Para que um projeto ou mesmo uma simples tarefa sejam cumpridos com máxima qualidade, no tempo certo, usando os recursos adequados, com ocorrência mínima de erros possível, é necessário que haja uma comunicação eficiente entre todas as partes envolvidas.
Além da comunicação verbal em si, devemos considerar os gestos, a expressão do olhar, a entonação de voz, a postura, o vocabulário. Para transmissão de informações, orientações e ordens complexas, de grande importância ou para muitos destinatários, a comunicação por escrito é mandatória, para que seja bem entendida, respeitada e seja também útil como registro da ação ou fato em questão.
Aquele que fala, deverá fazê-lo pausadamente, buscando um tom de voz agradável e audível, adequando o seu vocabulário ao ouvinte, passando sua mensagem com clareza, olhando nos olhos de seu interlocutor, procurando certificar-se durante sua fala se o ouvinte está entendendo a mensagem e por fim checar se a mensagem total foi entendida e será levada à cabo.
Aquele que ouve, deverá fazê-lo atentamente, com boa vontade, sem interromper desnecessariamente quem fala, olhando nos olhos do interlocutor. Ao final da mensagem, deverá fazer as perguntas que julgar necessário para certificar-se do perfeito entendimento.
Uma reunião entre departamentos, uma entrevista, uma ordem dada, um simples atendimento telefônico pode causar grandes estragos se a comunicação não for bem sucedida. Para isto devemos nos valer da ferramenta "fazer perguntas". Saber perguntar, destrinchar um assunto é fundamental. Na dúvida, pergunte quantas vezes for necessário, até você entender. Evite as perguntas fechadas, que resultem como resposta somente o "sim" e o "não". Faça perguntas abertas, onde quem responde possa expor seu pensamento.
Elimine as intimidades desnecessárias e prejudiciais em um ambiente de trabalho profissional e sério: "meu querido", "meu amor", "meu anjo", "meu bem", etc... Isto não deve ser permitido na comunicação empresarial.
Valem as mesmas restrições para gírias e modismos: "vou estar mandando", "com certeza", "mano", "véio", "meu", "faz parte", etc...
Seja objetivo e positivo, dizendo o que você quer que o outro faça e não o que você não quer. Diga: "Certifique-se de levar tal ferramenta". Não diga: "Não se esqueça de levar tal ferramenta".
Não forme a frase no condicional: "Eu gostaria de agradecer". Diga: "Eu agradeço". "Eu gostaria", dá a impressão de que você não quer mais agradecer.
Substitua a palavra "tentar" por "faça". A palavra "tentar" dá idéia de “convite ao erro” e você deseja assertividade, firmeza, persistência para alcançar os objetivos.
Esqueça o "eu acho". "Achismo" não tem lugar no campo profissional. Emita sua opinião se estiver convicto dela. Caso contrário, prefira não opinar... Informe-se, estude melhor o caso e posteriormente dê sua opinião com convicção.
Uma boa dica para você é: ler, ler muito. Isto melhorá o seu vocabulário.
Busque melhorar ao máximo a sua comunicação e isto o ajudará muito no seu sucesso profissional.
