Imagine se alguém abrisse para você uma conta bancária (conta corrente) onde todos os dias fossem depositados R$ 86.400,00 (oitenta e seis mil e quatrocentos Reais). Apenas uma condição lhe é colocada: gastar todo o dinheiro até o final do dia, pois amanhã, mais R$ 86.400,00 serão depositados para você. Ao final do dia, se você gastou esse "recurso" da melhor forma, é porque administrou corretamente aquilo que lhe fora dado. Se sobrou dinheiro na conta ou se faltou, você administrou mal os recursos e, nos próximos dias, poderá comprometer os R$ 86.400,00 que virão, provavelmente tendo que usá-los para suprir a má administração do dia anterior. Analogamente, com o tempo também é assim: Ao acordarmos, "ganhamos" 86.400 segudos (24 horas) para fazermos deles aquilo que quizermos. Caberá à cada um administrar da melhor forma este "recurso" que chamamos de Tempo. Veja a seguir algumas dicas sobre a administração do tempo:
01-) Não se apresse. Pessoas que não têm tempo para fazer algo, sempre corrigem o tempo para fazer isto novamente. Erros freqüentemente acontecem quando você tem mais pressa para terminar um trabalho. Leve o tempo necessário para fazer o trabalho direito logo na primeira vez. Se você não pode adquirir tudo, pelo menos corrija as coisas mais importantes.
02-) Apenas se tiver dúvida, pergunte. Comunicações inadequadas são como cavidades durante seu tempo. Sem cerimônias, pergunte. Obtenha seu orgulho de um trabalho bem feito, não se pode adivinhar o que é requerido. Perguntar é mais rápido que tentar desperdiçar comunicações fraturadas. Você é respeitado por suas realizações, não pelo seu silêncio.
03-) Escreva calmamente. Fazer as coisas sem vontade não significa você está evitando sua memória -- você está simplesmente fazendo seu trabalho (com calma). Todos nós precisamos de lembranças para prevenir uma miríade de tarefas essenciais para não morrer de negligência. A caneta é mais poderosa que a espada -- e escreve melhor.
04-) Organize sua área de trabalho. Uma escrivaninha organizada não é o sinal de uma mente doente, é o sinal de uma mente organizada. Pessoas melhoram em exames quando são bem vistas, terão vantagens em vendas quando bem-organizado, e é mais produtivo o trabalho quando seus materiais são organizados ordenadamente. Lembre-se sua escrivaninha serve para minimizar interrupções e distrações. Se possível, tenha sua escrivaninha na área principal.
05-) Planeje seu dia. Se você não tem nenhum objetivo durante o dia, você terá um jogo emparelhado de resultados prováveis. Planos são como corrimões que nos guiam pelas distrações do dia e nos mantêm em curso. Planeje o que você fará ao começo do dia, avalie seu progresso, e meça os seus resultados ao fim.
06-) Programe suas tarefas. Trabalhos listados em uma "lista de afazeres" mostra sua intenção de trabalho; mas lembre-se, programando tarefas importantes em seu planejamento revela um compromisso para marcar suas tarefas como terminadas. Marque horários com você mesmo em momentos específicos para trabalhar em suas tarefas de prioridade. E tente manter esses compromissos.
07-) Mantenha seus arquivos organizados. O que mais atrapalha, é ter de achar qualquer coisa. Não mantenha documentos que você utiliza freqüentemente em qualquer lugar. Arquive temporariamente, não permanentemente, marque um "deslocamento temporário" coloque a data no papel que você pode precisar no futuro. Quando em dúvida, jogue fora. Ou guarde-os em um arquivo opcional.
08-) Não seja um perfeccionista. Se fizer com qualidade fez bem. Mas somente "bom" não significa perfeito; significa executar o que pretendeu. Não gaste quantias impróprias de tempo em tarefas que não requerem aquele grau de precisão ou perfeição.
09-) Tenha uma hora de sossego diariamente. Você não tem de estar perfeitamente quieto, nem tem que ser necessariamente uma hora. Mas todo o mundo precisa de tempo para poder refletir sobre um problema urgente, completar uma tarefa difícil, ou permitir que sua criatividade floreça. Se o ambiente não permite isto, mude de ambiente durante uma hora ou o que achar necessário. Essa hora pode ser chamada de "hora de enfoque".
10-) Respeite o tempo dos outros. Se todo mundo tratasse os outros como eles gostariam de ser tratados, não haveria as interrupções pessoais desnecessárias, telefonemas, mensagens eletrônicas e correspondência que a maioria das pessoas dispensam. Acumule suas perguntas mais freqüentes, referente às tarefas e interrompa menos os outros.
11-) Papel de manivela só uma vez. Isso é, quando possível. Nem mesmo olhe a sua caixa de correio até que você tenha de 30 a 60 minutos disponível para revisar isto. Para você apanhar cada pedaço de papel, ou esmagar, delegar, arquive-os, ou seja, programe um tempo para fazer isto depois. A mesma coisa aplica-se para seus e-mails.
12-) Use e siga seu arquivo. Quando você revisa seu correio, você não atrasa suas coisas. Sempre marque a data que você pretende trabalhar nisto ou naquilo em seu planejador, e coloque a papelada na sua data correspondente e siga seu arquivo. Se for uma prioridade, e levará uma meia-hora ou mais para completar, de fato bloqueie o tempo em seu planejador.
13-) Não procrastine. Procrastinando você estará tirando o que é melhor de ser acabado agora do que depois. Se a sua tarefa é muito extensa para completar sente, separe a tarefa em grandes pedaços e faça um pouco de cada vez. Se for desagradável, faça isto agora e ganhe tempo em cima disto. Coisas que desperdiçam tempo causam tensão e ajudam a deixar a vida desagradável para você e para os outros.
14-) Livre-se de revistas. Não as deixe acumular. Imediatamente arranque os artigos que você quer ler e precisa, os mantenha em uma “pasta de papéis que já leu”, e jogue fora as revistas. Ou fotocopia os artigos se as revistas não podem ser destruídas. Se você não está ganhando muito de olhar as revistas, cancele sua subscrição.
15-) Tenha tempo para a família. Não use seu planejador exclusivamente para atividades de trabalho. Mantenha horário e tempo, pessoal e familiar em seu planejador, até porque, as atividades que estão marcadas normalmente são as primeiras a serem completadas. Tenha certeza que todo mundo na família tem o próprio planejador. Faça um planejamento e tenha um tempo para a família toda semana.
16-) Diga "não" mais vezes. Algumas pessoas dizem "sim" para os outros, simplesmente porque eles estão disponíveis ou não querem ofender. Tenha certeza de que o pedido é compatível com suas metas antes de você concordar. Tenha muito respeito por seu tempo como você tem com o tempo das pessoas. E lembre-se, toda vez você diz "sim" a uma pessoa, você estará dizendo "não" para qualquer outra coisa que você poderia fazer para e por você.
17-) Registre suas conversas de telefone. Não confie em sua memória. Faça notas em um bloco de papel que você deve deixar sempre ao lado do telefone. Indique qualquer ação requerida de sua parte anotando rapidamente à direita da página. Apague quando for completado. Provavelmente você será menos interrompido se você está anotando, sua concentração melhorará, e você não esquecerá de como seguir em frente. Você também terá um registro preciso do que foi discutido.
18-) Delegue mais. Este é o maior poupador de tempo de todos; porque libera tempo de tarefas mais importantes. Se você não tem ninguém para delegar, peça para seus provedores que o ajude. Ou delegue a um computador. Você pode livrar-se de enviar fax, discar o telefone, ou enviar e-mail. Esteja à procura de equipamentos que salvam o tempo e materiais que ajudarão livrar seu tempo. Não delegue nada que pode ser eliminado.
19-) Subscreva as informações condensadas. Procure receber suas informações em resumos grossos com especificações e instruções, subscrevendo-os em cassetes ou jornais como Instruções específicas de Comunicação, Extremidade Executiva ou Relatório de Reunião de Diretoria. Utilize o seu tempo livre, para revisar certos materiais.
20-) Tenha um só planejador. Use o mesmo planejador para programar trabalhos e atividades familiares. Você só tem uma vida para compartilhar, assim mantenha só um planejador ou você terá prioridades contraditórias. Evite a necessidade de duas entradas de planejamento. Leve o planejador com você quando você for para reuniões, seminários, viagens, ou até mesmo quando estiver em casa.
21-) Evite tensão. Reconheça que você não pode fazer tudo ou ser todas as coisas e todas as pessoas ao mesmo tempo. Seja organizado, efetivo e eficiente; e só porque se enganou, não que dizer que deva fazer o impossível. Não é o ambiente que é stressante, mas sim a sua reação para isto, isso faz o dano. Sua saúde deve ser seu item de número um na sua lista de prioridades. Sem isto você é de pequeno uso a qualquer um.
22-) Pratique o Princípio de Pareto. Esta regra sugere que 80% de seus resultados são alcançados por 20% das coisas que você faz. Enfoque nas prioridades, e se tudo não é feito, deixe as tarefas menos importantes.
23-) Escreva suas metas. Tempo é vida. Não perca chances. Determine onde você gostaria de estar em 10 ou 5 anos e ponha essas metas por escrito. Então determine tempo e horário para você trabalhar naquela direção. Onde você estará em 10 ou 5 anos; isso é determinado por você pelo que está fazedo hoje, amanhã e semana que vem.
24-) Assista menos reuniões. Muitas pessoas gastam horas de trabalho em reuniões. Questione a necessidade de sua freqüência. Se você pode contribuir ou beneficiar igualmente escrevendo algumas notas ou fazendo algumas ligações rápidas, faça assim. Reuniões freqüentemente consomem quantias impróprias de tempo. E, tempo é dinheiro.
