ao lado da tarefa que estiver fazendo, marque um "E" (de externa) para você saber quantas interrupções externas sofreu.

Francesco Cirillo enfatiza que a maioria das interrupções não são tão urgentes que não possam esperar que se termine uma tarefa, já que um "pomodoro" dura apenas 25 minutos.  Assim, se você for interrompido, por exemplo, aos 19 minutos de uma tarefa, certamente o assunto poderá esperar 6 minutos até que você conclua aquele "pomodoro". Lembremos: as interrupções tiram o foco e até  a retomada da linha de pensamento,  já perdeu-se muito tempo.

As tarefas "não planejadas", que foram surgindo ao longo da execução dos trabalhos, receberão a mesma metodologia que descrevemos até aqui.

É necessário que se respeite alguns parâmetros para o sucesso da Técnica do Pomodoro:

Fazer apenas uma tarefa por pomodoro. Duas tarefas, dois pomodori e assim por diante.

Concluindo uma tarefa antes de 25 minutos, utilize o tempo restante para verificar se a tarefa foi perfeitamente concluída (qualidade).

Não ultrapasse os 25 minutos de cada pomodoro, mesmo que faltar apenas alguns minutos para concluir a tarefa. Seja disciplinado: faça a pausa recomendada no método e recomece outro pomodoro, concluindo a tarefa.

Se for necessário interromper uma tarefa, anule o pomodoro. Recomece outro pomodoro com a tarefa interrompida assim que possível.

A disciplina, observações e anotações na aplicação do método, fará com que você otimize seus resultados a cada aplicação. Isto trará benefícios como:

Melhor avaliação na determinação dos tempos para executar cada tipo de tarefa,  refinando a sua técnica.

Conscientização e correção com relação às interrupções externas e principalmente internas.

Algumas pessoas  costumam frequentemente interromper e adiar diversos trabalhos, sem ter uma razão aceitável para isso.  A correta aplicação da metodologia "Pomodoro",  deverá auxiliar na redução dessas ineficiências e beneficiar o gestor na administração de seu tempo.

Consultoria Preventiva

Se o seu negócio vai indo bem ou "mais ou menos" bem, é compreensível que você não esteja tão preocupado em otimizá-lo. A velha crença: "Time que está ganhando, não se mexe !". Mas na prática, sabemos que as coisas não funcionam desta forma e até podemos dizer: "Time que está ganhando, pode ganhar ainda mais!" ou "Time que está ganhando, pode melhorar muito!" (para garantir que continue vencedor),  dentre outras possíveis afirmações.

Todo empreendimento pode ser melhorado em alguma área: redução de custos (para isto é necessário conhecê-los profundamente), treinamento de pessoal, aumentar as vendas (volume), melhorar os lucros (vendas com qualidade), melhorar a comunicação na empresa (interna e externa), otimizar a qualidade dos serviços e/ou produtos produzidos, firmar seu nome no mercado, resolver questões societárias,  hierárquicas, tributárias (reduzir seus gastos com impostos de forma eficiente e dentro da lei),enfim,  tudo em uma empresa que pode e deve ser revisado e melhorado.

Quando as coisas já vão mal ou de mal à pior, nos vem à mente a busca por ajuda externa: a contratação de uma Consultoria. O trabalho demanda tempo para levantamento e  efetivação das devidas correções em cada área. Muitas vezes o problema  que se instalou é tão grande que inevitavelmente deixará conseqüências negativas naquela área e até em outras áreas, devido à interdependência entre os setores da empresa.

Uma empresa que não trabalha preventivamente pensa que tudo está funcionando bem  e, por imprudência, não  pensa em melhorias e ajustes. De repente, surgem problemas, causando sérios prejuízos, que poderiam ter sido evitados ou consideravelmente atenuados.

As atitudes preventivas, estabelecidas por intervenções constantes dos gestores em cada setor, mantém a empresa saudável, sempre "azeitada", bem mais pronta para as possíveis ocorrências e em constante estágio de otimização. É a antiga e famosa técnica KAIZEN: melhorias continuas. O gestor que mantém uma sistemática de intervenções constantes em sua empresa, dificilmente será pego de surpresa por planos econômicos, mudança na legislação tributária, etc.  Os problemas surgirão, mas os prejuízos serão bem menores para aqueles que possuem a empresa na palma da mão, sob controle.

Adote a sistemática da prevenção em sua gestão,  

Faça planejamento tributário,

Cheque a qualidade dos serviços prestados por sua equipe,

Tenha seus custos sob controle e reduza-os sempre que possível,

Melhore a comunicação em sua empresa,

Tenha sua frota de veículos e parque de máquinas sob total controle,

Mantenha impecável a Contabilidade de sua empresa. Contabilidade não é assunto somente do Contador,

Trabalhe melhor o volume de suas vendas e otimize seus lucros,

Faça-se conhecer mais e melhor por seus clientes com uma sistemática de transparência e propague sua empresa para alcançar novos mercados.

Sempre que necessário, contrate ajuda externa. Busque por Consultores que tenham ótima reputação no mercado, com trabalho de qualidade comprovado.

A prevenção bem feita, resulta sempre em melhoria de custos, qualidade, lucros, segurança operacional e pessoal. 

Curso "Gestão de Empresas"

Amigos:

Acabo de lançar o curso "Gestão de Empresas" pela Internet.

Um curso completo para empresários iniciantes e ótima oportunidade de atualização para os empresários mais experientes. 

São 29 vídeos, 10 testes de auto-avaliação, 3 planilhas. Procuramos abordar a maioria dos assuntos relacionados à gestão de uma empresa.

Para conhecê-lo acesse o link abaixo.  E se desejar: 
Matricule-se !           Garanto que vale a pena fazer !

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Por favor divulgue entre seus contatos.


Muito obrigado

Engo. José Rubens TAVARES Lima