Clientes - O maior patrimônio da sua empresa

Nos próximos anos, para as empresas que entenderem a sua verdadeira razão de existir, certamente não haverá crise que as segure. Seja a Indústria, o Comércio ou a Prestação de Serviços, a razão mais forte para uma empresa existir são OS CLIENTES. A população está aumentando, a migração para determinados centros está aumentando, os incentivos municipais para se construir empreendimentos nas cidades, também está aumentando e trazendo empresas grandes para cidades com franco poder de desenvolvimento. Com isto, as exigências aumentam significativamente e o cliente clama por: qualidade, durabilidade, valor justo, prazo de pagamento, confiabilidade e, dentre outras tantas exigências, o cliente pede claramente “ATENDIMENTO”. Simples assim: “Quero ser muito bem atendido”. O bom atendimento começa no primeiro contato: por telefone, no balcão, na visita ao cliente, recebendo-o em seu escritório. A equipe precisa estar muito bem treinada (inclusive os gerentes, diretores e proprietários), todos falando a mesma língua (para ninguém entrar em contradição), todos interessados no CLIENTE. Sem pedantismo, sem “melação”, sem afetações, com seriedade, respeito e acima de tudo falando a verdade. Lembremos sempre que a verdade não precisa ser “administrada” enquanto que a mentira tem “várias versões”, e administrar a mentira toma muito tempo (que pode ser usado de forma mais util). Entenda o que o seu cliente quer (nos detalhes), comunique-se com ele usando uma linguagem o mais próximo possível da linguagem dele (existem treinamentos específicos para isto, inclusive utilizando-se da Programação Neurolinguística), coloque-se no lugar dele (empatia), encante-o de verdade, e você terá um cliente satisfeito por muito tempo. É difícil hoje em dia falarmos em fidelização de clientes, mas encantando os seus clientes, dificilmente eles terão razões para procurarem outro fornecedor. Esqueça os modismos, os chavões, as frases montadas: seja natural, objetivo e verdadeiro e esta atitude vai fazer a diferença. Cada profissional deverá saber fazer muito bem aquilo à que se propõe. Contrate uma empresa séria (que saiba realmente fazer sem ficar testando soluções), para estruturar todo o mecanismo de atendimento de sua empresa. Será um dos seus melhores investimentos, porque conhecimento, quando colocado na prática corretamente, sempre trará bons resultados. Bons negócios, um forte abraço e até breve...

Programas e Apostilas para Engenharia Civil

Aos colegas Engenheiros Civis, encontrei o link abaixo, contendo programas e apostilas específicos para Engenharia Civil, abrangendo diversos temas: cálculo estrutural, iluminação, hidráulica, CAD, orçamentos, planejamento, dentre outros. Boa navegação !

http://www.ecivilnet.com/

Controlando seus Custos

Um parâmetro que necessariamente o empresário precisa ter na palma da mão é a DESPESA de sua empresa. Para onde foi o dinheiro ? Para onde está indo ? Para onde vai no próximo mês ? Se o empresário não fizer esta “lição de casa”, com 100% de certeza, terá problemas com seu fluxo de caixa, seja à curto, médio ou longo prazo, mas terá. Profecia ? Não, não se trata de uma profecia, um jogo de adivinhação ou querer “jogar um balde de água fria” no estímulo do empreendedor. Trata-se de uma realidade global. Dinheiro nunca “suportou desaforos”, mas há 10 ou 15-20 anos atrás, o sistema econômico no mundo, “permitia” certos deslizes. Hoje, face às margens de lucro estarem muito justas, por qualquer erro que se cometa em relação às despesas (mal planejadas) de uma empresa, certamente teremos problemas muito maiores à curto e médio prazo, do que há 10 ou 20 anos. Para você ter as despesas super controladas, inicialmente há que se cuidar dos CUSTOS de sua empresa. Quanto sua empresa custa “paradinha”, sem fazer nada ? Quanto custa para se produzir algo (indústrias) ou adquirir um produto para ser vendido (comércio) ou realizar um trabalho (prestação de serviços) ? Como ficam os custos desta empresa “paradinha” quando começa a produzir/comprar e vender/prestar serviços ? Você pode controlar estes custos, a partir de um programa de computador, uma planilha eletrônica e até mesmo manualmente. O primeiro passo é criar um PLANO DE CONTAS GERENCIAL. Esqueça o plano contábil (deixe isto para seu Contador resolver), crie um plano gerencial, que expresse todos os tipos de gastos em todas as áreas da empresa: energia elétrica, telefone fixo, telefone celular, água, combustível, viagens, impostos (separar cada um), salários, comissões, etc. Crie primeiramente uma conta mestra que abrigará as demais contas abaixo dela. Exemplos: Impostos (conta mestra) que abrigará as sub-contas (ICMS, IPI, IRRF, INSS, etc). Despesas Operacionais (conta mestra) que abrigará as sub-contas (telefone fixo, telefone celular, energia elétrica, água, etc). Depois, crie os Centros de Custos. Para isto, tenha em mãos o Organograma da Empresa. Atribua um código para cada setor da empresa. A partir deste ponto, você deverá ter um programa de computador ou uma planilha (em ultimo caso, terá que fazer manualmente), que receba os dados e posteriormente emita um relatório informando quais foram os gastos em cada setor (centro de custos), em cada tipo de despesa (plano de contas gerencial), no período que você estabelecer. Necessário estabelecermos alguns conceitos: a-) O produto fabricado (industria), terá seu custo baseado na sua composição (matérias primas e embalagens) b-) O produto adquirido (comércio) para ser vendido posteriormente terá o seu custo baseado na nota fiscal de compra c-) O serviço prestado terá seu custo baseado no salário direto do pessoal envolvido com aquele serviço d-) Devemos lembrar no caso dos produtos adquiridos (matérias primas e produtos para revenda) de somarmos os fretes da compra para cada produto e-) Por enquanto vamos esquecer os créditos de impostos na compra f-) Calculado os custos dos produtos ou serviços, deveremos “repassar” aos mesmos as demais despesas (operacionais, impostos, administrativas) g-) Não podemos confundir “contas pagas” com “custos”. Exemplo: Você encontra uma matéria prima à um bom preço e resolve estocar-se para 4 meses, isto não é custo ! Você compra um carro à vista, não poderá colocar o valor total deste carro no custo do mês ! Você paga um seguro de veículo ou de imóvel à vista, não poderá dizer que este valor total está no custo daquele mês ! h-) Os impostos pagos (já considerados os débitos e créditos) deverão ser computados versus o faturamento do mês à que eles pertencem e estabelecido o percentual que representam na “sua empresa”. Com estes critérios observados, você terá em mãos o custo em si, daquilo que está vendendo, os custos adicionais (impostos, administração, operações) e poderá fazer os cortes desta ou daquela despesa (plano de contas), especificamente no setor (centro de custos) que for necessário. Acrescente-se à isto a sua margem de lucro (líquido) e você terá calculado o seu preço de venda. Com estes dados em mãos por 3 ou 4 meses, você saberá o percentual das despesas operacionais, administrativas e impostos, sobre o seu faturamento. E, a partir daí, poderá valer-se de uma fórmula simplificada para calcular o preço de venda de seu produto ou serviço. PV=C / ( 1 – OP/100 - AD/100 – IM / 100 – ML / 100) onde, PV=Preço de Venda, C = Custo do Produto em Sí, OP=% de despesas operacionais com relação ao faturamento, AD=% de despesas administrativas com relação ao faturamento, IM=% de impostos com relação ao faturamento, ML=% de margem de lucro liquido desejado. O assunto em questão é bastante complexo e tentamos ao máximo simplificá-lo, para que você tenha um ponto de partida. Qualquer dúvida, envie-nos um email, teremos enorme prazer em atendê-lo. Bons negócios !

Negociando com Estrangeiros

Grande parte de meus clientes negociam com estrangeiros, seja importando ou exportando. Por conta das primeiras reuniões (dada a insegurança natural), sempre sou questionado sobre como deve ser o comportamento. Faço aqui uma pequena cartilha com algumas dicas para facilitar a vida daqueles que desejam entrar nesse maravilhoso mundo do Comércio Exterior.

Atrasos e toques não são bem aceitos na etiqueta internacional

Michelle Achkar

Você pode não trabalhar numa multinacional ou ter contato frequente com estrangeiros em sua carreira. Mas, em um mundo cada vez mais globalizado, esses encontros podem acontecer e, aí, é bom estar preparado. A maneira como se comporta pode significar contratos fechados, futuras parcerias ou nada feito. No mundo empresarial, ainda vale o ditado antigo: em Roma, aja como os romanos.

Entre as gafes mais comuns cometidas por brasileiros está o tratamento do tempo e a mania de tocar as outras pessoas. "O brasileiro é sempre muito efusivo e se excede na intimidade, o que é uma falta grave em qualquer cultura", diz a consultora de empresas Maria Aparecida Araújo, da empresa Etiqueta Empresarial.

A especialista explica que existe uma zona íntima que corresponde a um diâmetro de 50 centímetros em volta do corpo. "Só deve ser ultrapassado se o outro assim desejar. Deve ser assim até na nossa cultura, mesmo quando somos criados com muito toque."

No oriente as pessoas fazem uma reverência antes do aperto de mão, pois o toque acontece apenas depois que se criam laços. Há relatos de negócios perdidos, como quando um empresário brasileiro deu um tapinha nas costas de um cliente romeno.

A receita é simples: aguarde que o outro se movimente e sinalize que tipo de contato gostaria de ter.

Mas espere. Já que temos de nos adaptar a hábitos da cultura alheia, os estrangeiros não podem se acostumar com o cumprimento brasileiro de dar beijos no rosto?

"Não, porque mexer com a zona íntima das pessoas é algo muito delicado e também porque vale o esforço de encantar esse cliente", reforça Maria Aparecida.

Estudar antes

Na dúvida, o melhor é coletar o maior número possível de informações. E não apenas sobre a cultura do país de origem do contato estrangeiro, mas de preferência com a própria pessoa. Nas hierarquias mais altas, o contato pode ser feito pelas secretárias de ambos.

Isso porque, além de noções gerais sobre a cultura, é possível deparar-se no encontro com questões particulares, como restrição à bebida ou alimentares, por questões religiosas, superstições ou situações pessoais. "Perguntar não ofende, presumir, sim", diz Maria Aparecida.

A empresária Kelly Amorim, sócia da joalheria Carla Amorim, compartilha da sugestão da consultora. "Aprendi que a boa educação é a melhor língua no mundo dos negócios, e todo esforço percebido para nos adaptar à cultura local é bem-vindo e bem-visto. Honestidade, boas maneiras e pontualidade são as melhores maneiras de se ter sucesso em qualquer lugar do mundo", diz.

Tudo é questão de tempo

O outro item crucial no contato com executivos de outros países é o tratamento do tempo. Pontualidade é fundamental. Não há discussão nesse ponto. Mesmo que você possa ficar esperando um cliente ou parceiro árabe ou espanhol. "Apesar de não serem pontuais, avaliam mal se alguém se atrasa", afirma Maria Aparecida Araújo.

A consultora explica que os povos tratam o tempo de maneira diferente e que isso vai além de respeitar o horário de uma reunião. "De um lado estão os que dispõem de tempo curto, querem respostas rápidas e resolver os assuntos em poucos minutos. Do outro, estão os que tratam as coisas devagar."

No primeiro grupo estão os britânicos, alemães, holandeses e belgas, além dos americanos, com quem se pode até abordar aspectos jurídicos logo no primeiro contato.

Os executivos dos Estados Unidos são os mais objetivos nessa categoria. Mas o tratamento do tempo não é tão simples como parece. Para alguns povos, o discurso deve ser objetivo, mas os acordos não podem ser fechados tão rapidamente. "Em países do Oriente e Oceania, é preciso adubar o terreno para depois negociar, criar laços e construir confiança."

Presente

Na moda entre as empresas, brindes corporativos podem não ser bem-vistos. Por exemplo, japoneses não devem receber facas como presentes e nunca se presenteia a mulher ou a família de um árabe.

Um executivo de Dubai pediu para comprar o presente que um brasileiro tinha oferecido a sua mulher, assim ele poderia lhe dar, diz Maria Aparecida, que lembra do caso de um executivo norte-americano, presidente de uma empresa em visita ao Brasil, presenteado com um quadro com pintura de um nu artístico. Ele teve de recusar o objeto porque era evangélico ortodoxo.

Mulheres em negociação

Apesar de ganharem cada vez mais espaço no mundo dos negócios, em algumas culturas, executivas do sexo feminino ainda não são bem-vindas. "No mundo árabe e no Japão onde a mulher ainda tem papel secundário, a empresa deve optar por mandar um homem na primeira negociação e depois poderá colocar uma mulher nas próximas reuniões", diz a consultora.

Confira 10 dicas para não errar em negociações com estrangeiros

Edvalda Bomfim

1) Nunca se atrase para uma reunião

Pode até ser que seu interlocutor perdoe o fato, mas o atraso pode significar também perda de negócios. É sempre melhor você ficar esperando, do que deixar outro na espera.

2) Não toque no corpo da pessoa sem que ela sinalize o gesto antes

Muitas culturas não permitem uma proximidade física como estamos acostumados no Brasil. Regra: veja como os outros se comportam e copie. Não tem como errar.

3) Jamais dê tapinhas nas costas ou beijinhos no rosto

Idem ao número 2. Tapinhas nas costas já causaram perda de negócios. Beijinhos, então, podem ser catastróficos.

4) Colete o máximo de informações sobre os hábitos do país de origem do executivo e, se possível, sobre ele mesmo

A dica deve ser levada a sério para evitar gafes como servir bebida alcoólica a uma pessoa que não bebe. Já aconteceu de um alto dirigente de uma empresa ser recepcionado numa happy hour onde a bebida corria solta. Problema: ninguém sabia que o visitante era alcoólatra e não podia beber. Quando o seu assessor viu, tentou ajeitar a situação. Tremenda saia-justa.

5) Não presenteie japoneses com facas

É uma ofensa, afinal a faca é uma arma e pode significar belicosidade entre as partes. Afinal, eles não usam nem como talheres, pois comem com o hashi, que é de madeira. Sugestão: leia de novo a regra 4.

6) Nunca dê presentes a mulheres ou familiares de árabes

O sexo feminino ainda é tratado de forma diferente no mundo árabe e muçulmano do que no mundo ocidental. Presente para a esposa de algum executivo pode ser ofensa séria.

7) Antes de apertar as mãos de um japonês, faça uma breve reverência com o corpo

Lembre-se sempre, a questão do toque é delicada, mesmo sendo um simples aperto de mão. Assim, a reverência é feita para se criar um laço de amizade e aí sim, o aperto é permitido.

8) Jamais boceje sem cobrir a boca com as mãos

Bocejar em uma reunião de negócios é uma tremenda falta de educação, tanto aqui quanto na China ou em qualquer outro país. Se o fuso horário não der trégua, seja então o mais discreto possível e tente esconder.

9) Não dê risadas muito exageradas ou gargalhadas

Principalmente se estiver perante japoneses e chineses, que não exibem a boca aberta. É por isso que cobrem a boca quando sorriem.

10) Mulheres, atenção às roupas

Isso até no dia-a-dia deve ser regra. Se você for uma executiva e tiver de lidar com culturas em que a figura feminina ainda ocupa lugar secundário, toda atenção é pouca. Nada de querer mostrar que se no Brasil pode uma regata, lá também pode.

Negociando com Árabes:

Não se deve subestimar a capacidade intelectual e profissional dos empresários Árabes.

Nas reuniões de trabalho, não se deve falar em negócios diretamente. Destinar uns minutos aos assuntos familiares e sociais é importantíssimo.

Os beijos nas bochechas, como forma de saudação, significa que existe uma amizade já consolidada, o mesmo que apertar a mão.

Não sentar-se com as pernas cruzadas mostrando a sola dos sapatos para o interlocutor, j á que se considera isto um desrespeito ao anfitrião

Respeitar os jejuns e não fumar quando é o mês do Ramadã. Evite viajar neste mês, é o mês da reflexão e oração Muçulmana.

Na cultura Árabe as pessoas mais velhas são muito veneradas.

Sempre agradeça a generosa hospitalidade de seu anfitrião

Jamais fale de um árabe para outro árabe

Espere até que lhe ofereçam o café feito das cinzas e não se furte de provar esta delícia, assim como os chás que na sua chegada lhe oferecerão.

Lembre-se que ser chamado de “Habib” (querido) é um passo ao encontro de uma amizade duradoura.

Saiba que a cultura árabe continua, mesmo que tenham saído de seu país de origem, por isso, respeite as vestimentas, tradições e mantenha um comportamento observador.

Negociando com Chineses

• Cumprimentos: a etiqueta chinesa proibia qualquer contato físico e eles continuam a cultivar a distância. Cumprimentam-se entre si apertando as próprias mãos. Ainda hoje só dão apertos de mãos aos estrangeiros e apenas quando são a eles apresentados. Apertam as mãos e inclinam a cabeça ao mesmo tempo. A cultura chinesa trata com deferência as pessoas mais velhas e por isso, mesmo que se trate de uma reunião de negócios, a equipe é sempre alinhada a partir da pessoa mais velha até os mais novos e os cumprimentos devem ocorrer nesta ordem;

• Formas de tratamento: os sobrenomes chineses vêm à frente do nome, diferenciando-se do Brasil e outros países. Um reflexo da cultura coletivista chinesa: o nome de família é mais importante que o nome individual. Valorizam muito o título acadêmico, que é seguido do sobrenome. Apesar da China ser um País de regime comunista, o estrangeiro não deve tratar ninguém por “camarada”;

• Cartões de visita: é um instrumento de trabalho imprescindível. Ao serem entregues são recebidos pelos chineses com as duas mãos e observados com toda atenção, visto tratar-se de um País onde a hierarquia é cultivada em todos os aspectos. Nunca deve ser entregue com a mão esquerda, pois em toda a Ásia esta mão é tida como impura;

• As negociações: são longas e precedidas de muito chá e simpatia. Enquanto para o norte americano, “tempo é dinheiro”. Para os chineses, “tempo é tempo” e “dinheiro é dinheiro”. Eles acreditam que a paciência é sinônimo de caráter forte, sendo um valor agregado a qualquer negociação. Ao mesmo tempo em que seguem o protocolo com toda rigidez, lançam mão das leis do “feng shui” e da astrologia antes de tomarem qualquer decisão. Mesmo que haja um intérprete, não se deve falar olhando para ele, mas para o chefe da delegação chinesa, mesmo que este não esteja entendendo uma só palavra do que está sendo dito. Na China, nunca se deve olhar fixamente para os olhos da pessoa com quem se fala, a menos que o propósito seja embaraçá-lo e pode ser interpretado como um confronto hostil.

O sorriso também, naquelas paragens, não é sinal de alegria ou simpatia, mas de constrangimento.

• A troca de presentes: faz parte do ritual da negociação. Mas, ao ser recebido, não deve ser desembrulhado na presença de quem o ofereceu. A cor do papel também deve ser pensada previamente, pois as cores na China têm um código simbólico muito complicado. O branco e o azul cobalto, por exemplo, são associados ao luto e ao cemitério, devendo ser evitadas mesmo em embrulhos, enquanto que o dourado é uma cor muito apreciada. Assim como, nunca devem ser oferecidos quatro objetos, sejam eles flores, livros, etc., pois o ideograma que representa a palavra quatro “shi” é igual ao da palavra morte. Da mesma forma, não se deve oferecer um relógio, mesmo que seja um chique “Rolex”, pois, para eles significa a contagem do tempo para a morte ou assistir um parente moribundo;

Outros detalhes:

Comparar a China com o Japão é uma gafe imperdoável. Os chineses orgulham-se de pertencer a uma das civilizações mais antigas do planeta.

Os chineses evitam, a qualquer custo, negar diretamente a pessoa ou contradizê-la em público. Eles não são diretos e objetivos, porque não acham legal deixar o outro constrangido, ou, como eles mesmo dizem, fazer a pessoa “perder a face”. Por isso, faça a mesma coisa e evite falar algo que irá prejudicar a harmonia do ambiente.

Dê o máximo de informações sobre a sua empresa em mandarim. Leve um folder na língua deles e também em inglês, já que nem todos falam inglês com perfeição.

Eles utilizam muito o silêncio, o que significa que estão refletindo. O silêncio pode ser interpretado como a busca de uma resposta mais adequada à situação. Não fique agoniado e nem pressione.

O chinês tem mania de querer conhecer o profissional. Ele irá perguntar se é casado, se tem filhos, bem como questionará o porquê caso estas respostas sejam negativas. Para nós, pode parecer invasivo, para os chineses não é.

Desejo-lhes os melhores negócios, vá em frente e boa sorte !

Contratando um Especialista

Nos dias atuais, são muitas as pessoas trabalhando no mercado de consultoria geral e informática, mas poucos são realmente profissionais sérios e com experiência.
De nada adianta contratar alguém que desenvolva para você um projeto (seja Informática ou Consultoria Geral) e depois não dê à sua empresa o suporte e as ferramentas necessárias para mantê-lo funcionando adequadamente, de forma que você obtenha o melhor resultado com relação àquilo que contratou.
O profissional que fará a diferença, deverá ter qualificações específicas, ser estudioso, criterioso, ter experiência em várias áreas e enxergar a sua empresa como um todo. Não adianta colocar um "curativo" aqui e outro ali. A empresa precisa "respirar" organização e metodologias adequadas para o seu melhor desempenho em todos os setores. É fundamental saber interligar os setores da empresa e saber a repercussão das atividades de um setor em outro.
No momento de contratar serviços na área de informática e consultoria geral, procure certificar-se das qualificações do profissional que você está contratando, não exite em pedir referências e checar as informações.

A escolha certa fará a grande diferença no resultado final. Se você errar, poderá não ter a oportunidade de escolher novamente...

Os 5 Esses da Organização Oriental

A cultura oriental, com sua enorme disciplina, nos disponibiliza uma ferramenta muito eficaz para nos auxiliar na organização de uma empresa. Chamada de forma simples "OS 5 Esses", sua aplicação deve ser orientada por um profissional experiente no assunto. Consiste em 5 etapas a serem estudadas e aplicadas à realidade de cada empresa, de forma particular e acima de tudo, o empresário deverá ter como propósito a garantia de sua manutenção, para a preservação do trabalho.

A seguir citaremos brevemente cada etapa à título de informação e podemos garantir que sua empresa ficará "mais leve" no dia a dia.

Seiri (senso de utilização): separar as coisas necessárias das desnecessárias;

Seiton (senso de organização): ordenar e identificar as coisas, facilitando encontrá-las quando desejado;

Seisou (senso de zelo): criar e manter um ambiente físico agradável;

Seiketsu (senso de higiene): cuidar da saúde física, mental e emocional de forma preventiva;

Shitsuke (senso de disciplina): manter os resultados obtidos através da repetição e da prática.

Administração do Tempo

Imagine se alguém abrisse para você uma conta bancária (conta corrente) onde todos os dias fossem depositados R$ 86.400,00 (oitenta e seis mil e quatrocentos Reais). Apenas uma condição lhe é colocada: gastar todo o dinheiro até o final do dia, pois amanhã, mais R$ 86.400,00 serão depositados para você. Ao final do dia, se você gastou esse "recurso" da melhor forma, é porque administrou corretamente aquilo que lhe fora dado. Se sobrou dinheiro na conta ou se faltou, você administrou mal os recursos e, nos próximos dias, poderá comprometer os R$ 86.400,00 que virão, provavelmente tendo que usá-los para suprir a má administração do dia anterior. Analogamente, com o tempo também é assim: Ao acordarmos, "ganhamos" 86.400 segudos (24 horas) para fazermos deles aquilo que quizermos. Caberá à cada um administrar da melhor forma este "recurso" que chamamos de Tempo. Veja a seguir algumas dicas sobre a administração do tempo:

01-) Não se apresse. Pessoas que não têm tempo para fazer algo, sempre corrigem o tempo para fazer isto novamente. Erros freqüentemente acontecem quando você tem mais pressa para terminar um trabalho. Leve o tempo necessário para fazer o trabalho direito logo na primeira vez. Se você não pode adquirir tudo, pelo menos corrija as coisas mais importantes.

02-) Apenas se tiver dúvida, pergunte. Comunicações inadequadas são como cavidades durante seu tempo. Sem cerimônias, pergunte. Obtenha seu orgulho de um trabalho bem feito, não se pode adivinhar o que é requerido. Perguntar é mais rápido que tentar desperdiçar comunicações fraturadas. Você é respeitado por suas realizações, não pelo seu silêncio.

03-) Escreva calmamente. Fazer as coisas sem vontade não significa você está evitando sua memória -- você está simplesmente fazendo seu trabalho (com calma). Todos nós precisamos de lembranças para prevenir uma miríade de tarefas essenciais para não morrer de negligência. A caneta é mais poderosa que a espada -- e escreve melhor.

04-) Organize sua área de trabalho. Uma escrivaninha organizada não é o sinal de uma mente doente, é o sinal de uma mente organizada. Pessoas melhoram em exames quando são bem vistas, terão vantagens em vendas quando bem-organizado, e é mais produtivo o trabalho quando seus materiais são organizados ordenadamente. Lembre-se sua escrivaninha serve para minimizar interrupções e distrações. Se possível, tenha sua escrivaninha na área principal.

05-) Planeje seu dia. Se você não tem nenhum objetivo durante o dia, você terá um jogo emparelhado de resultados prováveis. Planos são como corrimões que nos guiam pelas distrações do dia e nos mantêm em curso. Planeje o que você fará ao começo do dia, avalie seu progresso, e meça os seus resultados ao fim.

06-) Programe suas tarefas. Trabalhos listados em uma "lista de afazeres" mostra sua intenção de trabalho; mas lembre-se, programando tarefas importantes em seu planejamento revela um compromisso para marcar suas tarefas como terminadas. Marque horários com você mesmo em momentos específicos para trabalhar em suas tarefas de prioridade. E tente manter esses compromissos.

07-) Mantenha seus arquivos organizados. O que mais atrapalha, é ter de achar qualquer coisa. Não mantenha documentos que você utiliza freqüentemente em qualquer lugar. Arquive temporariamente, não permanentemente, marque um "deslocamento temporário" coloque a data no papel que você pode precisar no futuro. Quando em dúvida, jogue fora. Ou guarde-os em um arquivo opcional.

08-) Não seja um perfeccionista. Se fizer com qualidade fez bem. Mas somente "bom" não significa perfeito; significa executar o que pretendeu. Não gaste quantias impróprias de tempo em tarefas que não requerem aquele grau de precisão ou perfeição.

09-) Tenha uma hora de sossego diariamente. Você não tem de estar perfeitamente quieto, nem tem que ser necessariamente uma hora. Mas todo o mundo precisa de tempo para poder refletir sobre um problema urgente, completar uma tarefa difícil, ou permitir que sua criatividade floreça. Se o ambiente não permite isto, mude de ambiente durante uma hora ou o que achar necessário. Essa hora pode ser chamada de "hora de enfoque".

10-) Respeite o tempo dos outros. Se todo mundo tratasse os outros como eles gostariam de ser tratados, não haveria as interrupções pessoais desnecessárias, telefonemas, mensagens eletrônicas e correspondência que a maioria das pessoas dispensam. Acumule suas perguntas mais freqüentes, referente às tarefas e interrompa menos os outros.

11-) Papel de manivela só uma vez. Isso é, quando possível. Nem mesmo olhe a sua caixa de correio até que você tenha de 30 a 60 minutos disponível para revisar isto. Para você apanhar cada pedaço de papel, ou esmagar, delegar, arquive-os, ou seja, programe um tempo para fazer isto depois. A mesma coisa aplica-se para seus e-mails.

12-) Use e siga seu arquivo. Quando você revisa seu correio, você não atrasa suas coisas. Sempre marque a data que você pretende trabalhar nisto ou naquilo em seu planejador, e coloque a papelada na sua data correspondente e siga seu arquivo. Se for uma prioridade, e levará uma meia-hora ou mais para completar, de fato bloqueie o tempo em seu planejador.

13-) Não procrastine. Procrastinando você estará tirando o que é melhor de ser acabado agora do que depois. Se a sua tarefa é muito extensa para completar sente, separe a tarefa em grandes pedaços e faça um pouco de cada vez. Se for desagradável, faça isto agora e ganhe tempo em cima disto. Coisas que desperdiçam tempo causam tensão e ajudam a deixar a vida desagradável para você e para os outros.

14-) Livre-se de revistas. Não as deixe acumular. Imediatamente arranque os artigos que você quer ler e precisa, os mantenha em uma “pasta de papéis que já leu”, e jogue fora as revistas. Ou fotocopia os artigos se as revistas não podem ser destruídas. Se você não está ganhando muito de olhar as revistas, cancele sua subscrição.

15-) Tenha tempo para a família. Não use seu planejador exclusivamente para atividades de trabalho. Mantenha horário e tempo, pessoal e familiar em seu planejador, até porque, as atividades que estão marcadas normalmente são as primeiras a serem completadas. Tenha certeza que todo mundo na família tem o próprio planejador. Faça um planejamento e tenha um tempo para a família toda semana.

16-) Diga "não" mais vezes. Algumas pessoas dizem "sim" para os outros, simplesmente porque eles estão disponíveis ou não querem ofender. Tenha certeza de que o pedido é compatível com suas metas antes de você concordar. Tenha muito respeito por seu tempo como você tem com o tempo das pessoas. E lembre-se, toda vez você diz "sim" a uma pessoa, você estará dizendo "não" para qualquer outra coisa que você poderia fazer para e por você.

17-) Registre suas conversas de telefone. Não confie em sua memória. Faça notas em um bloco de papel que você deve deixar sempre ao lado do telefone. Indique qualquer ação requerida de sua parte anotando rapidamente à direita da página. Apague quando for completado. Provavelmente você será menos interrompido se você está anotando, sua concentração melhorará, e você não esquecerá de como seguir em frente. Você também terá um registro preciso do que foi discutido.

18-) Delegue mais. Este é o maior poupador de tempo de todos; porque libera tempo de tarefas mais importantes. Se você não tem ninguém para delegar, peça para seus provedores que o ajude. Ou delegue a um computador. Você pode livrar-se de enviar fax, discar o telefone, ou enviar e-mail. Esteja à procura de equipamentos que salvam o tempo e materiais que ajudarão livrar seu tempo. Não delegue nada que pode ser eliminado.

19-) Subscreva as informações condensadas. Procure receber suas informações em resumos grossos com especificações e instruções, subscrevendo-os em cassetes ou jornais como Instruções específicas de Comunicação, Extremidade Executiva ou Relatório de Reunião de Diretoria. Utilize o seu tempo livre, para revisar certos materiais.

20-) Tenha um só planejador. Use o mesmo planejador para programar trabalhos e atividades familiares. Você só tem uma vida para compartilhar, assim mantenha só um planejador ou você terá prioridades contraditórias. Evite a necessidade de duas entradas de planejamento. Leve o planejador com você quando você for para reuniões, seminários, viagens, ou até mesmo quando estiver em casa.

21-) Evite tensão. Reconheça que você não pode fazer tudo ou ser todas as coisas e todas as pessoas ao mesmo tempo. Seja organizado, efetivo e eficiente; e só porque se enganou, não que dizer que deva fazer o impossível. Não é o ambiente que é stressante, mas sim a sua reação para isto, isso faz o dano. Sua saúde deve ser seu item de número um na sua lista de prioridades. Sem isto você é de pequeno uso a qualquer um.

22-) Pratique o Princípio de Pareto. Esta regra sugere que 80% de seus resultados são alcançados por 20% das coisas que você faz. Enfoque nas prioridades, e se tudo não é feito, deixe as tarefas menos importantes.

23-) Escreva suas metas. Tempo é vida. Não perca chances. Determine onde você gostaria de estar em 10 ou 5 anos e ponha essas metas por escrito. Então determine tempo e horário para você trabalhar naquela direção. Onde você estará em 10 ou 5 anos; isso é determinado por você pelo que está fazedo hoje, amanhã e semana que vem.

24-) Assista menos reuniões. Muitas pessoas gastam horas de trabalho em reuniões. Questione a necessidade de sua freqüência. Se você pode contribuir ou beneficiar igualmente escrevendo algumas notas ou fazendo algumas ligações rápidas, faça assim. Reuniões freqüentemente consomem quantias impróprias de tempo. E, tempo é dinheiro.