Temos falado com frequência em melhorar a administração de recursos, fazer economia, acabar com desperdícios, reduzir custos, otimizar as vendas, adequar e capacitar a equipe, controlar a qualidade, etc. Hoje quero falar de um grande vilão nas empresas: “O Retrabalho”.
Este causa problemas nas mais diversas áreas de uma empresa: tempo perdido, materiais perdidos, atraso na entrega e por conseqüência prorrogação para você faturar e receber (o que provavelmente comprometerá seu fluxo de caixa). Cito ainda: qualidade comprometida pela “correria” de ter que refazer, marca negativa na imagem da empresa e credibilidade, dentre outros.
O ideal é fazer uma vez só, dentro do padrão exigido, no prazo certo e no custo certo. Isto implica em ter a empresa a capacidade de manter os padrões exigidos consistentemente.
Para isto ocorrer vamos citar algumas etapas, que podem ser aplicadas igualmente com sucesso, em prestação de serviços, indústria e comércio.
Um pedido de venda mal tirado, dará origem à uma entrega de um produto indevido e portanto a um retrabalho. Uma peça mal feita, mal produzia, dará origem a retrabalho. Um atendimento mal feito em qualquer área da prestação de serviços, obrigará você a intervir novamente em seu cliente: retrabalho à vista. Ao ler cada item abaixo, analise a relação com seu trabalho, independentemente do que você faz.
a-) Certifique-se do que você precisa entregar. Faça as perguntas necessárias e obtenha os documentos ou instruções.
b-) Verifique se tem disponível todos os recursos de que precisa antes de começar a fazer. Providencie o que for necessário no devido tempo.
c-) Se o trabalho a ser feito por sua empresa representa uma ou mais etapas do processo total, tenha certeza de que aquilo que está chegando até você, está dentro do padrão exigido, caso contrário, não conduza o processo adiante e tome as providências necessárias com urgência.
d-) Faça o trabalho seguindo as normas da empresa e também os padrões exigidos para cada produto ou serviço. Utilize sempre as ferramentas necessárias e se houver necessidade, os equipamentos de proteção individual.
e-) A cada etapa, certifique-se que a etapa anterior foi bem concluída. É importante que todo trabalho seja sempre dividido em etapas. Com “porções” menores (etapas), fica mais fácil você controlar e agir rapidamente. Se você é o responsável por todas as etapas, fica mais fácil este controle. Caso contrário, verifique se àquilo que está chegando até você, poderá ser dada a devida continuidade.
f-) Ao entregar sua parte (independente se ela é o trabalho total ou parte dele) , faça-o com a certeza de que tudo o que dependeu de você, está 100%.
g-) Qualquer observação a ser feita, procure fazer por escrito sempre que possível.
h-) Se houver necessidade de refazer um trabalho, inicialmente procure entender os motivos que levaram à reprovação deste. Assim os mesmos erros não mais serão cometidos. Depois, com calma, procure avaliar da forma mais abrangente possível, o prejuízo causado com aquele retrabalho. Esta avaliação produzirá um efeito muito positivo em você para as próximas vezes que tiver que fazer o mesmo trabalho.
i-) Não procurar culpados é fundamental. Procure os erros, procure a solução, envolva todo o pessoal necessário, resolva o problema, sempre de forma proativa e assertiva. Procurar culpados para punir é perder tempo e isto acaba disfarçando erros importantes. Reveja o processo, ajuste o que for necessário, usando uma forma que todos tenham conhecimento do assunto.
j-) Sempre que possível, com calma e com a ajuda de todos, busque alternativas para cada tarefa. Desde a recepção de um cliente, atendimento telefônico, emissão de um pedido de vendas, emissão de uma ordem de serviço, uma reunião (em todos os níveis), processos industriais, estocagem, compras e enfim, toda tarefa, sempre poderá ser melhorada continuamente. Estas revisões constantes eliminam possíveis falhas, melhoram a qualidade e contribuem para a excelência do serviço prestado.
Estou à sua disposição. Escreva-me ou ligue-me. Este é meu trabalho: Organizar Empresas, otimizar procedimentos, reduzir seus custos, melhorar a qualidade de seus produtos e serviços.
