Muitas vezes se confunde “O Controlar” com “O Vigiar”. Quem vigia não tem tempo de ganhar dinheiro, de prosperar, de progredir em seu negócio. Controlar é administrar recursos, empregando-os sempre da melhor forma e na quantidade adequada ao que desejamos obter. Entenda-se por recursos: pessoas, dinheiro, energia (todo tipo de energia), materiais, tempo, etc. Depois da administração, vem a otimização, que é a melhoria dos controles que criamos. O Administrador que vigia está sempre pensando na punição. Aquele que controla está sempre pensando no melhor proveito dos recursos que possui. Um empreendimento vive de suas receitas e despesas. Raramente vemos hoje empreendimentos que dêem aquelas margens de lucro líquido estratosféricas. Se os altos custos de matéria prima, somados aos altos custos operacionais, não conseguirem reduzir a sua margem de lucro à valores irrisórios, fique sossegado: Os impostos o farão! A concorrência e o consumidor jogam o valor de venda de seu produto lá embaixo. Os custos + impostos jogam o custo total lá em cima. Resultado: margens de lucro cada vez menores. E o Empreendedor precisa lucrar! É normal, aceitável, compreensível que todo empreendimento pode e deve lucrar, pois: nenhum empreendedor monta um negócio para empatar ou perder dinheiro. Se você não pode aumentar o valor de venda de seu produto, então reduza seus custos! É neste momento que entra a ferramenta CONTROLAR. Um único artigo não será suficiente para falarmos sobre todos os controles que precisaremos para aumentarmos nossas margens de lucro líquido. Abordaremos detalhadamente a questão em mais de um artigo. Você, caro leitor, poderá dizer: “mas ele acha que vou passar o dia todo controlando tudo e todos quando na verdade, deveria passar meu dia vendendo e buscando novos clientes”. Afirmo à você: a-) muitas empresas estão hoje proibidas de vender (isto mesmo: proibidas de vender), pois estão tão desorganizadas e descontroladas que se receberem uma demanda 50% acima do seu volume normal de vendas, vão ter enorme prejuízo para entregarem, podendo inclusive comprometer a sua própria sobrevivência b-) você não precisa fazer tudo o tempo todo, para isto existem profissionais no mercado, que entendem deste assunto e farão as adequações necessárias à sua empresa, liberando você e sua equipe para “ganharem dinheiro”. O importante é que você seja o ponto de partida, que você QUEIRA que seu empreendimento seja bem controlado e portanto muito mais rentável.
Iniciemos pelo Controle de Pessoas: este é o principal, deverá ser seu ponto de partida. O quê seu funcionário faz na Internet ? Abre emails pessoais ? Baixa arquivos anexados aos seus emails pessoais, a ponto de contaminar as máquinas da empresa com vírus ? Fica grudado o dia todo com Orkut, MSN, Emails, manda arquivos, recebe arquivos, etc ? Você já avaliou o tempo perdido por um funcionário que passe ao todo uma a duas horas diárias na internet ? Você acha que estou exagerando ? Então observe para ver, você vai levar um susto! Sem contar o prejuízo caso ele contamine as máquinas de sua rede (o vírus nunca afeta uma máquina só).
Um funcionário precisa fazer o que lhe foi pedido (sem procrastinar: “enrolar”) e não fazer o que lhe foi pedido para não fazer. Isto já significa muito tempo ganho e certamente sobrará tempo para o extra: criar! Um funcionário precisa ter tempo sobrando para criar coisas novas e apresentar à você, pois é ele quem está diretamente ligado ao trabalho e terá as melhores soluções. Estimule a criatividade.
Ações consideradas “desperdiçadores de tempo” pelos melhores especialistas em Administração do Tempo: fofoca, rodinhas, leitura de material que não seja pertinente ao trabalho, atendimento de celular particular, atendimento e ligações telefônicas particulares feitas em aparelho convencional da empresa, venda de rifas-bolões-convites-objetos e afins dentro da empresa, paradas excessivas para cafés e fumo, internet fora do foco da empresa, resolução de problemas pessoais em horário de trabalho, recebimento de visitas no horário de trabalho, intromissão em outros setores da empresa sendo que o seu tem muito à ser melhorado, conversa paralela com outro funcionário (tirando-o também de seus afazeres), estender-se mais do que o necessário em ligações telefônicas (falando do tempo, do jogo de bola, do final de semana, etc), explicando-se mais do que o necessário (tem gente que para dar “bom dia” faz um discurso de formatura), tentando enxergar “detalhes” (agulha no palheiro) num perfeccionismo sem o menor sentido, etc. Estes são alguns fatores que “roubam” o tempo de seu funcionário e depois ele te diz: “não fiz isto porque não tive tempo”. Claro, estava ocupado com o que não precisava...
Até o próximo bate papo.
Continuaremos com a parte 2...
